Invoice là gì? Cách soạn invoice - hóa đơn thương mại như thế nào?
Nội dung bài viết được cố vấn chuyên môn bởi ThS. Phạm Mai Anh - Thạc sĩ Kinh tế Đối ngoại Trường Đại học Ngoại Thương, Trưởng Phòng BSC & Xuất Nhập Khẩu tại Công Ty AB Inbev, Giảng viên khóa học xuất nhập khẩu thực tế; Khóa học Purchasing & Sale xuất khẩu chuyên sâu tại Trung tâm Lê Ánh.
Trong mua bán hàng hóa quốc tế và nội địa, hóa đơn thương mại (Commercial invoice) đóng vai trò như giấy tờ thể hiện giá mua - bán hàng hóa. Hóa đơn thương mại thường được gọi ngắn gọn là invoice đóng vai trò quan trọng thanh toán hàng hóa, xác định giá trị hải quan và là căn cứ tính thuế nhập khẩu.
Vậy cụ thể invoice là gì? Cách soạn invoice như thế nào? Ở bài viết này, chúng ta hãy cùng đi tìm hiểu kĩ hơn về invoice và những nội dung được thể hiện trên invoice.
>>>>> Xem thêm: Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa - Certificate of Origin(C/O)
1. Hóa đơn thương mại được hiểu như thế nào?
Hóa đơn thương mại là một chứng từ thương mại được phát hành bởi người bán cho người mua để nhận được một số tiền nào đó mà người mua hàng hóa hay dịch vụ có nghĩa vụ phải thanh toán cho người bán hàng theo những điều kiện cụ thể.
Thông thường hóa đơn thương mại thường do nhà sản xuất phát hành.
2. Hóa đơn thương mại có ý nghĩa như thế nào trong xuất nhập khẩu hàng hóa?
Invoice hay hóa đơn thương mại là chứng từ đặc biệt quan trọng khi làm thủ tục xuất nhập khẩu, thể hiện qua các yếu tố:
- Invoice là chứng từ không thể thiếu trong vấn đề giao hàng:
Trên invoice chứa đầy đủ các thông tin cần thiết về hàng hóa như: tên sản phẩm, số lượng, giá trị, người bán, người mua và các điều khoản giao dịch. Nhờ đó, hóa đơn thương mại giúp các bên dễ dàng kiểm tra và đối chiếu với thông tin thực tế khi giao nhận hàng hóa.
- Hóa đơn thương mại cũng là một trong những chứng từ quan trọng để xác lập việc thanh toán với đối tác.
- Invoice là căn cứ quan trọng để xác định giá trị hải quan của hàng hóa để tính thuế nhập khẩu. Đặc biệt, với những sản phẩm có mức thuế biến động theo giá trị, hóa đơn thương mại là tài liệu chính để cơ quan hải quan xác định giá trị hàng hóa và từ đó, áp dụng mức thuế phù hợp.
- Hóa đơn thương mại còn là một phần không thể thiếu trong việc giải quyết tranh chấp thương mại. Trong trường hợp có tranh chấp về giá trị giao dịch hoặc các điều khoản hợp đồng, hóa đơn thương mại chính là bằng chứng quan trọng để giúp các bên đưa ra được quyết định cuối cùng.
- Dùng làm căn cứ xác định mua bảo hiểm: Phí bảo hiểm cần mua cho hàng hóa sẽ được xác định dựa trên số tiền trên hóa đơn thương mại.
Lưu ý: Invoice không phải là chứng từ sở hữu hàng hóa, ngoại trừ khi nó có chứng từ đính kèm về việc chứng minh thanh toán hàng hóa của nhà nhập khẩu (người mua).
Số lượng bản sao của hóa đơn (cả bản chính và bản sao) cần thiết để giao hàng, phải được người nhập khẩu đồng ý.
Thông thường, hóa đơn thương mại được phát hành 1 bản gốc và 2 bản sao. Mặc dù thường pháp luật ở các nước khác nhau không hạn chế số lượng bản chính. Nó thực sự cần thiết trong quy trình nhập khẩu để khai báo hải quan theo yêu cầu của người mua.
»» Tham khảo: Lộ Trình Học Xuất Nhập Khẩu Cho Người Mới Bắt Đầu
3. Nội dung cần có của một hóa đơn thương mại
- Người mua (Buyer/Importer): Gồm các thông tin cơ bản như tên công ty người mua, địa chỉ, email, số điện thoại, fax, người đại diện, tùy theo điều kiện thanh toán sẽ bao gồm cả thông tin tài khoản ngân hàng của người nhập khẩu
- Người bán (Seller/Exporter): Tên công ty người bán, địa chỉ, email, số fax, số điện thoại người bán, thông tin người đại diện, số VAT (đối với quốc gia áp dụng thuế VAT), quốc gia người bán.
- Số Invoice: là tên viết tắt hợp lệ do phía xuất khẩu quy định. Số invoice giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu và xác nhận thông tin về hóa đơn cũng như giao dịch kinh doanh mà không bị nhầm lẫn với các hóa đơn khác.
- Ngày Invoice: Theo thông lệ hoạt động thương mại quốc tế, thường thì invoice được lập sau khi hợp đồng được các bên ký kết và trước ngày xuất khẩu hàng hóa (ngày trên vận đơn – Bill of Lading tức ngày giao hàng cho đơn vị vận chuyển) để cho phù hợp với bộ chứng từ xuất khẩu.
- Phương thức thanh toán (Terms of Payment): có thể điểm tên một số phương thức phổ biến như: Thanh toán chuyển tiền T/T, Thanh toán thư tín dụng chứng từ L/C và thanh toán nhờ thu chứng từ D/A, D/P.
- Điều kiện Incoterm: Cần ghi rõ, đi kèm với địa điểm cụ thể. Ví dụ: FOB HCM, Vietnam.
- Mô tả chi tiết sản phẩm: tên thông thường của sản phẩm, cấp hạng hay chất lượng, và mã hiệu, số hiệu và ký hiệu của hàng hóa khi lưu thông trên thị trường nội địa nước xuất khẩu, cùng với số mã hiệu bao gói hàng hóa.
- Số lượng tính theo trọng lượng hoặc kích thước của nước giao hàng hoặc của Hoa Kỳ.
- Giá của từng mặt hàng.
- Tổng tiền (Amount): Tổng trị giá của hóa đơn, thường được ghi bằng cả số và chữ, cùng với mệnh giá đồng tiền thanh toán.
- Loại tiền.
- Các chi phí liên quan ghi rõ từng khoản (nếu có) như: cước phí vận tải quốc tế, phí bảo hiểm, hoa hồng, chi phí bao bì, chi phí côngtenơ, chi phí đóng gói, và tất cả các chi phí và phí tổn khác (nếu chưa nằm trong các khoản trên) liên quan đế n việc đưa hàng từ dọc mạn tầu tại cảng xuất khẩu đến dọc mạn tầu (FAS) tại cảng đến ở Hoa Kỳ. Chi phí đóng gói, bao bì, côngtenơ và cước phí vận tải nội địa đến cảng xuất khẩu không phải liêt kê nếu như đã nằm trong giá hóa đơn và được chú thích như vây.
- Hóa đơn thương mại phải thể hiện rõ có sự “hỗ trợ” của người mua cho việc sản xuất hàng hóa hay không. Nếu có thì phải ghi rõ giá trị (nếu biết) và tên nhà cung cấp. Sự hỗ trợ đó được miễn phí hay trên cơ sở thuê muớn hay phải trả tiền riêng? Nếu phải trả tiền riêng thì gửi kèm hóa đơn. “Hỗ trợ” bao gồm như khuôn đúc, khuôn ép, dụng cụ sản xuất, trống in, chế bản, sơ đồ, bản thiết kế, hỗ trợ tài chính.
Hướng dẫn chi tiết về hóa đơn thương mại
4. Mẫu hóa đơn thương mại Việt Nam
Vì hóa đơn thương mại thường do nhà sản xuất phát hành lên mẫu hóa đơn thương mại ở Việt Nam rất đa dạng và phong phú.
Mẫu hóa đơn thương mại (invoice)
TẢI VỀ MẪU HÓA ĐƠN THƯƠNG MẠI TẠI ĐÂY
5. Các loại commercial invoice – hóa đơn thương mại
Có một số hóa đơn thương mại phổ biến sau
Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): có hình thức giống hóa đơn, nhưng không dùng để thanh toán như hóa đơn thương mại. Nó được soạn ra để cho bên bán và bên mua có thể bàn bạc, thương lượng trước khi đi đến thống nhất các điều khoản cuối cùng là hóa đơn thương mại.
Hóa đơn chiếu lệ thường được dùng cho hàng hóa để chào hàng, gửi đi triển lãm, gửi mẫu bán, để giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ cho bên mua hàng, cung cấp thông tin đặt hàng và chi phí dự kiến cho người mua trước khi thực hiện giao dịch.
Hóa Đơn Tạm Thời (Provisional Invoice): được sử dụng thanh toán tạm thời tiền hàng cho những trường hợp người mua và người bán chưa thống nhất được một trong những điều khoản như: số lượng, giá cả, phẩm chất hàng hóa, thanh toán theo từng phần.
Hóa đơn tạm thời được sử dụng trong các trường hợp sau:
+ Khi thực hiện giao dịch với lô hàng lớn, giao thành nhiều lần: với những lô hàng số lượng lớn, hai bên ký kết giao thành nhiều lần, thanh toán từng phần, nhưng chỉ ký kết một hợp đồng duy nhất. Việc thanh toán từng phần giúp cho bên mua vừa tránh được rủi ro vừa không cần một lúc chuẩn bị số tiền quá lớn để thanh toán, giúp quay vòng được vốn kinh doanh.
+ Khi hợp đồng quy định giá cả hàng hóa sẽ được xác định tại một thời điểm sau khi hoàn thành giao hàng. Trong trường hợp này người bán muốn tạm thu tiền ngay sau khi giao hàng, trước khi hai bên đưa ra giá cả chính thức. Trong trường hợp này hóa đơn tạm thời được ưu tiên sử dụng.
+ Giá cả hợp đồng là tạm tính, giá thanh toán chính thức sẽ quyết định sau khi hoàn thành giao hàng, dựa vào giá thị trường tại thời điểm giao hàng tại địa điểm cuối cùng. Người bán sẽ tạm thời thanh toán cho người mua với giá trên hóa đơn tạm tính trước.
+ Khi người bán muốn tạm thu tiền ngay sau khi giao hàng nhưng hợp đồng quy định thanh toán cuối cùng dựa vào khối lượng, trọng lượng, biến đổi phẩm chất của hàng hóa tại cảng đến.
Hóa Đơn Chính Thức (Final Invoice): là hóa đơn dùng để thanh toán khi đã thực hiện xong toàn bộ hợp đồng. Đây là chứng từ có giá trị pháp lý, xác định tổng giá trị cuối cùng của lô hàng, xác định cam kết thanh toán và các điều khoản của hợp đồng.
Hóa đơn chi tiết (Detailed Invoice): mô tả chi tiết về từng mặt hàng được cung cấp về số lượng, giá cả, các thông tin cần thiết khác căn cứ vào thỏa thuận trong hợp đồng. Thường được dùng trong trường hợp đơn hàng đa dạng về sản phẩm và chủng loại.
Hóa Đơn Lãnh Sự (Consular Invoice): là hóa đơn cần được xác nhận bởi lãnh sự quán hoặc cơ quan chính phủ khác ở đất nước xuất khẩu. Hóa đơn lãnh sự có tác dụng thay thế cho chứng nhận xuất xứ (C/O)
Xác nhận của lãnh sự nước xuất khẩu nhằm mục đích:
+ Đánh thuế hàng nhập khẩu.
+ Đảm bảo người bán không bán phá giá mặt hàng đó.
+ Cung cấp về các mặt hàng phải chịu thuế
Hóa Đơn Trung Lập (Neutral Invoice): sử dụng trong trường hợp tạm nhập tái xuất, chuyển khẩu, hoặc dùng trong phương thức buôn bán thông qua trung gian. Trong những trường hợp này, người bán không đủ năng lực thực hiện việc xuất nhập khẩu hàng hóa, hoặc người bán không muốn đứng tên trên hóa đơn, vì thế họ sử dụng hóa đơn do người khác đứng tên ký phát.
Với những chia sẻ về Hóa đơn thương mại của Xuất nhập khẩu Lê Ánh sẽ hữu ích với bạn. Để nhận được những chia sẻ, sự tư vấn về xuất nhập khẩu của các chuyên gia hàng đầu tại XNK Lê Ánh, bạn hãy để lại thông tin bên dưới hoặc tham gia các khóa học xuất nhập khẩu thực tế tại Lê Ánh.
>>>> Tham khảo thêm: Thuật ngữ trên Vận đơn cần ghi nhớ
Để được hỗ trợ về nghiệp vụ xuất nhập khẩu - logistics bạn có thể tham gia group sau: https://www.facebook.com/groups/giadinhxuatnhapkhaulogistics.
Đây là Group cộng đồng, quy tụ số lượng lớn những người làm nghề, cùng chia sẻ, hướng dẫn nhau về kiến thức, kinh nghiệm thực tế. Group này cũng có sự hỗ trợ chuyên môn của các giảng viên tại Xuất nhập khẩu Lê Ánh.
Bạn đang cần tìm nơi học xuất nhập khẩu nhưng chưa biết nên học xuất nhập khẩu ở đâu tốt Xuất nhập khẩu Lê Ánh chính là sự lựa chọn tốt cho bạn.
Xuất nhập khẩu Lê Ánh – Nơi đào tạo xuất nhập khẩu thực tế số 1 Việt Nam. Chúng tôi đã tổ chức thành công các khóa học xuất nhập khẩu TPHCM, Hà Nội cùng hình thức online và hỗ trợ việc làm cho hàng nghìn học viên trên cả nước, mang đến cơ hội làm việc trong ngành logistics và xuất nhập khẩu đến với đông đảo học viên.
Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về các khóa học nghiệp vụ xuất nhập khẩu: 0904.84.8855
Ngoài các khóa học xuất nhập khẩu - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.
Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ SỐ 1 VIỆT NAM
