Kiểm Hóa Là Gì? Khi Nào Bị Kiểm Hóa Và Xử Lý Ra Sao?

Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, cụm từ “kiểm hóa” luôn là nỗi ám ảnh của không ít doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty vừa và nhỏ chưa có nhiều kinh nghiệm thông quan.

Việc lô hàng bị đưa vào diện kiểm hóa không chỉ làm phát sinh chi phí, mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ giao hàng, hợp đồng quốc tế, thậm chí gây rủi ro xử phạt nếu không xử lý đúng cách.

Vậy kiểm hóa là gì, tại sao lại bị kiểm hóa, có những loại hình kiểm hóa nào, và người làm xuất nhập khẩu cần làm gì để xử lý hoặc giảm thiểu rủi ro kiểm hóa? Bài viết này, Xuất nhập khẩu Lê Ánh sẽ cung cấp cho bạn một góc nhìn toàn diện, dựa trên thực tiễn nghiệp vụ hải quan và các quy định pháp lý hiện hành.

I. Kiểm Hóa Là Gì? 

Kiểm hóa là quá trình cơ quan hải quan tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa so với khai báo trong tờ khai hải quan, nhằm xác minh tính trung thực và đúng quy định pháp luật.

Nói cách khác, dù bạn đã khai báo đầy đủ trên phần mềm, đính kèm hóa đơn, packing list, C/O… nhưng hải quan vẫn có quyền yêu cầu kiểm tra thực tế lô hàng để:

• So sánh với nội dung khai báo (mã HS, xuất xứ, số lượng…)
• Kiểm tra khả năng gian lận thương mại, khai sai, lẩn tránh thuế
• Phòng chống hàng cấm, hàng giả, hàng vi phạm sở hữu trí tuệ

Kiểm hóa được quy định rõ trong Luật Hải quan 2014 và các văn bản hướng dẫn như Thông tư 38/2015/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC).

II. Các Hình Thức Kiểm Hóa

Hiện nay, hải quan Việt Nam phân luồng tờ khai dựa trên mức độ rủi ro, từ đó quyết định có kiểm hóa hay không, kiểm hóa toàn phần hay một phần. Có 3 hình thức kiểm hóa phổ biến:

1. Kiểm hóa 100% (Toàn bộ lô hàng)

Áp dụng với các tờ khai luồng đỏ có dấu hiệu nghi vấn cao hoặc nằm trong danh sách doanh nghiệp rủi ro. Hải quan sẽ mở container, bóc hàng để kiểm tra từng kiện.

2. Kiểm hóa xác suất (Một phần lô hàng)

Chỉ kiểm tra đại diện 5–10% lô hàng, dùng trong các trường hợp kiểm tra định kỳ, đánh giá ngẫu nhiên hoặc lô hàng từng có sai phạm trước đó.

3. Kiểm hóa qua máy soi

Không mở container mà dùng máy soi container tại cảng ICD hoặc cửa khẩu để đánh giá hình ảnh soi chiếu.

Lưu ý: Dù là kiểm hóa toàn phần hay một phần, doanh nghiệp đều phải có người giám sát mở niêm phong, hỗ trợ bốc xếp và ký biên bản kiểm hóa.

III. Khi Nào Bị Kiểm Hóa? – Những Tình Huống Thực Tế Hay Gặp

Doanh nghiệp thường bị kiểm hóa trong một số trường hợp sau:

1. Doanh nghiệp mới, chưa có lịch sử thông quan

Hải quan thường áp dụng kiểm tra nghiêm ngặt với các doanh nghiệp mới thành lập hoặc mới tham gia hoạt động xuất nhập khẩu.

2. Tờ khai có nghi vấn sai mã HS hoặc khai báo không logic

Ví dụ: Khai mặt hàng là “máy in văn phòng” nhưng mã HS lại thuộc nhóm “máy in công nghiệp” → khả năng bị kiểm hóa rất cao.

3. Hàng hóa nhạy cảm, thường bị lợi dụng để gian lận

Bao gồm mỹ phẩm, điện tử, đồ chơi trẻ em, thực phẩm chức năng, quần áo, vải sợi…

4. Có đơn khiếu nại, tố giác hoặc thông tin từ cơ quan chức năng

Ví dụ: Hải quan nhận được tin từ công an kinh tế rằng doanh nghiệp A thường xuyên nhập hàng giả → các lô hàng sau bị soi kỹ.

5. Lô hàng trước đó từng bị phát hiện vi phạm

Các doanh nghiệp từng bị xử phạt hành chính về khai báo sai sẽ bị đưa vào “danh sách đỏ” và tờ khai dễ bị phân luồng kiểm hóa.

>> Xem thêm: 

• De Minimis Là Gì Trong Quy Tắc Xuất Xứ C/O?
• Cộng Gộp Xuất Xứ (Cumulation) Là Gì? Áp Dụng Thế Nào?
• Phương pháp chuyển đổi mã số hàng hóa CTC là gì?
• Tiêu Chí Xuất Xứ Thuần Túy (W/O)
• Chi Tiết Tiêu Chí Xuất Xứ PSR: Quy Tắc Cụ Thể Mặt Hàng

IV. Quy Trình Kiểm Hóa Thực Tế Diễn Ra Như Thế Nào?

Việc kiểm hóa không diễn ra tùy tiện mà tuân theo trình tự nghiệp vụ chặt chẽ. Dưới đây là quy trình kiểm hóa phổ biến tại các cảng, ICD:

1. Sau khi khai tờ khai và phân luồng đỏ

Doanh nghiệp nhận thông tin kiểm hóa, chuẩn bị hồ sơ và đăng ký lịch kiểm tra tại Chi cục Hải quan.

2. Chuẩn bị container và nhân sự

Xe chở container di chuyển đến khu vực kiểm hóa (khu soi chiếu hoặc kho CFS). Doanh nghiệp phải bố trí nhân công bóc dỡ, cung cấp chứng từ.

3. Tiến hành kiểm hóa dưới sự giám sát của Hải quan

Cán bộ hải quan tiến hành mở hàng, đo đạc, kiểm đếm, chụp ảnh… để đối chiếu với khai báo trên tờ khai.

4. Kết luận kiểm hóa và xử lý

• Nếu kết quả khớp: Xác nhận “hàng đúng khai báo”, thông quan.
• Nếu sai lệch nhỏ: Xử phạt hành chính, yêu cầu chỉnh sửa tờ khai.
• Nếu sai nghiêm trọng: Truy thu thuế, giữ hàng để điều tra.

V. Bị Kiểm Hóa Xử Lý Ra Sao? – Các Tình Huống Thường Gặp Và Cách Ứng Phó

Khi bị kiểm hóa, doanh nghiệp cần bình tĩnh phối hợp xử lý theo các bước sau:

1. Không đối đầu với Hải quan

Tránh tranh cãi trực tiếp hoặc tỏ thái độ bất hợp tác – điều này có thể khiến quá trình kéo dài hoặc rơi vào diện kiểm tra gắt hơn.

2. Luôn có người giám sát

Cử cán bộ phụ trách xuất nhập khẩu hoặc đại lý hải quan có kinh nghiệm để giám sát quá trình kiểm hóa, ghi nhận biên bản.

3. Chuẩn bị giấy tờ đầy đủ

Có sẵn invoice, packing list, hợp đồng, C/O, tài liệu kỹ thuật (nếu có)… để trình bày và giải trình ngay khi cần.

4. Ký biên bản kiểm hóa chính xác

Chỉ ký biên bản nếu nội dung phản ánh đúng tình trạng hàng hóa và nhận xét kiểm tra. Nếu có sai lệch cần ghi rõ ý kiến vào biên bản.

5. Xử lý hậu kiểm nếu có sai sót

Nếu bị xác định khai sai – hãy phối hợp để nộp phạt, nộp bổ sung thuế và làm thủ tục chỉnh sửa tờ khai đúng theo quy định tại Điều 20, Thông tư 38/2015/TT-BTC.

VI. Làm Sao Để Hạn Chế Nguy Cơ Bị Kiểm Hóa?

Việc kiểm hóa có thể là ngẫu nhiên hoặc do yếu tố rủi ro. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể giảm thiểu đáng kể tần suất bị kiểm hóa nếu tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Luôn khai đúng mã HS và tính chất hàng hóa
• Sử dụng dịch vụ khai thuê chuyên nghiệp nếu chưa có kinh nghiệm
• Giao tiếp minh bạch với cơ quan hải quan, không giấu thông tin hoặc khai thiếu
• Xây dựng uy tín hải quan bằng cách thông quan đúng hạn, không để vi phạm hành chính
• Đăng ký tham gia chương trình doanh nghiệp ưu tiên (AEO) để được ưu đãi kiểm tra

Kiểm hóa là công cụ quản lý quan trọng của Hải quan, không phải là hình phạt mà là biện pháp kiểm tra tính minh bạch trong hoạt động xuất nhập khẩu. Doanh nghiệp nếu tuân thủ đúng luật, chủ động chuẩn bị và phối hợp tốt thì hoàn toàn có thể biến “nguy” thành “an toàn”.

Trong bối cảnh xuất nhập khẩu ngày càng siết chặt, việc trang bị hiểu biết thực tế về kiểm hóa sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý, tránh chậm hàng, và xây dựng mối quan hệ bền vững với cơ quan hải quan.

Hy vọng qua bài viết trên Xuất nhập khẩu Lê Ánh đã giúp bạn hiểu rõ về Kiểm Hóa Là Gì? Khi Nào Bị Kiểm Hóa Và Xử Lý Ra Sao?, áp dụng phù hợp, hữu ích cho công việc của mình.

Xuất nhập khẩu Lê Ánh – Địa chỉ đào tạo xuất nhập khẩu thực tế số 1 Việt Nam. Chúng tôi đã tổ chức thành công các khóa học xuất nhập khẩu tại TPHCM & Hà Nội và online, khóa học thanh toán quốc tế, khóa học khai báo hải quan điện tử, Khóa học purchasing, khóa học sales xuất khẩu hay khóa học báo cáo quyết toán hải quan, khóa Học Chứng Nhận Xuất Xứ Hàng Hóa (C/O) chuyên sâu... hướng dẫn thực hành và hỗ trợ cho hàng nghìn học viên, mang đến kiến thức và cơ hội làm việc trong ngành logistics và xuất nhập khẩu đến với đông đảo học viên trên cả nước.

Hotline: 0904.84.8855/098.697.0077

Ngoài các khóa học xuất nhập khẩu - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán tổng hợp online - offline, khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội, TPHCM và online chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ SỐ 1 VIỆT NAM

Từ khóa liên quan:  kiểm hóa; kiểm hóa là gì; kiểm hóa hải quan; quy trình kiểm hóa luồng đỏl kiểm hóa hải quan là gì; phí kiểm hóa; kiểm hóa mất bao lâu; quy định về kiểm hóa hải quan; phí kiểm hóa hải quan; quy trình kiểm hóa tại cảng cái lái