Kinh Nghiệm Tham Dự Hội Chợ Triển Lãm Để Tìm Nhà Cung Cấp

Tham dự hội chợ triển lãm không chỉ là cơ hội để tìm kiếm nhà cung cấp mới, mà còn giúp doanh nghiệp trực tiếp đánh giá sản phẩm, dịch vụ và năng lực đối tác. Bài viết này sẽ chia sẻ những kinh nghiệm tham dự hội chợ triển lãm để tìm nhà cung cấp, giúp bạn tận dụng tối đa lợi ích khi tham dự hội chợ theo quy trình 3 giai đoạn: Trước – Trong – Sau hội chợ, giúp bạn biến mỗi chuyến đi thành một dự án thành công mỹ mãn.

>>>>> Xem thêm: Cách Đánh Giá Lại Nhà Cung Cấp Định Kỳ Trong Doanh Nghiệp

I. Lập Kế Hoạch Chiến Lược - Chuẩn Bị Trước Khi Tham Dự

Đây là giai đoạn quan trọng nhất, quyết định đến 70% sự thành công của bạn. Sự chuẩn bị càng kỹ lưỡng, hiệu quả làm việc tại hội chợ càng cao. Đừng bao giờ đến hội chợ với một cái đầu trống rỗng và một kế hoạch mơ hồ.

1. Xác định rõ chân dung nhà cung cấp mục tiêu

Bạn không thể bắt đầu dự án nếu không biết mục tiêu cuối cùng là gì. Hãy ngồi xuống và trả lời rõ ràng các câu hỏi sau:

Sản phẩm/Dịch vụ bạn cần là gì? (Ví dụ: Vải cotton 100% cho áo thun, đơn vị gia công chai nhựa PET, phần mềm quản lý kho...)

Tiêu chí nhà cung cấp ra sao? (Năng lực sản xuất tối thiểu? Có chứng chỉ ISO không? Có kinh nghiệm xuất khẩu không? Mức giá mục tiêu là bao nhiêu?)

Mục tiêu của chuyến đi là gì? Hãy đặt mục tiêu cụ thể, có thể đo lường được.

Tốt: "Tìm vài nhà cung cấp."

Xuất sắc: "Tìm được ít nhất 5 nhà cung cấp tiềm năng đáp ứng 80% tiêu chí, trong đó có 2 nhà cung cấp để yêu cầu báo giá ngay lập tức. Thu thập thông tin của 10 công ty trong ngành để nắm bắt xu hướng thị trường."

2. Nghiên cứu thông tin và lập danh sách ưu tiên

Mọi hội chợ uy tín đều có website riêng. Đây là nguồn dữ liệu quý giá mà bạn phải khai thác:

Tải danh sách nhà triển lãm (Exhibitor List): Lọc danh sách này theo ngành hàng bạn quan tâm.

Truy cập website của họ: Xem trước sản phẩm, quy mô, thông tin công ty.

Lập "short-list": Tạo một danh sách khoảng 10-20 nhà cung cấp mà bạn bắt buộc phải ghé thăm. Ghi lại tên công ty, số gian hàng (booth number) của họ.

Xem sơ đồ hội chợ (Floor Plan): Khoanh vùng vị trí các gian hàng trong "short-list" để vạch ra một lộ trình di chuyển khoa học, tránh đi lòng vòng mất thời gian.

3. Chuẩn bị bộ công cụ làm việc chuyên nghiệp

Đừng đến hội chợ tay không. Sự chuyên nghiệp của bạn được thể hiện qua những gì bạn mang theo:

Danh thiếp (Business Card): Chuẩn bị thật nhiều. Đây là thông tin liên hệ chính thức của bạn. Đảm bảo thông tin rõ ràng, chuyên nghiệp.

Trang phục lịch sự, chuyên nghiệp: Bạn đang đi làm việc, không phải đi chơi. Ăn mặc gọn gàng, lịch sự sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tốt và được tôn trọng hơn.

Sổ tay và bút: Ghi chép luôn hiệu quả và chuyên nghiệp hơn là gõ lạch cạch trên điện thoại. Bạn cần ghi lại những thông tin quan trọng không có trong tài liệu quảng cáo.

Một đoạn giới thiệu ngắn về công ty: Chuẩn bị sẵn một "bài giới thiệu" khoảng 30 giây để nói rõ bạn là ai, công ty bạn làm gì và bạn đang tìm kiếm điều gì.

4. Lên lịch hẹn trước (Nếu có thể)

Đối với những nhà cung cấp nằm trong top đầu "short-list" của bạn, hãy gửi một email ngắn gọn trước hội chợ vài ngày. Giới thiệu bản thân và ngỏ ý muốn có một cuộc trao đổi ngắn tại gian hàng của họ. Điều này không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn đảm bảo bạn sẽ được họ ưu tiên tiếp đón.

II. Triển Khai Tại Hiện Trường - Khai Thác Tối Đa Cơ Hội

Đây là lúc kế hoạch của bạn được thực thi. Hãy giữ một phong thái chuyên nghiệp và một mục tiêu rõ ràng.

1. Di chuyển thông minh, bám sát kế hoạch

Ngay khi vào cửa, hãy lấy sơ đồ hội chợ và đi thẳng đến khu vực có các gian hàng bạn đã đánh dấu. Hoàn thành các mục tiêu trong "short-list" trước, sau đó mới dành thời gian để khám phá các khu vực khác. Điều này giúp bạn đảm bảo không bỏ lỡ những mục tiêu quan trọng nhất.

2. Nghệ thuật tiếp cận và tạo ấn tượng

Quan sát trước khi vào: Gian hàng có đông không? Người bạn muốn gặp (quản lý, trưởng phòng kinh doanh) có ở đó không?

Tạo ấn tượng đầu tiên: Đừng chỉ lẳng lặng lấy catalog rồi bỏ đi. Hãy chờ một thời điểm thích hợp, bước đến với nụ cười và thái độ tự tin. Trao danh thiếp của bạn trước.

Trình bày rõ ràng: Sử dụng "bài giới thiệu" 30 giây bạn đã chuẩn bị. Ví dụ: "Chào anh/chị, em là A đến từ công ty B. Bên em chuyên về... và đang tìm kiếm nhà cung cấp... Em thấy sản phẩm của công ty mình rất phù hợp."

3. Đặt những câu hỏi và lắng nghe sâu

Đây là lúc bạn khai thác thông tin. Đừng chỉ hỏi "Cái này giá bao nhiêu?". Hãy hỏi những câu hỏi sâu hơn để đánh giá năng lực thực sự của họ:

"Năng lực sản xuất hàng tháng của bên mình là bao nhiêu?"

"Số lượng đặt hàng tối thiểu (MOQ) cho sản phẩm X là bao nhiêu?"

"Bên mình đã từng làm việc với đối tác nào ở thị trường [thị trường của bạn] chưa?"

"Công ty có những chứng chỉ chất lượng nào (ISO, CE, FDA...)?"

"Thời gian sản xuất trung bình cho một đơn hàng là bao lâu?"

"Ngoài sản phẩm trưng bày, bên mình có nhận sản xuất theo yêu cầu (OEM/ODM) không?"

4. Ghi chép khoa học và thu thập thông tin hiệu quả

Trí nhớ của bạn sẽ không thể lưu lại hàng chục cuộc nói chuyện. Hãy:

Ghi chép ngay lập tức: Ngay sau khi rời gian hàng, hãy tấp vào một góc và ghi lại những điểm chính, những ấn tượng của bạn về nhà cung cấp đó.

Đính danh thiếp vào trang ghi chú: Dập ghim danh thiếp của họ vào đúng trang bạn ghi chép về họ. Điều này tránh nhầm lẫn tuyệt đối.

Phân loại sơ bộ: Dùng ký hiệu đơn giản để đánh giá nhanh: A (Rất tiềm năng), B (Có thể xem xét), C (Chỉ tham khảo).

III. Tổng Hợp và Chuyển Đổi - Biến Tiềm Năng Thành Kết Quả

Đây là giai đoạn "vàng" thường bị bỏ qua nhất, nhưng nó lại quyết định kết quả cuối cùng của cả dự án. Một chuyến đi chỉ thực sự thành công khi bạn biến những danh thiếp thu thập được thành các mối quan hệ kinh doanh thực thụ.

1. Hệ thống hóa thông tin ngay lập tức (trong vòng 24 giờ)

Đừng để túi tài liệu của bạn bị lãng quên. Khi mọi thứ còn mới mẻ trong trí nhớ, hãy:

Tạo một file Excel đơn giản với các cột: Tên công ty, Người liên hệ, Email, SĐT, Sản phẩm chính, Ghi chú, Đánh giá (A/B/C).

Nhập toàn bộ thông tin bạn đã thu thập được vào file này.

2. Gửi email Follow-up chuyên nghiệp (trong vòng 48 giờ)

Tốc độ là yếu tố then chốt để cho thấy bạn thực sự nghiêm túc và tôn trọng thời gian của họ. Hãy gửi email cho những nhà cung cấp bạn đã đánh giá là A và B.

Tiêu đề rõ ràng: Ví dụ: "Follow-up: [Tên công ty bạn] gặp gỡ tại Hội chợ XYZ".

Nội dung cá nhân hóa: Nhắc lại bạn là ai, bạn đã trao đổi gì với họ. Điều này cho thấy bạn thực sự nhớ họ chứ không phải email rác.

Kêu gọi hành động rõ ràng: Đề nghị họ gửi báo giá chi tiết, catalog điện tử hoặc hỏi về quy trình đặt hàng mẫu.

3. Tiến hành các bước thẩm định sâu hơn

Dựa trên phản hồi từ email, tiếp tục các bước tiếp theo trong quy trình tìm nguồn cung ứng của bạn: yêu cầu báo giá chính thức, đặt hàng mẫu để kiểm tra chất lượng, so sánh và đánh giá giữa các nhà cung cấp để tìm ra đối tác phù hợp nhất.

4. Xây dựng và nuôi dưỡng mạng lưới

Kể cả với những nhà cung cấp bạn chưa hợp tác ngay, hãy giữ liên lạc. Một email cảm ơn ngắn gọn hoặc một lời mời kết nối trên các nền tảng mạng xã hội cũng là một cách tốt để duy trì mối quan hệ cho những cơ hội trong tương lai.

Tham dự hội chợ triển lãm là một khoản đầu tư không nhỏ về thời gian và tiền bạc. Để khoản đầu tư đó sinh lời, bạn cần trở thành một nhà mua hàng chiến lược. Bằng cách áp dụng quy trình 3 giai đoạn: Chuẩn bị kỹ lưỡng – Triển khai hiệu quả – Theo sát quyết liệt, bạn sẽ biến mỗi hội chợ trở thành một cơ hội vàng để tìm kiếm những nhà cung cấp chất lượng, những đối tác đáng tin cậy cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp mình.

Xuất nhập khẩu Lê Ánh không chỉ là đơn vị đào tạo khóa học xuất nhập khẩu thực tế cho người mới bắt đầu, trung tâm tập trung đào tạo chuyên sâu giúp học viên nâng cao chuyên môn ở từng vị trí công việc cụ thể thông qua các khóa học chuyên sâu như: 

+ Khóa học Thanh toán Quốc tế Chuyên sâu

+ Khóa học Xuất nhập khẩu Thực tế dành cho Doanh nghiệp (Inhouse)

+ Khóa học Mua hàng Quốc tế Thực chiến

+ Khóa Học Sale Xuất Khẩu Chuyên Sâu - Nghệ Thuật Bán Hàng Quốc Tế

+ Khóa Học Báo Cáo Quyết Toán Hải Quan Chuyên Sâu

+ Khóa học Khai báo Hải quan Chuyên sâu

+ Khóa học chứng từ Xuất nhập khẩu & Logistics chuyên sâu

+ Khóa học Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O)

+ Khóa học Khởi nghiệp Kinh doanh Xuất nhập khẩu

Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về các khóa học xuất nhập khẩu tại TPHCM, Hà Nội và học online: 0904.84.8855

Ngoài các khóa học xuất nhập khẩu - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ SỐ 1 VIỆT NAM