Cách Kiểm Tra Chứng Từ Giao Nhận Trước Khi Xuất Hàng

Trước khi hàng hóa được xuất đi, việc kiểm tra kỹ lưỡng chứng từ giao nhận là bước quan trọng để đảm bảo tính hợp lệ, tránh sai sót gây chậm trễ hoặc phát sinh chi phí không đáng có. Từ hóa đơn, vận đơn đến hợp đồng thương mại – mỗi chứng từ đều cần được rà soát kỹ càng nhằm bảo vệ quyền lợi cho cả bên bán và bên mua. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách kiểm tra chứng từ giao nhận trước khi xuất hàng một cách hệ thống và hiệu quả.

>>>>> Xem thêm: Tự Xuất Khẩu Chính Ngạch Có Được Không? Cần Lưu Ý Gì?

1. Giới thiệu về bộ chứng từ giao nhận xuất nhập khẩu

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, chỉ một sai sót nhỏ trong chứng từ cũng có thể khiến lô hàng bị ách lại, phát sinh chi phí và ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp. Vì vậy, việc kiểm tra kỹ từng loại giấy tờ trước khi thông quan không chỉ là bước bắt buộc mà còn là “lá chắn” bảo vệ cho cả quá trình giao nhận.

Để check chứng từ giao nhận trước khi xuất hàng, bạn cần biết bộ chứng từ giao nhận xuất nhập khẩu gồm những gì?

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là gì? Vì sao quan trọng?

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là tập hợp các giấy tờ pháp lý đi kèm theo lô hàng nhằm xác minh giao dịch thương mại và nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa. Đây là cơ sở để cơ quan hải quan kiểm tra tính hợp lệ và cho phép thông quan.

Không chỉ giúp chứng minh hàng hóa được giao dịch hợp pháp, bộ chứng từ còn là công cụ bảo vệ quyền lợi giữa người bán – người mua, đồng thời là yếu tố bắt buộc để hoàn tất thủ tục vận chuyển, thanh toán và kiểm tra chuyên ngành (nếu có).

Những loại chứng từ phổ biến cần kiểm tra kỹ trước khi xuất hàng

- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Là chứng từ do người bán phát hành, thể hiện đầy đủ giá trị hàng hóa, điều kiện giao hàng (Incoterms), phương thức thanh toán và thông tin người mua – người bán.

- Vận đơn (Bill of Lading)

Chứng từ vận chuyển do hãng tàu (hoặc đơn vị vận tải) cấp, xác nhận hàng hóa đã được giao cho hãng vận chuyển và sẽ được chuyển đến người nhận theo đúng chỉ dẫn.

- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)

Xác nhận quốc gia sản xuất của hàng hóa, thường được dùng để hưởng ưu đãi thuế quan theo các hiệp định thương mại (như C/O form E, D, AK…). Việc xác nhận sai hoặc thiếu C/O có thể dẫn đến mất ưu đãi thuế đáng kể.

- Phiếu đóng gói (Packing List)

Ghi chi tiết số lượng, khối lượng, quy cách đóng gói và kích thước từng kiện hàng. Giúp hãng tàu, kho bãi và hải quan kiểm soát lô hàng dễ dàng.

- Tờ khai hải quan

Là tài liệu chính thức khai báo hàng hóa xuất hoặc nhập khẩu với cơ quan hải quan. Đây là căn cứ để xét duyệt, phân luồng và thông quan lô hàng.

- Các chứng từ chuyên ngành (nếu có)

Tùy mặt hàng, có thể cần thêm giấy kiểm dịch động vật – thực vật, giấy phép nhập khẩu, chứng nhận chất lượng (CQ), bảo hiểm hàng hóa, chứng thư kiểm định…

2. Kiểm tra bộ chứng từ giao nhận trước khi xuất hàng

Việc kiểm tra bộ chứng từ xuất nhập khẩu không chỉ đảm bảo hàng hóa đủ điều kiện thông quan mà còn giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro về pháp lý, chi phí phát sinh và chậm trễ trong vận chuyển. Dưới đây là quy trình kiểm tra từng bước:

»»»» Khóa Học Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu Logistics Chuyên Sâu

2.1 Kiểm tra tính đầy đủ của chứng từ

Trước khi nộp hồ sơ cho hải quan, doanh nghiệp cần đảm bảo các chứng từ cần thiết đã được chuẩn bị đầy đủ, bao gồm:

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) 

Vận đơn (Bill of Lading – bản gốc hoặc bản điện tử)

Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O – nếu áp dụng)

Phiếu đóng gói (Packing List)

Tờ khai hải quan

Chứng từ kiểm dịch, giấy phép nhập khẩu, bảo hiểm (nếu mặt hàng yêu cầu)

Việc thiếu bất kỳ chứng từ nào có thể khiến lô hàng bị phân luồng kiểm tra hoặc từ chối thông quan.

2.2 Kiểm tra tính chính xác giữa các chứng từ

So sánh và đối chiếu thông tin: Các chi tiết như tên người bán, người mua, mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng trị giá... cần phải khớp nhau trên tất cả các chứng từ.

Kiểm tra điều kiện giao hàng (Incoterms®): Đảm bảo điều kiện giao hàng trong hóa đơn, vận đơn và hợp đồng là thống nhất.

Mã HS và mô tả hàng hóa: Mã HS phải chính xác vì ảnh hưởng đến thuế suất và kiểm tra chuyên ngành. Trường hợp sai mã HS có thể dẫn đến bị yêu cầu tham vấn giá hoặc xử phạt.

2.3 Kiểm tra tính hợp lệ và tuân thủ quy định pháp luật

Xác minh chữ ký và dấu mộc: Các chứng từ bắt buộc phải có chữ ký, dấu của đơn vị phát hành như người bán, đơn vị vận chuyển, ngân hàng...

Tuân thủ quy định pháp luật: Các chứng từ cần đáp ứng yêu cầu theo quy định tại Thông tư 38/2015/TT-BTC (sửa đổi tại Thông tư 39/2018/TT-BTC) và quy định hiện hành về hải quan.

Giấy phép/chứng từ chuyên ngành: Nếu hàng hóa thuộc diện kiểm tra chuyên ngành, cần chuẩn bị sẵn giấy kiểm dịch, kiểm nghiệm, giấy phép nhập khẩu,... hợp lệ và còn hiệu lực.

2.4 Kiểm tra chi tiết một số chứng từ quan trọng

Hợp đồng mua bán (Sales Contract)

Đây là nền tảng pháp lý quan trọng cho toàn bộ giao dịch. Các lỗi phổ biến cần tránh:

• Thiếu hoặc không rõ ràng điều khoản thanh toán, ngày giao hàng, điều kiện bảo hành, phạt vi phạm...
• Incoterms® trong hợp đồng không trùng khớp với vận đơn hoặc hóa đơn, gây mâu thuẫn trong quá trình làm thủ tục hải quan.
• Mô tả hàng hóa không rõ ràng, khác biệt so với các chứng từ còn lại.

Giải pháp:

• Đối chiếu cẩn thận các điều khoản chính của hợp đồng với các chứng từ còn lại.
• Đảm bảo hợp đồng đã có chữ ký, dấu xác nhận của cả hai bên trước khi sử dụng trong bộ hồ sơ hải quan.
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
• Hóa đơn thương mại là chứng từ quan trọng để xác định giá trị hàng hóa, điều kiện giao hàng và làm cơ sở tính thuế nhập khẩu. Đây cũng là tài liệu bắt buộc trong hồ sơ hải quan.

Các lỗi thường gặp khi kiểm tra hóa đơn thương mại:

• Thông tin không khớp về số lượng, đơn giá, tổng giá trị so với hợp đồng hoặc phiếu đóng gói, dễ dẫn đến nghi ngờ và bị tham vấn giá.
• Thiếu hoặc ghi không đầy đủ điều kiện Incoterms®, ví dụ chỉ ghi “FOB” mà không nêu rõ địa điểm giao hàng như “FOB Haiphong – Vietnam”.
• Không ghi rõ xuất xứ hàng hóa, gây khó khăn trong việc xác định tiêu chí áp thuế.
• Số tiền bằng số và bằng chữ không khớp, làm giảm độ tin cậy của chứng từ.

Cách kiểm tra và xử lý:

• Đối chiếu thông tin trên hóa đơn với hợp đồng, phiếu đóng gói và vận đơn.
• Kiểm tra kỹ điều kiện giao hàng Incoterms® và địa điểm áp dụng, nên ghi rõ theo phiên bản như “FOB Haiphong – Incoterms® 2020”.
• Đảm bảo thông tin xuất xứ hàng hóa và trị giá trên hóa đơn là chính xác và nhất quán.

Vận đơn (Bill of Lading – B/L)

Vận đơn là chứng từ vận chuyển xác nhận quyền sở hữu hàng hóa và quá trình giao nhận giữa các bên. Đây là chứng từ then chốt khi nhận hàng tại cảng đến.

Lỗi thường gặp khi kiểm tra vận đơn:

• Ngày phát hành vận đơn không khớp với ngày hàng rời cảng, khiến hải quan nghi ngờ về độ tin cậy của bộ chứng từ. 
• Loại vận đơn không đúng yêu cầu, ví dụ sử dụng bản điện tử trong khi ngân hàng hoặc đối tác yêu cầu bản gốc.
• Thông tin trên vận đơn không khớp với các chứng từ khác như số container, tên người gửi/nhận, cảng đi – cảng đến…

Cách kiểm tra và xử lý:

• Đối chiếu ngày phát hành vận đơn với lịch trình tàu, đảm bảo tính xác thực.
• Xác định rõ loại vận đơn cần dùng: Bản gốc (Original), ủy quyền giao hàng (Telex Release) hoặc nộp lại bản gốc (Surrender).
• So sánh các thông tin trên vận đơn với hóa đơn và phiếu đóng gói để đảm bảo đồng nhất.
• Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O)
• C/O xác định quốc gia sản xuất hàng hóa – căn cứ để xét ưu đãi thuế quan theo các hiệp định thương mại tự do.

Các lỗi phổ biến:

• Thiếu C/O trong khi hàng hóa yêu cầu xuất xứ để hưởng ưu đãi thuế, khiến phải nộp thuế theo mức thông thường.
• Sai thông tin quốc gia xuất xứ hoặc không thống nhất với các chứng từ khác (hóa đơn, hợp đồng…), có thể bị hải quan từ chối hoặc yêu cầu chỉnh sửa.
• C/O không hợp lệ do không đúng mẫu, không có chữ ký/dấu xác nhận hợp lệ, hoặc cấp sai thời điểm.

Cách kiểm tra và xử lý:

• Kiểm tra trước xem mặt hàng và thị trường có yêu cầu C/O không, nếu có thì xác định đúng mẫu phù hợp (Form A, E, D, AK...).
• So sánh thông tin trên C/O với các chứng từ khác về tên hàng, mã HS, nước xuất khẩu và thông tin doanh nghiệp.
• Đảm bảo C/O có đầy đủ chữ ký, dấu xác nhận của cơ quan có thẩm quyền và được cấp trong thời hạn hiệu lực.
• Phiếu đóng gói (Packing List)
• Phiếu đóng gói là chứng từ mô tả chi tiết cách thức đóng gói, số lượng, trọng lượng và kích thước của từng kiện hàng.
• Đây là tài liệu hỗ trợ kiểm tra thực tế và đối chiếu số lượng khi thông quan hoặc giao nhận.

Lỗi thường gặp khi kiểm tra Packing List:

• Thiếu các thông tin cơ bản như: cách đóng gói, số lượng kiện, trọng lượng, thể tích, khiến khó khăn trong quá trình kiểm hóa hoặc giao hàng.
• Số lượng kiện hàng, trọng lượng hoặc thể tích không khớp với vận đơn hoặc hóa đơn thương mại, dẫn đến bị yêu cầu kiểm tra thực tế hoặc phạt vi phạm.

Cách xử lý:

Đối chiếu chi tiết các thông tin trên Packing List với hóa đơn thương mại (Invoice), vận đơn (B/L) và hợp đồng mua bán để đảm bảo tính thống nhất.

Đảm bảo mô tả hàng hóa trên Packing List rõ ràng, có phân loại mã kiện (carton/box số mấy chứa hàng gì), tránh nhầm lẫn khi kiểm tra thực tế.

3. Xử lý sai sót trong chứng từ xuất nhập khẩu

Trong thực tế, sai sót nhỏ trong chứng từ có thể gây ra hậu quả lớn như trì hoãn thông quan, bị phạt hoặc tăng chi phí logistics. Do đó, cần quy trình rõ ràng để khắc phục:

3.1 Xác định lỗi sai và mức độ ảnh hưởng

Phân loại lỗi (sai mã HS, tên hàng, điều kiện giao hàng, đơn giá…).

Đánh giá mức độ ảnh hưởng đến tiến độ thông quan, nghĩa vụ thuế hoặc điều kiện hợp đồng.

3.2 Liên hệ các bên phát hành chứng từ

Gửi yêu cầu điều chỉnh cho các đơn vị phát hành như: nhà xuất khẩu, hãng tàu, ngân hàng, tùy loại chứng từ bị sai.

Yêu cầu cấp lại bản chính hoặc bản chỉnh sửa kịp thời.

3.3 Thực hiện điều chỉnh hồ sơ với hải quan

Nếu tờ khai hải quan đã được nộp, phải thực hiện thủ tục sửa đổi tờ khai theo đúng quy định (căn cứ Thông tư 38/2015/TT-BTC). 

Thông báo rõ ràng cho cán bộ hải quan để được hướng dẫn bổ sung hoặc chỉnh sửa, tránh phát sinh kiểm hóa không cần thiết.

4. Những lưu ý quan trọng khi kiểm tra bộ chứng từ giao nhận

Tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật: Đảm bảo bộ chứng từ tuân theo quy định tại Thông tư 38/2015/TT-BTC (và các văn bản sửa đổi), cũng như các quy định liên quan đến mã HS, kiểm dịch, C/O, điều kiện Incoterms®.

Xác minh kỹ trước khi nộp hồ sơ: Trước khi gửi hồ sơ đến hải quan hoặc ngân hàng, cần kiểm tra toàn bộ chứng từ ít nhất một lần cuối cùng để đảm bảo chính xác, đầy đủ và thống nhất.

Lưu trữ và số hóa hồ sơ: Nên lưu trữ bản cứng và bản mềm của các chứng từ, phục vụ tra cứu, đối chiếu hoặc khi bị kiểm tra sau thông quan.

Xuất nhập khẩu Lê Ánh – Địa chỉ đào tạo xuất nhập khẩu thực tế số 1 Việt Nam. Chúng tôi đã tổ chức thành công các khóa học xuất nhập khẩu tại TPHCM & Hà Nội, khóa học logistics cơ bản - chuyên sâu, khóa học thanh toán quốc tế, khóa học khai báo hải quan điện tử chuyên sâu, Khóa học mua hàng quốc tế, khóa học sales xuất khẩu chuyên sâu, khóa học chứng nhận xuất xứ hàng hóa CO hay khóa học báo cáo quyết toán hải quan, Khóa Học Khởi Nghiệp Kinh Doanh Xuất Nhập Khẩu... và hỗ trợ việc làm cho hàng nghìn học viên, mang đến cơ hội làm việc trong ngành logistics và xuất nhập khẩu đến với đông đảo học viên trên cả nước.

Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về các khóa học xuất nhập khẩu online/ offline: 0904.84.8855

Ngoài các khóa học xuất nhập khẩu - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.