Xây Dựng Đội Ngũ Nhân Sự Cho Doanh Nghiệp Xuất Nhập Khẩu

Việc xây dựng đội ngũ nhân sự cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu là yếu tố then chốt cho việc vận hành hiệu quả. Trong bài viết này, Xuất nhập khẩu Lê Ánh sẽ chia sẻ lộ trình chi tiết, từ việc xác định những vị trí cần ưu tiên trong giai đoạn khởi nghiệp cho đến khi hình thành bộ khung nhân sự hoàn chỉnh. Mục tiêu là giúp bạn tuyển đúng người, đúng thời điểm, đồng thời tối ưu chi phí và đảm bảo sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp.

1. Bí Quyết Xây Dựng Đội Ngũ Nhân Sự Xuất Nhập Khẩu Tinh Gọn Và Thành Công Cho Startup

• Bạn đã tìm được một sản phẩm tiềm năng và một thị trường quốc tế hấp dẫn. Khởi đầu đầy năng lượng, nhưng khi bắt tay vào thực tế, bạn nhanh chóng nhận ra một vấn đề lớn: không thể cùng lúc vừa tìm kiếm khách hàng, đàm phán hợp đồng, xử lý giấy tờ, vừa theo dõi từng lô hàng vận chuyển.

• Khối lượng công việc quá lớn khiến bạn dễ bị quá tải, và kế hoạch kinh doanh có nguy cơ “gãy gánh” không phải vì thiếu thị trường, mà vì thiếu đội ngũ hỗ trợ phù hợp.

• Trong ngành xuất nhập khẩu, mỗi sai sót nhỏ đều có thể dẫn tới chi phí lớn hoặc ảnh hưởng uy tín. Vì vậy, con người - nhân sự luôn là yếu tố quyết định thành bại.

• Một đội ngũ nhân sự ăn ý sẽ giúp bạn tăng tốc và mở rộng quy mô nhanh chóng. Ngược lại, một đội ngũ thiếu gắn kết có thể trở thành gánh nặng, làm chậm bước phát triển của doanh nghiệp.

→ Bài viết này chia sẻ lộ trình thực tế để xây dựng đội ngũ nhân sự cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu tinh gọn, hiệu quả và phù hợp với từng giai đoạn của doanh nghiệp khởi nghiệp — dựa trên góc nhìn và kinh nghiệm thực chiến từ những người đi trước.

2. Tư Duy Nền Tảng Cần Xây Dựng Đội Ngũ Nhân Sự Cho Startup Xuất Nhập Khẩu

- Nhiều người khởi nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu, đặc biệt là những người có chuyên môn kỹ thuật hoặc giỏi bán hàng, thường có xu hướng “ôm đồm” mọi việc để tiết kiệm chi phí ban đầu.

- Đây là một tư duy rủi ro và là rào cản đầu tiên cần vượt qua nếu muốn xây dựng doanh nghiệp xuất nhập khẩu vững chắc. Dù ở quy mô nhỏ, đây không phải là cuộc chơi của một cá nhân, vì ba lý do sau:

√ Chuyên môn trong ngành XNK rất phân mảnh

+ Hoạt động xuất nhập khẩu đòi hỏi kiến thức và kỹ năng từ nhiều lĩnh vực khác nhau. Một người làm sales quốc tế giỏi chưa chắc hiểu sâu về rủi ro trong thanh toán L/C. Người am hiểu thủ tục hải quan có thể không có kinh nghiệm đàm phán với hãng tàu để có mức cước tối ưu.

+ Không ai có thể giỏi toàn diện ở các mảng: Sales & Marketing quốc tế, nghiệp vụ ngoại thương (Incoterms, thanh toán quốc tế), thủ tục hải quan, logistics & vận tải, pháp lý hợp đồng…

√ Khối lượng công việc lớn và áp lực thời gian cao

Một lô hàng xuất khẩu đòi hỏi hàng loạt công việc chi tiết và tuân thủ thời hạn nghiêm ngặt: soạn hợp đồng, lập chứng từ (Invoice, Packing List, C/O, B/L...), theo dõi sản xuất, đặt tàu, khai báo hải quan và xử lý sự cố phát sinh.

Việc một người đảm nhiệm hết không chỉ dẫn đến quá tải, mà còn dễ xảy ra sai sót, chậm trễ và bỏ lỡ cơ hội kinh doanh.

√ Xây dựng đội ngũ là xây dựng nền móng doanh nghiệp

Những nhân sự đầu tiên không chỉ giúp san sẻ khối lượng công việc mà còn góp phần định hình văn hóa, quy trình và hướng phát triển của công ty. Cách họ làm việc và phối hợp với nhau sẽ trở thành “bộ gen” của doanh nghiệp trong tương lai.

Vì vậy, việc xây dựng đội ngũ ngay từ đầu là một bước chiến lược, không phải chi phí phụ.

>> Tham khảo: Khóa học xuất nhập khẩu thực tế

3. Lộ Trình Xây Dựng Đội Ngũ Nhân Sự Cho Doanh Nghiệp Xuất Nhập Khẩu Tinh Gọn Theo Từng Giai Đoạn

Nên bắt đầu từ đâu? Tuyển ai trước? Cần bao nhiêu người là đủ? Dưới đây là lộ trình 4 giai đoạn thực tế mà hầu hết các startup xuất nhập khẩu (XNK) có thể áp dụng để xây dựng đội ngũ tinh gọn, hiệu quả và phù hợp với từng giai đoạn phát triển.

• Giai Đoạn 1: Founder – “Tất Cả Trong Một”

- Ở giai đoạn khởi đầu, nhà sáng lập chính là “đội ngũ duy nhất”. Bạn sẽ đảm nhiệm toàn bộ công việc: nghiên cứu thị trường, tìm khách hàng, xử lý thủ tục hải quan, làm chứng từ và làm việc với nhà cung cấp. Đây là giai đoạn “lấy công làm lời” — vất vả nhưng giúp bạn hiểu sâu về toàn bộ quy trình XNK.

- Kỹ năng bắt buộc: Người sáng lập cần nắm kiến thức tổng quan về quy trình xuất nhập khẩu. Hai kỹ năng quan trọng nhất là Bán hàng (Sales) và Tìm nguồn hàng (Sourcing) — vì nếu không có khách và sản phẩm, không có gì để vận hành phía sau.

• Giai Đoạn 2: Tuyển Dụng Đầu Tiên – “Cánh Tay Phải”

- Đây là bước ngoặt quan trọng. Khi đã có đơn hàng ổn định và bạn dành quá nhiều thời gian cho giấy tờ, thủ tục thay vì phát triển kinh doanh, đã đến lúc tuyển nhân sự đầu tiên.

- Nếu bạn mạnh về Sales: Tuyển Nhân viên Hiện trường & Chứng từ (Operations & Documentation) để phụ trách làm việc với nhà cung cấp, kiểm tra hàng, booking tàu, khai báo hải quan, chuẩn bị chứng từ.

- Nếu bạn mạnh về nghiệp vụ: Tuyển Nhân viên Sales Xuất khẩu, tập trung vào tìm kiếm khách hàng mới, chăm sóc khách hàng cũ và mang hợp đồng về.

• Tiêu chí tuyển người đầu tiên:

+ Có tinh thần startup, sẵn sàng làm nhiều việc.

+ Đa nhiệm, trung thực, cẩn thận.

+ Có khả năng tự học, chủ động cập nhật kiến thức.

• Giai Đoạn 3: Xây Dựng Đội Ngũ Nòng Cốt (3–5 người)

Khi công ty có doanh thu ổn định và xử lý khoảng 5–10 lô hàng mỗi tháng, bạn cần chuyên môn hóa để tăng hiệu suất.

- Cơ cấu gợi ý:

+ Sales & Marketing (1–2 người): Tìm khách mới, chăm sóc khách hàng, marketing quốc tế qua sàn B2B, hội chợ, LinkedIn...

+ Operations & Documentation (1–2 người): Theo dõi tiến độ, đặt tàu, làm hải quan, chuẩn bị chứng từ, xử lý sự cố tại cảng.

+ Purchasing / Sourcing (1 người): Tìm, đánh giá, đàm phán với nhà cung cấp, quản lý chất lượng nguồn hàng.

+ Kế toán: Theo dõi công nợ, thanh toán quốc tế, báo cáo thuế. Ban đầu có thể thuê dịch vụ ngoài để tiết kiệm chi phí.

• Giai Đoạn 4: Mở Rộng & Chuyên Môn Hóa

Khi doanh nghiệp tăng trưởng mạnh, bạn sẽ cần xây dựng các cấp quản lý và phòng ban chuyên biệt hơn: Trưởng phòng Kinh doanh, Trưởng phòng Operations, bộ phận Pháp chế, Nhân sự… Đây là bước chuyển từ mô hình khởi nghiệp sang doanh nghiệp có hệ thống hoàn chỉnh.

>> Tham khảo: Khóa học khởi nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu

4. 4 Sai Lầm Khi Xây Dựng Đội Ngũ Nhân Sự XNK Startup Cần Tránh

• Tuyển Dụng Quá Nhanh, Quá Nhiều

- Khi khối lượng công việc tăng đột ngột, nhiều nhà sáng lập có xu hướng tuyển thêm người ồ ạt để giải tỏa áp lực. Tuy nhiên, việc mở rộng nhân sự khi dòng tiền chưa ổn định là một rủi ro lớn. Chi phí nhân sự là khoản chi cố định hàng tháng, bất kể doanh thu tăng hay giảm. Nếu tuyển quá nhanh, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng bộ máy phình to nhưng doanh thu không đủ bù chi phí, dẫn đến áp lực tài chính kéo dài.

- Nguyên tắc là chỉ tuyển theo nhu cầu thực tế, dựa trên kế hoạch dòng tiền và ưu tiên những vị trí tạo ra giá trị trực tiếp cho hoạt động kinh doanh.

• Bị Mê Hoặc Bởi CV Hoành Tráng

- Ứng viên từng làm tại các tập đoàn logistics lớn thường có hồ sơ rất ấn tượng. Tuy nhiên, môi trường startup có đặc thù khác hoàn toàn: ít quy trình sẵn có, không có nhiều bộ phận hỗ trợ, yêu cầu sự linh hoạt và khả năng tự xử lý nhiều đầu việc. Những người đã quen làm trong hệ thống lớn đôi khi không thích nghi được, dễ bị “sốc” khi phải tự tay giải quyết mọi vấn đề.

- Thay vì chỉ nhìn vào kinh nghiệm ở các tập đoàn, nhà sáng lập cần đánh giá kỹ khả năng thích ứng, tinh thần khởi nghiệp và thái độ làm việc thực tế của ứng viên.

• Xem Nhẹ Vai Trò Của Vị Trí Chứng Từ

- Nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung vào việc tuyển nhân sự kinh doanh mà xem nhẹ vị trí chứng từ, giao cho người thiếu kinh nghiệm. Đây là một sai lầm nghiêm trọng. Một lỗi nhỏ trên Bill of Lading hay C/O có thể khiến lô hàng trị giá lớn bị giữ tại cảng, khách hàng không nhận được hàng và doanh nghiệp không thể thu tiền.

- Nhân viên chứng từ phải là người cẩn trọng, có kiến thức nghiệp vụ vững và hiểu rõ các quy định liên quan. Đây là mắt xích quan trọng trong toàn bộ chuỗi xuất khẩu, không thể coi nhẹ.

5. Thiếu Quy Trình Đào Tạo và Bàn Giao Bài Bản

- Tuyển được người giỏi nhưng không có kế hoạch đào tạo, không có quy trình làm việc rõ ràng sẽ khiến nhân viên mới phải tự xoay sở, dễ dẫn đến sai sót và hiệu suất thấp. Điều này cũng khiến họ nhanh chóng mất động lực và rời bỏ công ty, buộc doanh nghiệp phải bắt đầu lại từ đầu.

- Để khắc phục, doanh nghiệp cần có tài liệu hướng dẫn công việc, checklist theo từng vị trí và quy trình bàn giao cụ thể. Một quy trình onboarding bài bản sẽ giúp nhân sự mới nhanh chóng hòa nhập và phát huy năng lực.

- Xây dựng đội ngũ nhân sự cho startup XNK không chỉ là tuyển người, mà là xây dựng nền móng cho hệ thống vận hành. Việc tránh được những sai lầm phổ biến trên sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm chi phí và hạn chế rủi ro trong giai đoạn đầu phát triển.

6. Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ) Khi Xây Dựng Đội Ngũ Nhân Sự Cho Doanh Nghiệp Xuất Nhập Khẩu

• Nên tuyển người có kinh nghiệm hay sinh viên mới ra trường?

Hãy kết hợp một cách khôn ngoan. Đối với vị trí đòi hỏi sự chính xác và kinh nghiệm xử lý vấn đề như Operations & Documentation, bạn nên ưu tiên người có ít nhất 1-2 năm kinh nghiệm. Đối với vị trí Sales, bạn hoàn toàn có thể tuyển dụng các bạn trẻ mới ra trường nhưng có ngoại ngữ tốt, nhiệt huyết, tinh thần cầu tiến và sau đó đào tạo thêm về sản phẩm và kỹ năng.

• Có nên thuê ngoài (outsource) dịch vụ khai báo hải quan và vận chuyển không?

Chắc chắn CÓ, đặc biệt là trong giai đoạn đầu. Đừng cố gắng tự mình làm mọi thứ. Hãy hợp tác với các công ty giao nhận vận tải (Forwarder) uy tín. Họ chính là "phòng logistics thuê ngoài" chuyên nghiệp của bạn, giúp bạn xử lý các nghiệp vụ phức tạp này một cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí hơn là tự xây dựng một đội ngũ riêng.

• Làm thế nào để giữ chân nhân tài trong ngành XNK vốn có sự cạnh tranh cao?

Ngoài mức lương thưởng cạnh tranh, hãy tập trung vào ba yếu tố: một môi trường làm việc năng động nơi họ được học hỏi và trao quyền; một lộ trình phát triển sự nghiệp rõ ràng; và đặc biệt là một cơ chế chia sẻ lợi nhuận công bằng (thưởng nóng theo hiệu quả kinh doanh, thưởng % trên các hợp đồng mang về...).

Hành trình xây dựng đội ngũ nhân sự xuất nhập khẩu cho một startup là một quá trình đầy tính chiến lược, đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng giữa nhu cầu công việc thực tế và nguồn lực tài chính hữu hạn. Bắt đầu một cách tinh gọn, tuyển dụng người phù hợp để bù đắp cho điểm yếu của mình, và xây dựng các quy trình làm việc rõ ràng chính là những chìa khóa vàng để thành công.

Để có thể dẫn dắt, đào tạo và quản lý đội ngũ đó một cách hiệu quả, chính bạn phải là người am hiểu toàn diện bức tranh kinh doanh XNK – từ việc nghiên cứu và lựa chọn thị trường, xây dựng kênh marketing quốc tế, nghệ thuật đàm phán, cho đến việc quản trị những rủi ro tiềm ẩn trong logistics và thanh toán quốc tế.

Để trang bị cho bạn tất cả những kiến thức và kỹ năng nền tảng đó, bạn có thể tham gia Khóa Học Khởi Nghiệp Kinh Doanh XNK Toàn Diện. Khóa học này không chỉ dạy bạn về quản lý các nghiệp vụ xuất nhập khẩu, mà còn cung cấp một tư duy chiến lược, các công cụ thực chiến và cách xây dựng đội ngũ nhân sự cho doanh nghiệp của riêng mình từ con số không, một cách tự tin và ít rủi ro nhất.

Xuất nhập khẩu Lê Ánh không chỉ là đơn vị đào tạo khóa học xuất nhập khẩu thực tế cho người mới bắt đầu, trung tâm tập trung đào tạo chuyên sâu giúp học viên nâng cao chuyên môn ở từng vị trí công việc cụ thể thông qua các khóa học chuyên sâu như: 

+ Khóa học Thanh toán Quốc tế Chuyên sâu

+ Khóa học Xuất nhập khẩu Thực tế dành cho Doanh nghiệp (Inhouse)

+ Khóa học Mua hàng Quốc tế Thực chiến

+ Khóa Học Sale Xuất Khẩu Chuyên Sâu - Nghệ Thuật Bán Hàng Quốc Tế

+ Khóa Học Báo Cáo Quyết Toán Hải Quan Chuyên Sâu

+ Khóa học Khai báo Hải quan Chuyên sâu

+ Khóa học chứng từ Xuất nhập khẩu & Logistics chuyên sâu

+ Khóa học Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O)

+ Khóa học Khởi nghiệp Kinh doanh Xuất nhập khẩu

+ Khóa học tra cứu mã HS chuyên sâu

Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về các khóa học xuất nhập khẩu tại TPHCM, Hà Nội và học online: 0904.84.8855

Ngoài các khóa học xuất nhập khẩu - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ SỐ 1 VIỆT NAM