Nội dung chi tiết của một Vận đơn (Bill of lading)

Vận đơn Bill of lading là chứng từ vận tải vô cùng quan trọng nên những nội dung chi tiết trên vận đơn phải thể hiện chính xác, áp dụng trong hầu hết các bộ chứng từ như bộ chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa, bộ chứng từ cho các phương thức thanh toán, chứng từ cho Bảo hiểm hàng hóa,...

Vì vậy, khi làm nghề xuất nhập khẩu, chúng ta cần đặc biệt lưu ý đến nội dung chi tiết vận đơn, tránh thiếu sót thông tin cũng như những nhầm lần những nội dung trên vận đơn.

Nội dung bài viết:

1. Bill of Lading là gì?
2. Chức năng của vận đơn Bill of Lading
3. Phân loại vận đơn thường gặp
4. Nội dung chi tiết trên vận đơn được trình bày như thế nào

1. Bill of Lading là gì?

Bill of Lading - Vận Đơn - B/L là chứng từ chuyên chở hàng hóa, do người chuyên chở (Hãng tàu/ Forwarder) phát hành cho người gửi hàng hóa đã được xếp lên tàu hoặc sau khi nhận hàng

2. Chức năng của vận đơn Bill of Lading

Chức năng của Bill of Lading

Là chứng từ xác nhận hãng tàu đã nhận hàng từ chủ hàng
Là bằng chứng, chứng minh chủ hàng đã giao hàng cho hãng tàu
Bill of Lading sẽ điều chỉnh mối quan hệ giữa chủ hàng với hãng tàu dựa trên thông tin trên Bill và điều khoản của Hãng tàu ở mặt sau

Bill gốc sẽ mang tính định đoạt, sở hữu hàng hóa

3. Phân loại vận đơn thường gặp

3.1. Theo chủ thể phát hành

Vận đơn chủ (Master Bill): Do hãng tàu phát hành cho người thuê vận chuyển (công ty Forwarder)
Vận đơn thứ cấp (House Bill): Do công ty Forwarder phát hành cho chủ hàng - shipper

3.2. Theo chủ thể nhận hàng

Vận đơn đích danh (Straight Bill): Là vận đơn ghi rõ tên, địa chỉ người nhận hàng (mục consignee) và người chở hàng chỉ giao hàng đúng với tên, địa chỉ trên bill
Vận đơn theo lệnh (To order Bill): Là vận đơn mà hàng hóa ghi trong vận đơn đó sẽ được giao theo lệnh của 1 người nào đó bằng cách người đó ký hậu lên mặt sau của vận đơn

Xem thêm:

3.3. Theo hình thức

Vận đơn gốc (Original Bill): Là vận đơn được có dấu Original và được đóng mộc, ký bằng tay. Bill gốc mang tính chủ sở hữu hàng hóa. Ai sở hữu bill gốc thì người đó mới lấy được hàng
Vận đơn điện (Surrendered B/L): Là vận đơn có đóng dấu Surrendered, hãng tàu làm "điện giao hàng" thì có consignee có thể nhận hàng

4. Nội dung chi tiết trên vận đơn được trình bày như thế nào

Thông tin về nội dung chi tiết trên vận đơn được trình bày tiêu chuẩn theo thứ tự dưới đây.

- Bên phát hành vận đơn:

Là hãng tàu hoặc là fowader;
Thể hiện ở đâu phần header/footer của vận đơn và ở phần chữ ký trên B/L

- Tên/loại B/L

- Số Booking: Là số của Booking đặt chỗ trên tàu. Đôi khi, không có mục này.

- Số của B/L: Số của B/L này do hãng tàu đặt

- Shipper: Tên của người gửi hàng

Là người gửi hàng cho hãng tàu để hãng tàu chở hàng;

Người này là người XK, (hoặc có giấy phép xuất khẩu). Ví dụ Trader ở VN mua gạo của Supplier ở VN để ký hợp đồng bán cho Customer ở Hong Kong. Trader này không có giấy phép XK, nên shipper trên B/L phải là tên của supplier. Khi đó, trên mục này người Customer thường muốn có để kèm tên của Trader để thêm trách nhiệm của Trader, mục này sẽ có thêm dòng chữ: Care of [tên của Trader] hay C/O: [tên của Trader].

Trong trường hợp có sự xuất hiện của Master B/L và gửi hàng có FWD thì Shipper là công ty FWD đầu xuất;

Ghi mục này phải ghi đầy đủ 4 nội dung: tên công ty; địa chỉ, số điện thoại, số fax.

- Consignee: Tên của người nhận hàng

Tên của người mua, người nhập khẩu. Tuỳ mục đích sử dụng loại B/L nào của hai bên mua bán mà mục này sẽ có thể được ghi thành những trường hợp sau đây:

Để trống, không ghi gì cả
Ghi tên đầy đủ của Consignee.
To order/To order of Shipper
To order of [tên ngân hàng Mở L/C]
To order of [tên của consignee]

Người đọc sẽ hiểu rõ những cách gì này trong phần phân loại vận đơn.

Khi ghi phải ghi đầy đủ 4 nội dung: Tên công ty; địa chỉ, số điện thoại, số fax. Thông thường, shipper/người XK nên cho số fax và giấu số điện thoại của consignee đi để tránh để lộ thông tin khách hàng. Hàng đến thì hãng tàu có thể báo cho người mua bằng cách Fax hoặc email Thông báo hàng đến.

»» Tham khảo: Lộ Trình Học Xuất Nhập Khẩu Cho Người Mới Bắt Đầu

- Notify party: Bên được thông báo

Là bên mà hãng tàu sẽ gửi Thông báo hàng đến khi hàng đến cảng đích

Phụ thuộc vào Consignee là ai thì ở mục này sẽ ghi khác đi tuỳ từng trường hợp. Xem phần kế trên để hiểu cách ghi tương ứng dưới đây:

Để trống, không ghi gì cả
Ghi dòng “Same as consignee”
Ghi tên của người sẽ nhận lô hàng này/người NK

Khi ghi phải ghi đầy đủ 4 nội dung: Tên công ty; địa chỉ, số điện thoại, số fax.

- Tên tàu – số chuyến

Nam of Vessel/Voyage No = Mother vessel/Voyage No. = MV/Voy. No. = Carriage by/Voyage No.

Là tàu vận chuyển lô hàng này trên biển.

Ghi tên tàu và số hiệu chuyến tàu.

Chặng này là chặng vận tải chính nên người ta gọi thuật ngữ đó là Carriage

- Cảng bốc hàng

Port of loading = POL = Charging port

Ghi tên của cảng bốc hàng

- Cảng dỡ hàng

Port of discharging = POD = Unloading Port

Ghi tên của cảng dỡ hàng

- Pre-carriage

Nếu chủ hàng đồng thời thuê luôn hãng tàu vận chuyển containers trong nội địa nước xuất từ xưởng người XK ra đến cảng thì trên B/L thêm mục này.

Mục này sẽ ghi tên và số hiệu của phương tiện vận chuyển đó.

- Place of receipt = Place of pick-up

Nếu có vận chuyển nội địa, thì phải ghi lấy hàng từ nơi nào. Thường đó là địa chỉ của xưởng người XK.

- On-carriage

Nếu chủ hàng đồng thời thuê luôn hãng tàu vận chuyển containers trong nội địa nước nhập từ cảng đến về kho người NK thì trên B/L thêm mục này.

Mục này sẽ ghi tên và số hiệu của phương tiện vận chuyển đó.

- Place of delivery = Final Destination

Nếu có vận chuyển nội địa, thì phải ghi giao hàng đến đâu. Thường đó là địa chỉ của xưởng người NK.

- Container No. and Seal No. (Marks and Numbers)

Mục này ghi số của cont và số của seal (marks and number: có nghĩa là phải ghi đủ phần chữ và phần số).

Có bao nhiêu cont thì ghi đủ bấy nhiêu cont.

Ghi số cont trên/trước, số seal dưới/sau ngay liền cạnh;

Nếu là hàng lẻ (vài pallets) thì có thể có/không có số của pallets.

- Number of containers or pakages

Ghi số lượng của containers hay số lượng của kiện hàng (pallets)

Loại containers cũng thường được nêu trong mục này.

- Description of goods

Ghi tên của hàng hoá

Có khi có ghi vài dòng sơ bộ/ngắn gọn về cách đóng gói (nếu đóng bằng carton/bags thì phải ghi rõ tổng là mấy cartons/bags) hay chất lượng, quy cách…

- Ghi net weight = NW của hàng

Gần như luôn luôn có dòng dữ: “Shipper’s load, count and seal” và/hoặc “said to contain = STC”. Câu này nhằm bảo vệ quyền lợi của hãng tàu. Có nghĩa là việc chất hàng lên container, đếm hàng và đóng seal lại là do chủ hàng tiến hành, hãng tàu không chịu trách nhiệm khi hàng có thiệt hại xảy ra.

Rất nhiều trường hợp, trong thực tế, hư hại của hàng hoá là do hãng tàu gây ra. Hãng tàu sẽ dùng câu này để chối bỏ trách nhiệm. Chủ hàng cần xuất trình đầy đủ các bằng chứng để hãng tàu phải chịu trách nhiệm liên quan đến việc hư hại này và đền bù thiệt hại.

Chủ hàng nên xuất trình giấy tờ để chứng minh theo nguyên tắc, nếu người gửi hàng và người nhận hàng không gây ra hư hỏng thì người vận chuyển là người phải chịu trách nhiệm cho hư hỏng này chứ không thể có ai khác. Nếu hư hại đó là do các bên liên quan khác gây ra, thì hãng tàu phải là người chịu trách nhiệm liên lạc và giải quyết thiệt hại gây ra. Xem thêm ở phần tình huống.

- Measurement and Gross Weight

Measurement là tổng thể tích của lô hàng. Tính bằng CBM = cubic metre = mét khối

Gross weight là trọng lượng cả bì của lô hàng. Tính bằng Kgs = kí lô gram = không tính bằng tấn.

- Freight Collect/Freight Prepaid

Dịch là cước trả trước/ Cước trả sau hay Cước thu ở đầu cảng bốc/ Cước thu ở đầu cảng dỡ.

Thông thường, nếu điều kiện bán hàng là nhóm E, F thì trên B/L ghi là Freight Collect; ngược lại nếu điều kiện bán hàng là nhóm C,D thì thì trên B/L thường ghi là Freight Prepaid. Vì sao?

Đứng ở góc độ lợi ích của hãng tàu, hãng tàu muốn tránh rủi ro bị nợ cước không đòi được:

Nếu điều kiện bán hàng là nhóm C, D, người XK là người thuê tàu, người XK là người trả tiền cước - freight. Hãng tàu thường phải thu cước trước. Vì nếu hàng đến cảng đích mà tiền cước chưa được trả, hãng tàu muốn giữ hàng lại thì không thể được, vì chỉ cần người NK xuất trình B/L hợp lệ thì họ lấy được hàng. Người bán là người thuê tàu, nên hãng tàu phải giải quyết chuyện nợ cước với người XK.

Nếu điều kiện bán hàng là nhóm E, F thì người NK là người thuê tàu, người NK là người trả tiền cước - freight. Hãng tàu thường sẽ chấp nhận thu cước sau (đợi hàng đến cảng đích rồi thu cước). Và nếu hàng đến cảng đích mà tiền cước chưa được trả, hãng tàu sẽ giữ hàng lại, khi nào người NK trả tiền cước mới thả hàng ra.

Tuy nhiên, trong thực tế, nếu người XK là khách hàng VIP/truyền thống thì hãng tàu sẵn sàng cho người XK công nợ trả chậm tiền cước. Khi đó hãng tàu thể hiện trên B/L là Freight Collect. Là một người NK, trong lần đầu làm ăn, nếu mua bán theo điều kiện người XK phải thuê tàu (nhóm C, D), thì nên yêu cầu người bán phải có được B/L ghi rõ là Freight Prepaid.

- Freight payable

Đi kèm mục Freight Preaid/Collect thì có mục Freight payable.

Nơi mà cước được trả. Người XK trả cước Prepaid thì ghi tên thành phố/tên nước xuất. Người mua trả cước Collect thì ghi tên thành phố/tên nước nhập

- Place and date of issue: Nơi và ngày phát hành vận đơn

Nơi: Tên nước xuất

Ngày: Thường thì ngay ngày tàu chạy, hoặc trễ hơn một ngày.

- Laden on board date hay Shipped on Board date

Laden on board date: Ngày xếp hàng lên tàu; chưa chắc/không phải là ngày tàu rời đi.

Shipped on board date: Ngày tàu chạy/rời khỏi cảng bốc.

Trên B/L có ghi một trong hai cụm từ này đó được gọi là On borad B/L.

Trong thực tế, sẽ có 02 trường hợp hãng tàu sẽ ghi trên B/L như sau:

Chỉ ghi ngày phát hành vận đơn.

Trong vận chuyển hàng bằng container, theo cách hiểu thông thường, người XK sẽ giao hàng ở bãi CY hay CFS của hãng tàu. Hãng tàu sẽ nhận hàng để chở ở bãi CY đấy và hãng tàu chỉ cấp loại vận đơn nhận để xếp lên tàu (Received for Shipment B/L) hay nhận để chở (Received for Carriage or Taken in Charge). Trên B/L lúc này chỉ có ngày phát hành vận đơn mà không có ngày Laden on board hay Shipped on Board.

Khi đó, ngày phát hành B/L sẽ được hiểu là ngày giao hàng (Delivery date = ETD = Estimated time of departure mà hai bên mua/bán đã thoả thuận trong hợp đồng mua bán).

Trong trường hợp này, nếu thanh toán bằng L/C và L/C yêu cầu B/L phải là Laden on board B/L hay Shipped on board B/L, người XK muốn chứng từ phù hợp với yêu cầu của L/C (ngày cấp vận đơn sẽ trở thành ngày giao hàng như quy định trong L/C và hợp đồng mua bán) thì người XK phải yêu cầu hãng tàu thêm dòng chữ “Đã xếp lên tàu ngày…tháng… năm…: shipped (or laden) on board date…” và ký đóng dấu vào dòng chữ này, từ đó nó sẽ trở thành vận đơn hàng đã xếp lên tàu và có thể thanh toán được theo quy định trong L/C và hợp đồng mua bán.

Ngày phát hành vận đơn + Laden on board date/Shipped on board date

Để tránh những rắc rối thế này, đa phần hiện nay các hãng tàu đều có ghi đủ hai mục là ngày phát hành Issue Date và Laden on board date/Shipped on board date.

Nếu vận đơn ghi Ngày On board sau ngày Phát hành => Vận đơn sai tính pháp lý. Nên yêu cầu ký phát lại.

Nếu vận đơn ghi Ngày Shipped on board/Laden on board sau ngày Phát hành => Ngày giao hàng được hiểu là ngày Shipped on board/Laden on board.

- Đóng dấu và ký tên của hãng tàu

Mục này sẽ có các trường hợp ghi như sau:

Người chuyên chở - hãng tàu ký phát, thì sau chữ ký của hãng tàu phải thể hiện dòng chữ “As the carrier” hoặc tương đương
Thuyền trưởng ký phát, thì sau chữ ký của thuyền trưởng phải thể hiện dòng chữ “As the Master” hoặc tương đương
Đại lý của hãng tàu ký phát (FWD) thì sau chữ ký của FWD phải thể hiện dòng chữ “As agent for the carrier”.

Người thay mặt thuyền trưởng ký thì sau chữ ký của người này phải thể hiện dòng chữ “On behalf of Mr. Jonh Herry, as the master”.

»» Bài viết liên quan: Vận đơn có thể thay đổi (Switch B/L)

Trên đây là nội dung chi tiết trên vận đơn (Bill of lading), mong rằng những chia sẻ bởi Giảng viên tại Xuất nhập khẩu Lê Ánh sẽ hữu ích cho công việc và học tập của bạn.

Xuất nhập khẩu Lê Ánh – Địa chỉ đào tạo xuất nhập khẩu thực tế số 1 Việt Nam. Chúng tôi đã tổ chức thành công các khóa học xuất nhập khẩu, khóa học logistics cơ bản - chuyên sâu, khóa học khai báo hải quan chuyên sâu, khóa học purchasing (mua hàng thực chiến)... và hỗ trợ việc làm cho hàng nghìn học viên, mang đến cơ hội làm việc trong ngành logistics và xuất nhập khẩu đến với đông đảo học viên trên cả nước

Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về các khóa học xuất nhập khẩu online/ offline: 0904.84.8855

Ngoài các khóa học xuất nhập khẩu - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ SỐ 1 VIỆT NAM