Sai Lầm Thường Gặp Khi Lập Bộ Hồ Sơ Xin C/O Và Cách Xử Lý
Xin C/O (Certificate of Origin – chứng nhận xuất xứ) là khâu quyết định để hàng hóa được hưởng ưu đãi thuế quan theo FTA và giảm rủi ro về kiểm tra sau thông quan.
Bài viết tổng hợp các sai lầm thường gặp khi lập bộ hồ sơ xin C/O, cách khắc phục, kèm quy trình hạn chế trong thực tế.
I. Sai Lầm Thường Gặp Khi Lập Bộ Hồ Sơ Xin C/O Và Cách Xử Lý
Doanh nghiệp xuất khẩu thường gặp hai nhóm lỗi lập bộ hồ sơ xin C/O lớn: (i) lỗi nền tảng liên quan hồ sơ thương nhân và năng lực sản xuất; (ii) lỗi nghiệp vụ trong khai báo, tính tiêu chí xuất xứ và nộp chứng từ trên hệ thống.
1. Hồ sơ thương nhân và năng lực sản xuất
Những sai lầm phổ biến
- Chưa đăng ký hồ sơ thương nhân trên hệ thống cấp C/O (EcoSys của Bộ Công Thương hoặc VCCI) nhưng đã nộp bộ C/O cho lô hàng đầu tiên.
- Không cập nhật thay đổi về địa chỉ, người đại diện, con dấu, cơ sở sản xuất; dẫn đến thông tin trên C/O không khớp dữ liệu hồ sơ thương nhân.
- Kê khai năng lực sản xuất sơ sài, thiếu mô tả quy trình, máy móc, nguồn cung ứng nguyên liệu – đặc biệt với doanh nghiệp là nhà sản xuất.
Hậu quả: Hồ sơ bị từ chối ở vòng tiền kiểm, kéo dài thời gian xử lý, có thể lỡ chuyến.
Cách làm:
- Đăng ký và duy trì hồ sơ thương nhân trên ecosys.gov.vn hoặc tại VCCI; lập quy trình nội bộ để cập nhật ngay khi có thay đổi pháp lý hoặc thực tế sản xuất. Hệ thống EcoSys là cổng quản lý và cấp C/O điện tử của Bộ Công Thương.
- Khi là nhà sản xuất, chuẩn bị bộ tài liệu năng lực: thuyết minh quy trình, danh mục thiết bị, nhà cung cấp NVL, năng lực công suất, sơ đồ kho – mã hóa theo BOM để hỗ trợ tính tiêu chí xuất xứ về sau.
Khám phá chương trình đào tạo C/O tại Lê Ánh, được thiết kế với kiến thức thực tiễn, cập nhật mới nhất về quy định hải quan. Đào tạo giúp học viên tối ưu hóa quy trình xuất nhập khẩu, nâng cao hiệu quả hoạt động. Tìm hiểu chi tiết thông tin tại: https://xuatnhapkhauleanh.edu.vn/khoa-hoc/khoa-hoc-khai-bao-hai-quan.html
2. Khai báo trên form C/O
Các ô dễ sai và cách phòng tránh:
Ô 1 (Exporter) – Ô 2 (Consignee/Importer): phải trùng khớp 100% với Sales Contract, Invoice, B/L (kể cả dấu câu, viết tắt). Nếu B/L ghi “to order of…”, tránh ghi đích danh người nhận trên C/O.
Ô 7 (Description): mô tả cụ thể, đồng nhất với Invoice và Tờ khai; với Form E đi Trung Quốc, cần thể hiện nhà sản xuất và nước sản xuất khi áp dụng. Lưu ý trường hợp Third-party invoicing phải thể hiện và đánh dấu ở ô 13.
tthqsaigon.net
Ô 8 (Origin criteria):
- Không khai WO nếu có NVL nhập khẩu.
- Chọn đúng tiêu chí CTC (CC/CTH/CTSH) theo PSR của FTA tương ứng; hoặc RVC có bảng tính chi tiết. Quy tắc chung và nguyên tắc xác định xuất xứ tham chiếu tại Thông tư 05/2018/TT-BCT và Nghị định 31/2018/NĐ-CP.
Ô 9 (Quantity/Weight): thống nhất số lượng, trọng lượng tịnh/cả bì với Tờ khai và Packing list.
Ô 12 (Declaration): đúng người ký đã đăng ký mẫu chữ ký; ngày ký trước hoặc cùng thời điểm nộp, tránh ký sau ngày cấp C/O hoặc sau B/L date.
Ô 13 (Options):
- Issued retroactively: tích chọn nếu cấp sau 3 ngày làm việc kể từ ngày “on board” ghi trên B/L (mốc phổ biến trong nhiều FTA).
- Third-party invoicing: phải tích chọn và ghi rõ bên phát hành hóa đơn, quốc gia.
Cách kiểm soát:
- Áp dụng nguyên tắc “4 mắt” và master checklist ánh xạ từng ô C/O với nguồn dữ liệu gốc (Exporter ↔ Tờ khai; Shipper ↔ B/L; Description ↔ Invoice & Tờ khai…).
- Với lô hàng lặp lại, dùng chức năng áp dụng hồ sơ cũ trên hệ thống để giảm lỗi đánh máy.
3. Tính tiêu chí xuất xứ và hồ sơ chứng minh
Điểm rủi ro chính:
RVC: nhầm công thức trực tiếp/gián tiếp tùy FTA; lấy sai trị giá FOB (mẫu số) hoặc trị giá nhập khẩu CIF của NVL (tử số). Khung quy tắc chung và cách xác định nêu tại Thông tư 05/2018/TT-BCT; từng FTA có PSR riêng và hướng dẫn chi tiết.
CTC: hiểu sai chuyển đổi mã HS ở cấp CC/CTH/CTSH; nhập sẵn linh kiện đồng “nhóm 4 số” để lắp thành sản phẩm cùng “nhóm 4 số” khiến không đạt tiêu chí.
De minimis: lạm dụng vượt ngưỡng cho phép của FTA; ghi nhớ quy định này không thay thế tiêu chí RVC.
Hồ sơ truy xuất: thiếu tờ khai nhập khẩu NVL, hóa đơn nội địa, lệnh sản xuất, phiếu xuất kho, BOM theo lô – khó giải trình khi hậu kiểm.
Cách làm:
- Xây dựng BOM gốc cho từng mã hàng, quản trị theo lô, gắn HS code và xuất xứ từng NVL; đối chiếu PSR và lưu bảng tính RVC chuẩn.
- Với EVFTA, áp dụng form EUR.1 (hoặc cơ chế tự chứng nhận trong phạm vi quy định) và tuân thủ quy tắc xuất xứ theo Thông tư 11/2020/TT-BCT.
- Trường hợp xuất sang một số thị trường GSP châu Âu không còn dùng C/O Form A mà chuyển sang REX từ 30/6/2020 (EU, Na Uy, Thụy Sĩ, Thổ Nhĩ Kỳ).
- Thiết lập hệ thống ERP/traceability để trích xuất dữ liệu theo lô, giảm rủi ro khi bị yêu cầu hậu kiểm từ cơ quan cấp C/O hoặc hải quan nhập khẩu.
4. Chứng từ trong bộ hồ sơ xin C/O kèm theo
Những lỗi thường gặp:
Tờ khai xuất khẩu: nộp tờ khai chưa thông quan; giá trị FOB trên Tờ khai không khớp với C/O và Invoice; sử dụng bản đã hủy hoặc chưa cập nhật sửa đổi.
B/L/AWB: quá hạn 3 ngày làm việc so với ngày on board mà không đánh dấu Issued retroactively; không có chữ ký hãng tàu/forwarder; dùng bản draft.
Invoice: ngày phát hành sau ngày tàu chạy; mô tả hàng và trị giá lệch so với C/O.
Hồ sơ NVL: đính kèm sai tờ khai hoặc hóa đơn không liên quan đến NVL cấu thành sản phẩm; nộp thiếu so với yêu cầu của FTA.
Cách kiểm soát:
- Quy định nội bộ: chỉ nộp khi tờ khai đã thông quan, có B/L gốc hoặc surrendered và invoice cuối.
- Kiểm tra B/L draft thật kỹ trước khi phát hành chính thức để đảm bảo đồng nhất với Invoice và Tờ khai.
- Nếu lỡ thời hạn 3 ngày làm việc, chấp nhận cấp sau và ghi rõ ở ô 13. Lưu ý một số FTA cho phép cấp sau tối đa 1 năm kể từ ngày xuất khẩu – cần đối chiếu hiệp định cụ thể.
5. Vận hành hồ sơ và thao tác hệ thống
Các lỗi phổ biến:
- Nộp muộn do chờ đủ bản cứng, dẫn đến phải cấp sau; dễ bị soi kỹ khi nhập khẩu.
- Chọn sai form FTA trên EcoSys/COMIS (ví dụ đi Nhật theo CPTPP nhưng chọn VJ/AJCEP; đi Hàn Quốc theo VKFTA nhưng chọn AK/AKFTA).
- File đính kèm lỗi: mờ, thiếu trang, đảo chiều, gắn sai mục.
- Đọc lướt “lý do từ chối” của chuyên viên thụ lý trên hệ thống, sửa thiếu ý; nộp lại vẫn bị trả về.
- Khoán trắng cho FWD/dịch vụ thao tác nội dung C/O, đặc biệt Ô 8 – trong khi nhà sản xuất mới là bên nắm BOM, RVC.
Cách làm:
- Thiết lập KPI thời hạn: ví dụ nộp hồ sơ trên EcoSys trong 24h sau thông quan; cập nhật nhanh khi có “note đỏ” từ chuyên viên.
- Doanh nghiệp chịu trách nhiệm nội dung (đặc biệt tiêu chí xuất xứ), có thể ủy quyền FWD thao tác kỹ thuật trên hệ thống.
- Tận dụng chức năng áp dụng hồ sơ cũ cho lô hàng lặp lại để giảm lỗi nhập liệu.
>>>> Xem thêm:
- Đào Tạo Chứng Nhận Xuất Xứ Hàng Hóa (C/O) Cho Doanh Nghiệp
- Cách Lập Kế Hoạch Khai Báo Hải Quan Tối Ưu Thời Gian
- Sai Sót Khi Chọn Mã Loại Hình Và Cách Khắc Phục
- Nguyên Nhân Sai Lệch Dữ Liệu Báo Cáo Quyết Toán Hải Quan
- Sai Lầm Khi Phân Biệt C/O Ưu Đãi Và C/O Không Ưu Đã
II. Cách xử lý khẩn cấp khi bộ hồ sơ xin C/O bị từ chối nhiều lần
Quy trình xử lý:
1. Tạm dừng nộp lại để tránh tiếp tục bị từ chối do sửa thiếu.
2. Phân tích gốc rễ: in toàn bộ “lý do từ chối”, phân loại lỗi đánh máy/chứng từ hay bản chất (tiêu chí xuất xứ).
3. Hành động theo loại lỗi
- Lỗi hành chính – chứng từ: chuẩn hóa lại bộ chứng từ gốc (B/L, Invoice, Tờ khai), lập bộ hồ sơ mới hoàn toàn và nộp lại.
- Lỗi bản chất: huy động nhân sự nghiệp vụ cao nhất để tính lại RVC, đối chiếu lại CTC theo PSR của FTA; chuẩn bị bộ giải trình đầy đủ.
4. Công văn giải trình: nêu rõ số tờ khai, invoice; mô tả trung thực sai sót, biện pháp khắc phục; đính kèm bảng tính và hồ sơ liên quan.
5. Làm việc trực tiếp (khi cần): cử đại diện có chuyên môn mang bản cứng đối chiếu tại tổ chức cấp C/O; thái độ cầu thị – minh bạch giúp rút ngắn thời gian thẩm tra.
III. Căn cứ pháp lý và thực hành theo FTA
Quy tắc chung – ưu đãi/không ưu đãi: Thông tư 05/2018/TT-BCT là nền tảng về cách xác định xuất xứ; ưu đãi theo điều ước quốc tế; không ưu đãi theo Nghị định 31/2018/NĐ-CP và Danh mục quy tắc cụ thể mặt hàng (PSR).
EVFTA – Form EUR.1: yêu cầu mô tả hàng và tiêu chí theo Thông tư 11/2020/TT-BCT; một số nội dung khai báo giản lược so với các form ASEAN.
Issued retroactively: nếu cấp sau 3 ngày làm việc kể từ ngày “on board” thì phải đánh dấu trên form theo hướng dẫn thực tiễn; thời hạn cấp sau tối đa của nhiều FTA là đến 1 năm từ ngày xuất khẩu – cần đối chiếu hiệp định áp dụng.
Third-party invoicing: bắt buộc tích chọn ô 13 và thể hiện tên, quốc gia bên phát hành hóa đơn theo hướng dẫn nghiệp vụ thực tế với Form E.
tthqsaigon.net
Hệ thống nộp hồ sơ: EcoSys (ecosys.gov.vn) là cổng quản lý và cấp C/O điện tử của Bộ Công Thương; doanh nghiệp có thể đăng ký hồ sơ thương nhân và thao tác trực tuyến.
Hy vọng bài viết của Xuất nhập khẩu Lê Ánh sẽ giúp bạn hạn chế được Sai Lầm Thường Gặp Khi Lập Bộ Hồ Sơ Xin C/O.
Khi tránh được các lỗi nền tảng (hồ sơ thương nhân, năng lực sản xuất) và lỗi nghiệp vụ (khai form, tính tiêu chí, chứng từ), doanh nghiệp rút ngắn thời gian cấp C/O, giảm rủi ro hậu kiểm và duy trì uy tín với đối tác.
Xuất nhập khẩu Lê Ánh không chỉ là đơn vị đào tạo khóa học xuất nhập khẩu thực tế cho người mới bắt đầu, trung tâm tập trung đào tạo chuyên sâu giúp học viên nâng cao chuyên môn ở từng vị trí công việc cụ thể thông qua các khóa học chuyên sâu như:
+ Khóa Học Báo cáo Quyết toán Hải quan
+ Khóa học Chứng nhận Xuất xứ Hàng hóa (Khóa học C/O)
+ Khóa học Mua hàng Thực chiến
+ Khóa Học Sale Xuất khẩu- Nghệ thuật Bán hàng Quốc tế
+ Khóa học Chứng từ Xuất nhập khẩu & Logistics
+ Khóa học Khởi nghiệp Kinh doanh Xuất nhập khẩu
+ Khóa Học Ôn thi Chứng chỉ CDCS
+ Khóa học Xuất nhập khẩu Thực tế dành cho Doanh nghiệp (Inhouse)
Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về các khóa học xuất nhập khẩu ở TPHCM, Hà Nội và học online: 0904.84.8855
Ngoài các khóa học xuất nhập khẩu - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.
Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ SỐ 1 VIỆT NAM
