Shipping Agent Là Gì? Shipping Agent Cung Cấp Dịch Vụ Gì?

Shipping Agent là gì và Shipping Agent cung cấp dịch vụ gì là điều gần như bắt buộc với mọi doanh nghiệp làm xuất nhập khẩu, logistics hay vận tải quốc tế.

>>>> Xem thêm: Door-to-port Là Gì? Phân biệt Door to Door và Door to Port?

1. Shipping Agent là gì? Khái niệm, bản chất và thuật ngữ liên quan

Định nghĩa Shipping Agent (đại lý tàu biển)

Nói đơn giản, Shipping Agent là tổ chức hoặc doanh nghiệp được chủ tàu/ hãng tàu ủy quyền đại diện cho họ tại một khu vực, thường là tại cảng biển cụ thể. Nhiệm vụ của Shipping Agent là:

• Làm việc với cảng, hải quan, biên phòng, kiểm dịch…
• Sắp xếp cầu cảng, hoa tiêu, lai dắt, bốc dỡ hàng hóa.
• Chuẩn bị, xử lý chứng từ, khai báo theo yêu cầu pháp luật.
• Hỗ trợ giải quyết sự cố liên quan đến tàu và hàng.

Ở Việt Nam, Shipping Agent thường được gọi là đại lý tàu biển, đại lý hãng tàu, đại lý hàng hải, tuy tên gọi khác nhau nhưng bản chất nghiệp vụ tương đồng.

Phân biệt Shipping Agent, Freight Forwarder và NVOCC

Nhiều người mới vào nghề hay nhầm lẫn các khái niệm này. Bạn có thể hiểu ngắn gọn như sau:

• Shipping Agent: đại diện cho chủ tàu/ hãng tàu, tập trung vào hoạt động của tàu và cảng.
• Freight Forwarder (giao nhận vận tải): đại diện cho chủ hàng, đứng giữa chủ hàng và hãng tàu, thiết kế giải pháp vận chuyển trọn gói.
• NVOCC: giống Freight Forwarder nhưng ở mức cao hơn, có thể đứng ra phát hành vận đơn riêng, gom hàng lẻ thành hàng nguyên container.

Trong thực tế, một doanh nghiệp logistics có thể vừa là Freight Forwarder, vừa là NVOCC, đồng thời hợp tác chặt với các Shipping Agent tại những cảng khác nhau trên thế giới.

2. Shipping Agent cung cấp dịch vụ gì? (Nhóm dịch vụ cốt lõi)

Để hiểu rõ Shipping Agent cung cấp dịch vụ gì, hãy nhìn theo dòng thời gian một chuyến tàu ra vào cảng.

Dịch vụ trước khi tàu cập cảng (Pre-arrival services)

Trước khi tàu đến, Shipping Agent sẽ:

• Nhận thông tin hành trình, tình trạng tàu và hàng từ chủ tàu/ hãng tàu.
• Đăng ký cầu bến, sắp xếp lịch neo đậu với cảng.
• Chuẩn bị hồ sơ, thủ tục tiền khai báo với hải quan, biên phòng, kiểm dịch.
• Thông báo kế hoạch cho các bên liên quan (cảng, kho, khách hàng, đơn vị vận tải…).
• Giai đoạn này rất quan trọng, giúp tàu không phải chờ lâu, giảm chi phí lưu bãi, lưu tàu.
• Dịch vụ trong thời gian tàu ở cảng (Port call services)

Khi tàu cập cảng, Shipping Agent sẽ:

• Phối hợp với cảng, hoa tiêu, lai dắt để tàu vào/ra an toàn.
• Giám sát quá trình bốc dỡ hàng hóa, xử lý phát sinh (hàng hư hỏng, thiếu, thừa…).
• Hỗ trợ thuyền trưởng và thuyền viên: nhu yếu phẩm, y tế, giấy tờ, thay đổi thuyền viên nếu cần.
• Làm việc với các cơ quan chức năng khi có kiểm tra, thanh tra.

Có thể nói, trong giai đoạn này, Shipping Agent vừa là “đầu mối thông tin” vừa là “người đại diện pháp lý” cho chủ tàu tại cảng.

Dịch vụ sau khi tàu rời cảng và chăm sóc khách hàng

Sau khi tàu rời cảng, Shipping Agent vẫn tiếp tục:

• Hoàn thiện chứng từ, hóa đơn, đối chiếu công nợ với chủ tàu và các bên.
• Gửi báo cáo tổng kết chuyến tàu, phân tích chi phí, thời gian tàu nằm bến.
• Hỗ trợ chủ tàu và khách hàng giải quyết khiếu nại (nếu có).
• Tư vấn tối ưu cho các chuyến sau: chọn tuyến đường, cảng ghé, thời gian phù hợp.

Như vậy, Shipping Agent cung cấp dịch vụ xuyên suốt vòng đời một chuyến tàu, chứ không chỉ xuất hiện “lúc tàu cập cảng”.

3. Vai trò của Shipping Agent trong chuỗi cung ứng và vận tải biển

Cầu nối giữa chủ tàu, chủ hàng và các cơ quan quản lý

Shipping Agent là cầu nối ba bên:

• Chủ tàu/ hãng tàu
• Chủ hàng (doanh nghiệp xuất nhập khẩu, forwarder…)
• Cơ quan nhà nước và đơn vị khai thác cảng

Nhờ Shipping Agent, thông tin được truyền tải nhanh, chính xác; các bên hiểu rõ trách nhiệm, nghĩa vụ của mình; hạn chế xung đột và tranh chấp trong vận tải biển.

Đảm bảo tuân thủ luật lệ, thủ tục hải quan và an toàn hàng hải

Mỗi cảng, mỗi quốc gia lại có quy định riêng. Shipping Agent chính là người:

• Hiểu luật địa phương, quy trình hải quan, kiểm dịch, an ninh cảng.
• Nhắc nhở chủ tàu, thuyền trưởng tuân thủ quy định.

Hỗ trợ xử lý sự cố: vi phạm hành chính, hàng nguy hiểm, tai nạn tại cảng…

Nếu không có Shipping Agent, chủ tàu rất dễ vi phạm luật bản địa, chịu phạt nặng, ảnh hưởng uy tín.

4. Quy trình làm việc tiêu chuẩn của một Shipping Agent chuyên nghiệp

Tiếp nhận yêu cầu – kiểm tra thông tin – tư vấn phương án

Thông thường, quy trình của một Shipping Agent bao gồm:

• Nhận booking/ yêu cầu từ chủ tàu hoặc hãng tàu.
• Kiểm tra điều kiện cảng, năng lực xếp dỡ, quy định hàng hóa đặc biệt.
• Tư vấn cho chủ tàu: lịch trình, thời gian dự kiến, chi phí.
• Ký kết hợp đồng/ thỏa thuận đại lý.
• Phối hợp với hãng tàu, cảng biển, hải quan và bên liên quan

Khi đã có thỏa thuận, Shipping Agent:

• Trao đổi kế hoạch chi tiết với cảng, xin cấp cầu bến phù hợp.
• Chuẩn bị bộ hồ sơ tàu, danh sách thuyền viên, manifest hàng hóa…
• Thông báo cho khách hàng (chủ hàng, forwarder) về lịch tàu dự kiến.
• Phối hợp với đơn vị vận tải nội địa, kho bãi để tiếp nhận/ giao hàng.
• Theo dõi, xử lý sự cố và báo cáo cho khách hàng

Trong suốt chuyến tàu:

• Shipping Agent liên tục cập nhật tình hình: tàu đến, bắt đầu xếp dỡ, hoàn tất, rời cảng.
• Nếu có sự cố (kéo dài thời gian bốc dỡ, hư hại hàng, tắc nghẽn cảng…), Shipping Agent phải báo ngay cho chủ tàu, chủ hàng và đề xuất phương án xử lý.

Kết thúc, Shipping Agent gửi báo cáo, biên bản, hóa đơn và đề xuất cải thiện cho những lần sau.

5. Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng dịch vụ Shipping Agent

Tiết kiệm thời gian, chi phí và nhân sự nội bộ

Thay vì tự mình tìm hiểu thủ tục tại từng cảng, doanh nghiệp và chủ tàu có thể “đưa việc” cho Shipping Agent – người đã có kinh nghiệm, mối quan hệ và quy trình sẵn. Điều này giúp:

• Rút ngắn thời gian tàu chờ.
• Giảm chi phí phát sinh: lưu bãi, lưu container, lưu tàu.
• Giảm gánh nặng cho bộ phận chứng từ, xuất nhập khẩu.
• Giảm rủi ro pháp lý, rủi ro vận hành

Sai sót nhỏ trong khai báo cũng có thể dẫn đến:

• Bị phạt hành chính.
• Bị giữ hàng, giữ tàu.
• Bị ghi nhận lịch sử không tốt tại cảng.

Shipping Agent am hiểu quy định sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa những rủi ro này.

Tối ưu hóa kế hoạch vận chuyển và dòng tiền

• Nhờ có Shipping Agent, lịch tàu rõ ràng, thông tin cập nhật liên tục. Doanh nghiệp dễ dàng:
• Lên kế hoạch sản xuất, đóng hàng, giao hàng.
• Tối ưu sử dụng container, kho bãi, nhân công.
• Giảm thời gian “tiền bị nằm trên đường”, từ đó cải thiện dòng tiền.

6. Chi phí và phụ phí thường gặp khi làm việc với Shipping Agent

Các loại phí cơ bản: THC, DOC, Handling,…

Khi làm việc với Shipping Agent, doanh nghiệp thường gặp các loại phí như:

• THC (Terminal Handling Charge) – phí xếp dỡ tại cảng.
• DOC fee – phí chứng từ, phát hành vận đơn.
• Handling fee – phí xử lý lô hàng.
• Phí đại lý – phí dịch vụ của Shipping Agent cho mỗi chuyến tàu/ mỗi lô hàng.

Mức phí tùy thuộc tuyến, loại hàng, hãng tàu và từng thỏa thuận cụ thể.

Lưu ý về phụ phí phát sinh và cách thương lượng

Ngoài phí cơ bản, có thể phát sinh:

• Phí lưu container, lưu bãi (DEM/DET/Storage).
• Phí hàng đặc biệt: hàng lạnh, hàng nguy hiểm, hàng quá khổ…
• Phí do thay đổi kế hoạch, đổi lịch tàu, đổi cảng.

Khi làm việc với Shipping Agent, bạn nên xin bảng phí chi tiết, điều kiện áp dụng, đồng thời thương lượng rõ ràng về các khoản có thể phát sinh.

7. Tiêu chí lựa chọn Shipping Agent uy tín tại Việt Nam

Kinh nghiệm, mạng lưới hãng tàu và đối tác

Một Shipping Agent uy tín thường có:

• Nhiều năm kinh nghiệm trong ngành vận tải biển.
• Mạng lưới đối tác rộng: cảng, hãng tàu, cơ quan chức năng.
• Hồ sơ khách hàng đa dạng: hàng công nghiệp, nông sản, thương mại điện tử…

Bạn có thể tham khảo thêm các tiêu chuẩn và thông lệ quốc tế từ các tổ chức như Tổ chức Hàng hải Quốc tế (IMO)
để hiểu yêu cầu đối với dịch vụ hàng hải và đại lý tàu biển.

Năng lực tư vấn, chăm sóc khách hàng và công nghệ

Ngày nay, một Shipping Agent tốt không chỉ “biết làm thủ tục”, mà còn phải:

• Tư vấn tuyến tàu, thời gian, phương án tối ưu chi phí.
• Cung cấp hệ thống tracking, báo cáo online.
• Có đội ngũ chăm sóc khách hàng chủ động, giải quyết vấn đề nhanh.

8. Case study: Một lô hàng đi Mỹ và cách Shipping Agent xử lý

Tình huống thực tế và các bước xử lý

Giả sử doanh nghiệp A xuất một lô hàng đồ gỗ đi Mỹ:

• Doanh nghiệp làm việc với Forwarder và hãng tàu, hãng tàu cử Shipping Agent tại cảng.
• Shipping Agent kiểm tra quy định nhập khẩu gỗ, chứng từ kiểm dịch, hun trùng…
• Trước khi tàu đến, Shipping Agent đăng ký cầu bến, chuẩn bị hồ sơ.
• Khi tàu cập cảng, Shipping Agent giám sát xếp dỡ, đảm bảo container hàng gỗ được xử lý cẩn thận.
• Sau khi tàu rời, Shipping Agent hoàn thiện hồ sơ, gửi báo cáo cho hãng tàu và các bên liên quan.

Bài học cho doanh nghiệp từ case này

Từ ví dụ trên, có thể thấy:

Nếu không có Shipping Agent am hiểu hàng gỗ, khả năng thiếu chứng từ, bị kiểm tra kéo dài là rất cao.

Nhờ Shipping Agent, lịch trình được giữ ổn định, tránh phát sinh chi phí không đáng có.

Do đó, khi đánh giá Shipping Agent cung cấp dịch vụ gì, đừng chỉ nhìn vào “tên gói dịch vụ”, mà hãy nhìn vào năng lực xử lý thực tế của họ.

Xu hướng phát triển mới của Shipping Agent trong thời đại số

Ứng dụng công nghệ, số hóa chứng từ và tracking

Các Shipping Agent hiện nay đang dần:

• Số hóa chứng từ: manifest, booking, invoice, báo cáo chuyến tàu…
• Cung cấp hệ thống tra cứu online: khách hàng biết tàu đang ở đâu, khi nào đến/ rời cảng.
• Kết nối dữ liệu với hải quan, cảng vụ để rút ngắn thời gian xử lý.

Yêu cầu nâng cao chất lượng dịch vụ và minh bạch chi phí

Khách hàng ngày càng khắt khe hơn, đòi hỏi Shipping Agent phải:

• Báo giá rõ ràng, minh bạch, tránh “phụ phí bất ngờ”.
• Chủ động tư vấn thay vì chỉ “làm theo yêu cầu”.
• Nâng cao kỹ năng ngoại ngữ, pháp lý, công nghệ thông tin cho đội ngũ nhân sự.

9. Câu hỏi thường gặp (FAQ) về Shipping Agent

1. Shipping Agent là gì? Có phải lúc nào cũng cần không?

Shipping Agent là đại lý đại diện cho chủ tàu/ hãng tàu tại một cảng hoặc khu vực nhất định, xử lý mọi việc liên quan đến tàu và hàng tại cảng. Không phải mọi doanh nghiệp đều trực tiếp thuê Shipping Agent, nhưng hầu như mọi tàu biển ra vào cảng đều có Shipping Agent đứng sau.

2. Shipping Agent và Freight Forwarder khác nhau thế nào?

Shipping Agent đại diện cho chủ tàu/ hãng tàu, tập trung vào hoạt động của tàu và cảng. Freight Forwarder đại diện cho chủ hàng, lo giải pháp vận chuyển trọn gói từ kho đến kho. Hai bên thường phối hợp với nhau trong cùng một lô hàng.

3. Shipping Agent cung cấp dịch vụ gì cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu?

Gián tiếp, Shipping Agent hỗ trợ doanh nghiệp qua:

Sắp xếp lịch tàu, cầu bến.

Đảm bảo xếp dỡ hàng đúng thời gian.

Hỗ trợ xử lý sự cố, khiếu nại liên quan đến tàu và hàng.

Trong một số trường hợp, Shipping Agent còn hỗ trợ tư vấn tuyến tàu, thời gian, chi phí cho khách hàng.

4. Doanh nghiệp có thể tự làm thay Shipping Agent không?

Về lý thuyết, chủ tàu có thể tự cử nhân sự đến từng cảng để tự lo thủ tục. Nhưng trong thực tế, điều này tốn kém và rủi ro, vì mỗi cảng, mỗi nước lại có quy định khác nhau. Vì vậy, sử dụng Shipping Agent địa phương vẫn là lựa chọn tối ưu.

5. Phí dịch vụ của Shipping Agent tính như thế nào?

Phí phụ thuộc vào:

Tuyến hành trình, loại tàu, loại hàng.

Khối lượng công việc: thủ tục, giám sát, hỗ trợ đặc biệt.

Thỏa thuận giữa chủ tàu và Shipping Agent.

Thông thường, doanh nghiệp xuất nhập khẩu sẽ thấy phí này “ẩn” trong cơ cấu cước biển do hãng tàu/ forwarder báo.

6. Làm sao để biết một Shipping Agent có uy tín hay không?

Bạn có thể:

Xem họ hợp tác với những hãng tàu nào.

Hỏi ý kiến từ các doanh nghiệp đã sử dụng dịch vụ.

Đánh giá cách họ tư vấn, phản hồi thông tin, độ rõ ràng về chi phí.

Shipping Agent uy tín thường chủ động giải thích, tư vấn, không né tránh câu hỏi về phí và trách nhiệm.

Kết luận: Khi nào doanh nghiệp nên làm việc với Shipping Agent?

Tóm lại, Shipping Agent là mắt xích quan trọng trong vận tải biển, đại diện cho chủ tàu và làm việc với cảng, hải quan, cơ quan chức năng để đảm bảo tàu và hàng được xử lý an toàn, đúng luật và đúng thời gian.

Hiểu Shipping Agent là gì và Shipping Agent cung cấp dịch vụ gì giúp doanh nghiệp:

• Chủ động hơn khi làm việc với hãng tàu, forwarder.
• Biết mình đang trả phí cho những dịch vụ nào.
• Biết cách lựa chọn đối tác, tuyến tàu và phương án vận chuyển hợp lý.

Nếu doanh nghiệp của bạn thường xuyên xuất nhập khẩu, đặc biệt là bằng đường biển, thì việc hợp tác với những đối tác có mạng lưới Shipping Agent uy tín sẽ là lợi thế cạnh tranh lớn, giúp bạn tiết kiệm chi phí, giảm rủi ro và tăng tốc độ giao hàng.

Xuất nhập khẩu Lê Ánh không chỉ là đơn vị đào tạo khóa học xuất nhập khẩu thực tế cho người mới bắt đầu, trung tâm tập trung đào tạo chuyên sâu giúp học viên nâng cao chuyên môn ở từng vị trí công việc cụ thể thông qua các khóa học chuyên sâu như: 

+ Khóa học Khai báo Hải quan

+ Khóa Học Báo cáo Quyết toán Hải quan

+ Khóa học Chứng nhận Xuất xứ Hàng hóa (Khóa học C/O)

+ Khóa học Thanh toán Quốc tế

+ Khóa học Mua hàng Thực chiến

+ Khóa Học Sale Xuất khẩu- Nghệ thuật Bán hàng Quốc tế

+ Khóa học Chứng từ Xuất nhập khẩu & Logistics

+ Khóa học Khởi nghiệp Kinh doanh Xuất nhập khẩu

+ Khóa học Tra mã HS

+ Khóa học Sale Logistics

+ Khóa Học Ôn thi Chứng chỉ CDCS

+ Khóa học Xuất nhập khẩu Thực tế dành cho Doanh nghiệp (Inhouse)

Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về các khóa học xuất nhập khẩu ở TPHCM, Hà Nội và học online: 0904.84.8855

Ngoài các khóa học xuất nhập khẩu - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội, TPHCM và học online chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ SỐ 1 VIỆT NAM