Thủ Tục Hải Quan Hàng Nhập Chính Ngạch Gồm Những Gì?

Hiện nay, hàng nhập chính ngạch không chỉ đòi hỏi doanh nghiệp phải tuân thủ quy trình thương mại quốc tế, mà còn phải thực hiện đầy đủ các thủ tục hải quan theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp – đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ – vẫn còn lúng túng khi thực hiện các bước kê khai và thông quan hàng nhập khẩu.

Bài viết dưới đây, Xuất nhập khẩu Lê Ánh sẽ giới thiệu về thủ tục hải quan đối với hàng nhập khẩu chính ngạch, bám sát quy định tại Luật Hải quan, Nghị định 08/2015/NĐ-CP, được sửa đổi bổ sung bởi Nghị định 59/2018/NĐ-CP, cũng như các văn bản hướng dẫn hiện hành.

1. Hàng Nhập Chính Ngạch Là Gì? Phân Biệt Với Nhập Lậu, Xách Tay

Trước khi đi vào thủ tục hải quan, cần xác định rõ thế nào là hàng nhập khẩu chính ngạch:

Hàng nhập khẩu chính ngạch là hàng hóa được doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân nhập khẩu qua cửa khẩu quốc tế, được thực hiện đầy đủ các thủ tục hải quan, có hóa đơn – chứng từ – hợp đồng hợp lệ, và chịu sự giám sát của cơ quan Hải quan.

Trái lại, hàng nhập lậu hoặc hàng xách tay không được khai báo hải quan đầy đủ, thường nhằm mục đích trốn thuế, hoặc không có chứng từ hợp pháp.

Như vậy, hàng nhập chính ngạch là hình thức hợp pháp và duy nhất được pháp luật bảo vệ trong hoạt động thương mại quốc tế tại Việt Nam.

>>>>> Học thêm thủ tục hải quan với: Khóa học khai báo hải quan

2. Điều Kiện Để Nhập Khẩu Chính Ngạch: Những Điều Doanh Nghiệp Phải Chuẩn Bị Trước

Không phải cứ có hàng hóa là có thể thực hiện thủ tục nhập khẩu chính ngạch.

Doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Có mã số thuế doanh nghiệp hoạt động hợp pháp, có năng lực pháp lý và năng lực hành vi dân sự đầy đủ.
• Có chữ ký số để kê khai hải quan điện tử, tài khoản trên hệ thống VNACCS/VCIS (Hệ thống thông quan điện tử của Tổng cục Hải quan).
• Có hợp đồng mua bán quốc tế (Sale Contract) ký kết với đối tác nước ngoài.
• Có tài khoản ngân hàng dùng để thanh toán quốc tế theo phương thức hợp lệ (T/T, L/C…).
• Hàng hóa không thuộc danh mục cấm nhập khẩu và nếu thuộc danh mục quản lý chuyên ngành thì cần có giấy phép tương ứng (ví dụ: kiểm dịch thực vật, kiểm dịch động vật, kiểm tra chất lượng…).

Việc chuẩn bị đầy đủ các điều kiện trên là bước đầu tiên để thủ tục hải quan diễn ra suôn sẻ, tránh bị cơ quan chức năng từ chối hồ sơ hoặc xử phạt hành chính.

3. Quy Trình Thực Hiện Thủ Tục Hải Quan Hàng Nhập Chính Ngạch Tại Việt Nam

Thủ tục hải quan hàng nhập khẩu chính ngạch được chia thành 5 bước chính, theo trình tự logic và quy định tại Luật Hải quan:

Bước 1: Mở tờ khai hải quan điện tử

Doanh nghiệp đăng nhập hệ thống hải quan điện tử VNACCS để tạo tờ khai mới.

Thông tin cần có:

• Mã HS hàng hóa
• Số lượng, trọng lượng
• Đơn giá CIF (hoặc tương ứng với điều kiện Incoterm)
• Tên người gửi – người nhận
• Phương thức vận chuyển và cảng nhập khẩu

Sau khi khai báo, hệ thống phân luồng (xanh – vàng – đỏ) tùy theo rủi ro của lô hàng.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ giấy đầy đủ

Dù là khai báo điện tử, nhưng doanh nghiệp vẫn phải lưu trữ hồ sơ chứng từ và nộp bản giấy khi được yêu cầu. Hồ sơ gồm:

• Hợp đồng thương mại (Contract)
• Hóa đơn thương mại (Invoice)
• Phiếu đóng gói (Packing List)
• Vận đơn (Bill of Lading)
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O – nếu có)
• Tờ khai hải quan (bản in)
• Giấy phép nhập khẩu chuyên ngành (nếu có)

Bước 3: Thực hiện kiểm tra hải quan (nếu phân luồng vàng hoặc đỏ)

• Luồng xanh: Hàng hóa được thông quan ngay, không kiểm tra hồ sơ hay hàng hóa.
• Luồng vàng: Kiểm tra hồ sơ giấy.
• Luồng đỏ: Kiểm tra cả hồ sơ và thực tế hàng hóa.

Cán bộ hải quan sẽ kiểm tra và đối chiếu thông tin, yêu cầu sửa đổi nếu có sai lệch hoặc nghi ngờ gian lận.

Bước 4: Nộp thuế và lệ phí hải quan

Doanh nghiệp phải nộp đầy đủ các loại thuế:

• Thuế nhập khẩu
• Thuế giá trị gia tăng (VAT)
• Thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có)
• Lệ phí hải quan

Bước 5: Nhận hàng và hoàn tất thông quan

Sau khi được cơ quan hải quan xác nhận hoàn thành thủ tục, doanh nghiệp có thể đưa hàng ra khỏi cảng/kho ngoại quan.

Lưu ý:

• Phải đối chiếu lượng hàng thực tế với chứng từ
• Ký biên bản nhận hàng và lấy chứng từ đầu ra
• Quá trình thông quan kết thúc tại đây, nhưng doanh nghiệp vẫn phải lưu trữ hồ sơ trong 5 năm để phục vụ thanh tra sau thông quan.

4. Các Tình Huống Thực Tế Gây Trở Ngại Khi Làm Thủ Tục Hải Quan

Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp dù có kinh nghiệm vẫn gặp các rủi ro thường gặp như:

• Sai mã HS code: Dẫn đến áp thuế sai hoặc yêu cầu kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ.
• Chưa có giấy phép chuyên ngành: Hàng bị giữ tại cảng dẫn đến phát sinh phí lưu kho, lưu bãi cao.
• Không chuẩn bị C/O hoặc sai mẫu C/O: Mất cơ hội được hưởng ưu đãi thuế quan theo FTA.
• Không nắm rõ quy trình phân luồng: Doanh nghiệp không chủ động chuẩn bị hồ sơ cho luồng vàng/đỏ nên bị động khi bị kiểm tra thực tế.

Những vấn đề này tuy nhỏ nhưng nếu xử lý không đúng, có thể khiến thời gian thông quan kéo dài, ảnh hưởng dòng tiền, uy tín doanh nghiệp và cả quan hệ với đối tác nước ngoài.

>>>>> Xem thêm: 

• Triển Khai Hệ Thống Thông Quan Điện Tử - Ecus6
• Bộ Chứng Từ Làm Thủ Tục Hải Quan Đầy Đủ Gồm Những Gì?

5. Những Điểm Mới Trong Thủ Tục Hải Quan Hàng Nhập Năm 2025

Tính đến tháng 6/2025, một số điểm mới đáng lưu ý trong chính sách hải quan nhập khẩu bao gồm:

• Áp dụng hải quan thông minh theo hướng tự động hóa, kết nối dữ liệu DN với cơ quan Hải quan và Bộ ngành quản lý chuyên ngành.
• Tăng cường kiểm tra sau thông quan: Doanh nghiệp được thông quan nhanh nhưng có thể bị kiểm tra sau. Do đó, việc ghi chép và lưu hồ sơ đầy đủ là bắt buộc.
• Cập nhật danh mục hàng hóa kiểm tra chuyên ngành: Danh mục này được điều chỉnh liên tục, cần tra cứu trên Cổng thông tin một cửa quốc gia.
• Khuyến khích sử dụng C/O điện tử trong các FTA như RCEP, CPTPP, để tăng tốc độ xét ưu đãi thuế.

6. Kinh Nghiệm Tối Ưu Thủ Tục Hải Quan Cho Doanh Nghiệp Nhỏ Và Vừa

Nếu bạn là doanh nghiệp mới hoặc doanh nghiệp nhỏ chưa có bộ phận xuất nhập khẩu chuyên trách, nên cân nhắc:

• Thuê dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp trong những lô hàng đầu tiên.
• Xây dựng SOP (quy trình nội bộ) cho từng bước nhập khẩu: ai chịu trách nhiệm, kiểm tra hồ sơ trước – sau ra sao.
• Tạo thư viện mẫu chứng từ chuẩn cho từng loại hàng, giúp giảm lỗi trong khâu khai báo.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên đầu tư đào tạo kiến thức xuất nhập khẩu cho nhân sự để chủ động hơn trong dài hạn, thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào dịch vụ thuê ngoài.

Thủ tục hải quan cho hàng nhập khẩu chính ngạch không chỉ là công việc hành chính, mà còn là “chốt chặn” quan trọng quyết định dòng chảy hàng hóa và dòng tiền của doanh nghiệp. Hiểu đúng, làm đúng và chủ động chuẩn bị là cách tốt nhất để tránh rủi ro pháp lý, chậm tiến độ và thất thoát chi phí.

Nếu bạn là doanh nghiệp mới bước chân vào thị trường quốc tế, hãy bắt đầu từ việc nắm chắc quy trình – lưu ý các rủi ro – và cập nhật chính sách mới nhất như những gì bài viết đã trình bày.

Hy vọng qua bài viết trên Xuất nhập khẩu Lê Ánh đã giúp bạn hiểu rõ về Thủ Tục Hải Quan Hàng Nhập Chính Ngạch, áp dụng phù hợp, hữu ích cho công việc của mình.

Xuất nhập khẩu Lê Ánh – Địa chỉ đào tạo xuất nhập khẩu thực tế số 1 Việt Nam. Chúng tôi đã tổ chức thành công các khóa học xuất nhập khẩu tại TPHCM & Hà Nội và online, khóa học thanh toán quốc tế, khóa học khai báo hải quan điện tử, Khóa học purchasing, khóa học sales xuất khẩu hay khóa học báo cáo quyết toán hải quan, khóa Học Chứng Nhận Xuất Xứ Hàng Hóa (C/O) chuyên sâu... hướng dẫn thực hành và hỗ trợ cho hàng nghìn học viên, mang đến kiến thức và cơ hội làm việc trong ngành logistics và xuất nhập khẩu đến với đông đảo học viên trên cả nước.

Hotline: 0904.84.8855/098.697.0077

Ngoài các khóa học xuất nhập khẩu - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán tổng hợp online - offline, khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội, TPHCM và online chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.

Bài viết độc quyền bởi Xuất Nhập Khẩu Lê Ánh – Trung tâm đào tạo thực tế, chuyên sâu về nghiệp vụ xuất nhập khẩu và logistics tại Việt Nam.