S/O (Shipping Order) Là Gì? Quy Trình Nhận S/O
S/O (Shipping Order) là gì? Đây là chứng từ quan trọng trong thủ tục giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. Quy trình nhận S/O như thế nào, nội dung và vai trò của Shipping Order ra sao. Cùng Xuất nhập khẩu Lê Ánh tìm hiểu chi tiết qua bài viết sau đây.
1. S/O (Shipping Order) là gì?
Trong xuất nhập khẩu, S/O hay Shipping Order là một lệnh vận chuyển do hãng tàu hoặc đại lý hãng tàu phát hành, cấp cho người xuất khẩu hoặc đơn vị đại diện, xác nhận rằng lô hàng đã được đặt chỗ trên tàu và có đủ không gian để vận chuyển.
Shipping Order là chứng từ quan trọng tuy không mang giá trị pháp lý như vận đơn nhưng là căn cứ để người gửi hàng có thể lấy container rỗng và khai báo VGM, manifest… làm thủ tục giao nhận hàng hóa.
- Vai trò và ý nghĩa của Shipping Order trong xuất nhập khẩu
+ Shipping Order giúp xác định rõ địa điểm – thời gian giao hàng: tránh tình trạng mang hàng ra sai cảng, trễ lịch tàu.
+ Là căn cứ để lấy container rỗng (với FCL) hoặc đóng hàng tại kho CFS (với hàng lẻ LCL).
+ Kết nối với các khâu sau: khai báo manifest, phát hành vận đơn, theo dõi hành trình hàng hóa.
+ Giúp forwarder và hãng tàu quản lý dữ liệu hàng hóa theo từng booking một cách chính xác và hiệu quả.
>> Xem thêm: Shipping Instruction Là Gì? Hướng Dẫn Lập SI Gửi Hãng Tàu
2. Nội dung của Shipping Order (S/O)
Một Shipping Order (S/O) thường bao gồm các thông tin quan trọng để đảm bảo người gửi hàng có thể thực hiện việc giao hàng đúng địa điểm, đúng lịch trình. Dưới đây là các trường thông tin bắt buộc:
- Thông tin hãng tàu hoặc forwarder phát hành
- Thông tin người gửi, người nhận
- Số Booking, số S/O
- Tên tàu, số chuyến, thời gian dự kiến (ETD)
- Cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, CY – CFS cut-off
- Thông tin lấy container rỗng, cut-off time, địa điểm hạ container.
- Thông tin về lô hàng.
- Ghi chú đặc biệt (nếu có)
Mỗi hãng tàu hoặc forwarder sẽ có mẫu S/O riêng, nhưng về nguyên tắc, tất cả các thông tin trên đều phải được thể hiện rõ ràng và chính xác để tránh sai sót khi giao hàng.
>> Xem thêm: Khóa học nghiệp vụ xuất nhập khẩu online cho người mới bắt đầu online
3. Quy trình nhận S/O Shipping Order từ hãng tàu hoặc forwarder
3.1 Khi nào cần nhận S/O?
S/O là chứng từ cần thiết trước khi giao hàng ra cảng hoặc kho, do đó người gửi hàng cần nhận S/O trong các thời điểm sau:
- Sau khi được hãng tàu xác nhận giữ chỗ (Booking Confirmation)
- Trước khi mang hàng ra cảng (với FCL) hoặc giao hàng vào kho CFS (với LCL)
Việc nhận S/O đúng thời điểm giúp người gửi chủ động sắp xếp phương tiện, đóng hàng và khai báo manifest theo đúng lịch tàu.
3.2 Quy trình nhận S/O (Shipping Order)
Bước 1: Người xuất khẩu hoặc đơn vị logistics được ủy quyền sẽ nhận Booking Confirmation từ hãng tàu hoặc forwarder sau khi đặt chỗ thành công. Ngay sau đó, họ cần lập Shipping Instruction (SI) – bản hướng dẫn lập vận đơn – và gửi lại cho bên cấp booking.
Bước 2: Hãng tàu hoặc forwarder sẽ kiểm tra nội dung SI. Nếu thông tin đầy đủ và hợp lệ, họ sẽ tiến hành phát hành Shipping Order (S/O), có thể dưới dạng file PDF gửi qua email hoặc bản in trực tiếp.
Bước 3: Sau khi nhận được S/O, người gửi hàng phải kiểm tra kỹ các thông tin quan trọng như số booking, tên tàu, số chuyến, cảng xếp – cảng dỡ, địa điểm giao hàng, loại container… Nếu phát hiện sai sót, cần liên hệ ngay để yêu cầu điều chỉnh trước khi tiến hành các bước tiếp theo.
Bước 4: Khi S/O đã được xác nhận chính xác, người gửi sẽ sử dụng chứng từ này để thực hiện các thủ tục tiếp theo như:
- Khai báo trọng lượng hàng (VGM) trên cổng điện tử
- Đặt lịch lấy container rỗng (trong trường hợp hàng nguyên container – FCL)
- Đăng ký lịch đóng hàng và khai manifest điện tử với cơ quan chức năng
- Phối hợp với hiện trường giao nhận để đưa hàng ra đúng vị trí CY/CFS đúng thời điểm quy định.
4. Những lưu ý và sai lầm thường gặp khi xử lý Shipping Order (S/O)
Trong quá trình sử dụng S/O, nhiều doanh nghiệp gặp rủi ro do chủ quan hoặc thiếu kinh nghiệm. Dưới đây là những lỗi phổ biến cần tránh:
- Ghi sai địa điểm giao hàng (CY hoặc CFS): Đây là lỗi nghiêm trọng nhất. Chỉ cần nhầm cảng hoặc kho, lô hàng có thể bị giao sai nơi, kéo theo chi phí vận chuyển lại, chậm tàu hoặc phát sinh lưu kho, lưu bãi.
- Không theo dõi thời hạn cut-off: S/O luôn ghi rõ thời điểm chốt tiếp nhận hàng. Nếu giao muộn hơn thời hạn, hàng sẽ không được nhận, buộc phải chờ chuyến sau hoặc mất booking.
- Dùng lại S/O cũ hoặc không cập nhật khi có thay đổi tàu: Một số trường hợp tàu đổi lịch, đổi tuyến nhưng doanh nghiệp không yêu cầu cấp lại S/O, dẫn đến sai sót thông tin và khó khai manifest.
- Nhầm lẫn giữa bản nháp (draft) và bản chính thức: Một số forwarder gửi bản nháp trước để kiểm tra. Nếu sử dụng nhầm bản này để làm thủ tục sẽ gây sai lệch thông tin và mất thời gian sửa.
S/O chỉ dùng 1 lần duy nhất: Sau khi khai manifest, hãng tàu khóa thông tin booking – không thể phát hành lại S/O. Vì vậy, cần kiểm tra kỹ trước khi sử dụng.
Việc hiểu và xử lý S/O đúng cách giúp bạn thuận lợi trong quá trình giao nhận – xuất khẩu một cách chuyên nghiệp và bài bản. Hy vọng qua bài viết trên đây của Xuất nhập khẩu Lê Ánh sẽ giúp bạn hiểu rõ S/O (Shipping Order) là gì và ứng dụng hiệu quả và thực tế vào trong công việc.
Xuất nhập khẩu Lê Ánh – Địa chỉ đào tạo xuất nhập khẩu thực tế số 1 Việt Nam. Chúng tôi đã tổ chức thành công các khóa học xuất nhập khẩu tại TPHCM & Hà Nội, khóa học logistics cơ bản - chuyên sâu, khóa học thanh toán quốc tế, khóa học khai báo hải quan điện tử chuyên sâu, Khóa học mua hàng quốc tế, khóa học sales xuất khẩu chuyên sâu, khóa học chứng nhận xuất xứ hàng hóa CO hay khóa học báo cáo quyết toán hải quan, Khóa Học Khởi Nghiệp Kinh Doanh Xuất Nhập Khẩu... và hỗ trợ việc làm cho hàng nghìn học viên, mang đến cơ hội làm việc trong ngành logistics và xuất nhập khẩu đến với đông đảo học viên trên cả nước.
Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về các khóa học xuất nhập khẩu online/ offline: 0904.84.8855
Ngoài các khóa học xuất nhập khẩu - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.
Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ SỐ 1 VIỆT NAM
