Yêu Cầu Báo Giá (RFQ) Là Gì?

Yêu cầu báo giá (RFQ) là gì? Xuất nhập khẩu Lê Ánh sẽ hướng dẫn bạn quy trình xây dựng RFQ chuẩn 5 bước trong xuất nhập khẩu.

√ Bạn đã bao giờ gửi Yêu Cầu Báo Giá (RFQ) cho 5 nhà cung cấp và nhận về 5 báo giá... nhưng hoàn toàn không thể so sánh được?

√ Người báo giá FOB Thượng Hải, người báo giá EXW tại xưởng, người lại báo giá CIF Cát Lái nhưng thiếu chi phí dỡ hàng, người lại "quên" không báo thời gian giao hàng.

√ Kết quả? Bạn lãng phí hàng tuần lễ để hỏi đi hỏi lại, tổng hợp một mớ dữ liệu hỗn độn và cuối cùng, có thể, chọn sai nhà cung cấp chỉ vì... so sánh sai.

→ Đó là dấu hiệu rõ ràng nhất của một quy trình RFQ chưa hiệu quả.

Một Yêu Cầu Báo Giá (RFQ) tốt quyết định 70% sự thành công của một lô hàng, từ chi phí, chất lượng đến tiến độ. Nó không chỉ là một email hỏi giá. Nó là một bộ tài liệu "ép" nhà cung cấp phải chào giá theo đúng luật chơi do bạn đặt ra.

→ Bài viết chuyên sâu này sẽ hướng dẫn bạn RFQ là gì, phân biệt rõ ràng nó với RFI/RFP, và đi vào "xương sống" của vấn đề: 5 bước tạo một Yêu Cầu Báo Giá chuẩn trong xuất nhập khẩu.

1. Yêu Cầu Báo Giá (RFQ) Là Gì?

Yêu Cầu Báo Giá - tên tiếng Anh là Request for Quotation hay viết tắt: RFQ là một tài liệu hoặc quy trình nghiệp vụ mà người mua gửi cho các nhà cung cấp tiềm năng để yêu cầu họ cung cấp báo giá chi tiết cho một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể, với các thông số kỹ thuật và số lượng đã được xác định rõ ràng.

• Bản chất của RFQ là bước mời thầu tập trung hoàn toàn vào GIÁ CẢ.

• Bạn sử dụng RFQ khi và chỉ khi bạn biết chính xác mình muốn gì. Bạn có thông số kỹ thuật (specifications) rõ ràng, có tiêu chuẩn chất lượng, có số lượng cụ thể. Bạn không cần nhà cung cấp tư vấn giải pháp, bạn chỉ cần họ cho bạn một mức giá cạnh tranh nhất cho chính xác cái bạn yêu cầu.

• Trong ngành xuất nhập khẩu, RFQ là công cụ được sử dụng hàng ngày để mua nguyên vật liệu, hàng hóa tiêu chuẩn (commodities), linh kiện, hoặc bất cứ thứ gì có thể định nghĩa rõ ràng bằng thông số.

>> Xem thêm: Khóa học xuất nhập khẩu thực tế

2. Phân Biệt RFQ, RFI và RFP - Sai Lầm Dễ Mắc Phải Trong Mua Hàng

Đây là phần kiến thức nền tảng nhưng lại là nơi các nhân viên mua hàng mới vào nghề, thậm chí cả một số quản lý, thường xuyên nhầm lẫn.

Dùng sai công cụ không chỉ khiến bạn trông thiếu chuyên nghiệp mà còn làm lãng phí thời gian của cả bạn và nhà cung cấp.

√ RFI (Request for Information): Mục đích là "Khảo sát thị trường".

− Khi nào dùng? Khi bạn hoàn toàn "mù mờ". Bạn muốn mua một loại vật liệu mới nhưng không biết thị trường có bao nhiêu nhà cung cấp? Họ có năng lực ra sao? Công nghệ hiện tại là gì?

− Ví dụ: Bạn muốn tìm nguồn cung "vải tái chế từ vỏ hàu", bạn gửi RFI đến 10-15 công ty để hỏi về: năng lực sản xuất của họ, các chứng chỉ (GRS, Oeko-Tex), thị trường chính họ đang xuất, quy trình sản xuất... Bạn chưa hỏi giá vội.

− Kết quả: Bạn có một bức tranh toàn cảnh về thị trường và một danh sách rút gọn (shortlist) các nhà cung cấp tiềm năng.

√ RFQ (Request for Quotation) yêu cầu báo giá: Mục đích là "Hỏi giá cạnh tranh".

− Khi nào dùng? Khi bạn đã biết rõ mình muốn gì.

− Ví dụ: Sau khi gửi RFI, bạn chọn ra 5 nhà cung cấp vải hàu tốt nhất. Giờ bạn gửi RFQ cho 5 nhà cung cấp này, yêu cầu báo giá cho: "10.000 mét vải tái chế từ vỏ hàu, khổ 1.5m, định lượng 180gsm, màu đen, tiêu chuẩn Oeko-Tex 100".

− Kết quả: Bạn nhận được 5 báo giá có thể so sánh trực tiếp (vì bạn yêu cầu rõ thông số).

√ RFP (Request for Proposal): Mục đích là "Tìm kiếm giải pháp".

− Khi nào dùng? Khi bạn có một "vấn đề" và cần nhà cung cấp đề xuất "giải pháp" để giải quyết vấn đề đó. Hàng hóa thường phức tạp, mang tính tùy chỉnh cao, hoặc là dịch vụ.

− Ví dụ: Bạn cần một "Hệ thống phần mềm quản lý kho (WMS)" cho kho ngoại quan 10.000m2 của mình. Bạn không thể gửi RFQ hỏi "giá 1 cái WMS", vì mỗi WMS là khác nhau. Bạn phải gửi RFP, trình bày vấn đề: "Chúng tôi cần quản lý 5.000 SKUs, nhập/xuất 100 cont/tháng, cần tích hợp với hệ thống hải quan... Vui lòng đề xuất giải pháp phần mềm, kế hoạch triển khai, và tổng chi phí."

− Kết quả: Bạn nhận được 5 "Đề xuất giải pháp" khác nhau (người dùng Oracle, người dùng SAP, người dùng giải pháp tự code) kèm theo chi phí. Bạn sẽ chọn giải pháp tốt nhất, không chỉ là giá rẻ nhất.

Bảng so sánh nhanh:

 >> Tham khảo: Khóa học mua hàng quốc tế thực chiến

3. Tại Sao yêu cầu báo giá RFQ Lại Quan Trọng Trong Mua Hàng Xuất Nhập Khẩu?

♦ Nhiều người nghĩ yêu cầu báo giá RFQ chỉ là "gửi email hỏi giá". Đó là một sai. Trong mua hàng quốc tế, RFQ là một quy trình mang tính "sống còn", nó thay thế cho "Ưu/Nhược điểm" một cách chuyên nghiệp hơn.

♦ Một RFQ tốt sẽ bắt buộc mọi nhà cung cấp phải báo giá trên cùng một mặt bằng và bạn phải quy định rõ các điều kiện, yêu cầu cụ thể:

♦ Ví dụ thực tế: Cùng một lô hàng, bạn nhận được 2 báo giá:

NCC A: $10.000 EXW (Giao tại xưởng)

NCC B: $11.000 FOB Shanghai (Giao ra cảng)

Người mới vào nghề sẽ nghĩ NCC A rẻ hơn $1.000. SAI LẦM!

- Chi phí để đưa hàng từ xưởng của A ra cảng Shanghai (local charge, trucking, phí HQ) có thể tốn đến $1.200. Vậy thực chất giá FOB của A là $11.200, đắt hơn NCC B.

- Một yêu cầu báo giá RFQ chuẩn sẽ yêu cầu: "Vui lòng báo giá theo điều kiện FOB Shanghai". Khi đó, cả A và B đều sẽ báo giá FOB, và bạn chỉ việc so sánh.

♦ Minh bạch và cạnh tranh về giá

Gửi một bộ RFQ rõ ràng cho nhiều nhà cung cấp cùng lúc sẽ tạo ra môi trường cạnh tranh tự nhiên. Khi biết họ không phải lựa chọn duy nhất, nhà cung cấp buộc phải đưa ra mức giá tốt và minh bạch ngay từ đầu.

♦ Giảm thiểu rủi ro hiểu lầm

Trong giao dịch quốc tế, khoảng cách địa lý và khác biệt ngôn ngữ dễ gây sai lệch thông tin. Một yêu cầu báo giá RFQ chi tiết giúp làm rõ mọi yêu cầu về chất lượng, đóng gói, chứng từ, tránh nhầm lẫn và hạn chế rủi ro ở mức tối đa.
RFQ - yêu cầu báo giá là nơi bạn quy định tất cả bằng văn bản ngay từ đầu.

+ Ví dụ: Bạn yêu cầu "thùng carton 5 lớp, chịu lực 15kg, in logo 2 màu, dán shipping mark theo mẫu X". Nếu nhà cung cấp xác nhận báo giá dựa trên RFQ đó, họ không thể cãi rằng "tôi tưởng ông chỉ cần thùng 3 lớp".

♦ Cơ sở pháp lý cho Hợp đồng

Quy trình pháp lý chuẩn sẽ là:

- Bạn gửi RFQ → Nhà cung cấp gửi Quotation (Báo giá) → Bạn phát hành PO (Đơn đặt hàng)

- Bộ ba RFQ - Quotation - PO này chính là nền tảng, là cơ sở pháp lý ban đầu. Khi có tranh chấp, Báo giá (Quotation) được gửi dựa trên RFQ sẽ là một phần không thể tách rời của Đơn đặt hàng (PO) và Hợp đồng Ngoại thương (Sales Contract).

4. Hướng Dẫn 5 Bước Quy Trình RFQ Chuẩn Trong Xuất Nhập Khẩu

• Bước 1: Chuẩn bị Hồ sơ và Lập Danh sách Nhà cung cấp (Pre-RFQ)

+ Bạn cần làm việc với bộ phận Kỹ thuật, Sản xuất để chốt Bảng Tiêu chuẩn Kỹ thuật (Technical Specifications).

+ Chi tiết tất cả các thông tin gồm: Tên hàng, mã HS (nếu có), chất liệu, kích thước, dung sai, tiêu chuẩn chất lượng (ISO, CE, RoHS...), bản vẽ kỹ thuật (drawing) nếu có.

+ Lập danh sách mời thầu:

∗ Bạn lấy nguồn ở đâu? Sàn B2B (Alibaba, Global Sources), hội chợ triển lãm (Canton Fair), các hiệp hội ngành, hoặc từ các Sourcing Agent. Hãy sàng lọc trước các nguồn trước khi lập danh sách.

∗ Một danh sách "vàng" chỉ nên có từ 3-5 nhà cung cấp tiềm năng. Đây là những nhà cung cấp bạn đã kiểm tra sơ bộ, họ có năng lực sản xuất, có chứng chỉ phù hợp và có vẻ đáng tin cậy.

∗ Xây dựng Tiêu chí Đánh giá nhà cung cấp để đánh giá một cách khách quan như: giá cả, thời gian giao hàng, điều khoản thanh toán….

• Bước 2: Soạn Thảo Bộ Tài Liệu Yêu Cầu Báo Giá

Hãy soạn một bộ tài liệu (RFQ Package) chuyên nghiệp, thường bao gồm:

• Email/Thư mời: Gửi cho nhà cung cấp, nêu rõ mục đích, deadline.
• File RFQ chính (PDF hoặc Word):
• Bản vẽ Kỹ thuật (Technical Drawing): Đính kèm nếu có.
• File Excel Mẫu (Bid Sheet): (Sẽ nói ở phần Pro-Tips, đây là "vũ khí bí mật").

Bạn phải đảm bảo mọi thông tin trong bộ tài liệu này chi tiết, rõ ràng.

• Bước 3: Gửi yêu cầu báo giá RFQ và Quản lý Phản hồi

+ Gửi RFQ: Gửi email chính thức (hoặc qua hệ thống ERP, Ariba, Coupa...) cho 3-5 nhà cung cấp trong danh sách.

+ Nếu gửi chung 1 email, hãy dùng BCC để các nhà cung cấp không thấy nhau. Đây là quy tắc tối thiểu.

+ Đặt Deadline rõ ràng (Kèm Múi Giờ): thường là 5-10 ngày làm việc, tùy độ phức tạp.

+ Quản lý Câu hỏi của nhà cung cấp sẽ hỏi lại bạn: Chỉ định một đầu mối liên lạc duy nhất (là bạn) để xử lý mọi câu hỏi.

• Bước 4: Phân Tích Báo Giá và Đàm Phán

+ Tập hợp báo giá bạn nhận được vào một Bảng So Sánh (Quotation Comparison Sheet).

+ Bạn phải quy đổi tất cả các báo giá về cùng một mặt bằng để so sánh. Mặt bằng đó gọi là "Tổng Chi Phí Về Kho" (Total Landed Cost).

+ Đàm phán (Negotiation):

∗ RFQ - yêu cầu báo giá là để lấy giá tham chiếu, không phải giá cuối cùng.

∗ Chọn ra 2-3 nhà cung cấp tốt nhất (điểm cao nhất) để vào vòng đàm phán cuối cùng.

• Bước 5: Lựa chọn và Trao Hợp Đồng (Awarding)

• Thông báo kết quả (Cả thắng và thua):
• Đây là hành động thể hiện sự chuyên nghiệp.
• Gọi điện/email chúc mừng nhà cung cấp thắng thầu.
• Hãy gửi email cảm ơn và thông báo một cách lịch sự cho những nhà cung cấp đã thua thầu biết đâu bạn sẽ hợp tác với họ trong dự án tương lai.

- Phát hành Đơn đặt hàng: Gửi PO cho nhà cung cấp được lựa chọn.

- Lưu ý: PO phải ghi rõ các điều khoản cuối cùng đã đàm phán (giá, Incoterms, payment terms, lead time...) và phải tham chiếu lại số RFQ và số Báo giá (Quotation) của họ.

>> Xem thêm: Cách Lập Kế Hoạch Mua Hàng Quốc Tế Cho Doanh Nghiệp

5. Checklist 10 Yếu Tố Bắt Buộc Phải Có Trong Mẫu Yêu Cầu Báo Giá RFQ Xuất Nhập Khẩu

√ Thông tin Người mua (Buyer Info): Tên công ty, địa chỉ, MST, người liên hệ, email, SĐT.

√ Deadline và Hiệu lực Báo giá:

√ Deadline nhận báo giá.

√ Yêu cầu báo giá phải có hiệu lực (Valid) tối thiểu (ví dụ: 15-30 ngày). Điều này tránh việc bạn vừa chốt PO thì nhà cung cấp báo "giá đó cũ rồi anh ơi, giá mới tăng 10%".

√ Thông số Kỹ thuật (Specifications): Tên hàng, model, chất liệu, tiêu chuẩn chất lượng (ISO, CE...), dung sai kỹ thuật, bản vẽ đính kèm (nếu có).

√ Số lượng (Quantity): Số lượng đặt hàng (MOQ) và khả năng cung ứng.

√ Hãy hỏi theo "bậc thang" (Tiered pricing) để có cái nhìn tổng quan.

Ví dụ: "Vui lòng báo giá cho: 500 cái / 1.000 cái / 3.000 cái (số lượng cho 1 cont 20ft)".

+ Điều kiện Incoterms 2020)

+ Điều khoản Thanh toán (Payment Terms):

+ Đừng hỏi chung chung. Hãy nêu rõ mong muốn của bạn để "neo" đàm phán.

+ Ví dụ: "Điều khoản thanh toán đề xuất của chúng tôi là T/T (Điện chuyển tiền) 30% đặt cọc, 70% sau khi nhận bản scan B/L. Vui lòng xác nhận hoặc đề xuất phương án khác."

Nếu bạn cần làm L/C (Tín dụng thư), hãy ghi rõ: "Thanh toán bằng L/C không hủy ngang, trả ngay, mở tại ngân hàng [Tên ngân hàng của bạn]."

√ Thời gian Giao hàng (Lead Time):

Hãy hỏi cụ thể: "Yêu cầu ngày giao hàng dự kiến (ETD - Estimated Time of Departure) là bao nhiêu ngày, kể từ ngày nhà cung cấp nhận được tiền đặt cọc 30%?"

Sự rõ ràng này (kể từ ngày nào) sẽ cứu bạn khỏi tranh cãi sau này.

√ Yêu cầu Đóng gói & Ghi nhãn (Packing & Labeling):

Quy định rõ: "Quy cách đóng gói: 10 cái/thùng carton 5 lớp, chịu lực 15kg, có pallet, hun trùng (fumigation) theo tiêu chuẩn ISPM-15."

"Yêu cầu in Shipping Mark (nhãn vận chuyển) trên thùng theo file đính kèm."

√ Yêu cầu Chứng từ (Documentation): (CỰC KỲ QUAN TRỌNG TRONG XNK)

√ Yêu cầu nhà cung cấp xác nhận có thể cung cấp bản gốc các chứng từ sau:

• Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại)
• Packing List (Phiếu đóng gói chi tiết)
• Bill of Lading (B/L) (Vận đơn đường biển)
• Certificate of Origin (C/O - Giấy chứng nhận xuất xứ): form C/O cụ thể
• Certificate of Quality/Quantity (CQ/CC) (nếu cần).
• Giấy chứng nhận hun trùng (Fumigation Certificate) (nếu hàng có pallet gỗ).

√ Thông tin Tham chiếu (References): Yêu cầu hình ảnh sản phẩm thực tế, catalog, các chứng chỉ (ISO, CE...) và danh sách khách hàng tương tự (nếu đây là lần đầu làm việc).

Yêu cầu báo giá (RFQ) không chỉ là văn bản hỏi giá đơn thuần, mà là “bộ khung” quyết định chất lượng giao dịch, mức giá, tiến độ và rủi ro trong toàn bộ chuỗi mua hàng quốc tế. Một RFQ chuẩn giúp doanh nghiệp đàm phán tốt hơn, kiểm soát chất lượng chặt hơn và tránh sai sót tốn kém.

Nếu bạn muốn làm chủ kỹ năng xây dựng RFQ, đánh giá nhà cung cấp và vận hành mua hàng quốc tế chuyên nghiệp, hãy tham gia Khóa học Mua hàng Quốc tế Chuyên sâu tại Xuất nhập khẩu Lê Ánh để được hướng dẫn thực hành từ chuyên gia thực chiến.

Xuất nhập khẩu Lê Ánh không chỉ là đơn vị đào tạo khóa học xuất nhập khẩu thực tế cho người mới bắt đầu, trung tâm tập trung đào tạo chuyên sâu giúp học viên nâng cao chuyên môn ở từng vị trí công việc cụ thể thông qua các khóa học chuyên sâu như: 

+ Khóa học Khai báo Hải quan

+ Khóa Học Báo cáo Quyết toán Hải quan

+ Khóa học Chứng nhận Xuất xứ Hàng hóa (Khóa học C/O)

+ Khóa học Thanh toán Quốc tế

+ Khóa học Mua hàng Thực chiến

+ Khóa Học Sale Xuất khẩu- Nghệ thuật Bán hàng Quốc tế

+ Khóa học Chứng từ Xuất nhập khẩu & Logistics

+ Khóa học Khởi nghiệp Kinh doanh Xuất nhập khẩu

+ Khóa học Tra mã HS

+ Khóa học Sale Logistics

+ Khóa Học Ôn thi Chứng chỉ CDCS

+ Khóa học Xuất nhập khẩu Thực tế dành cho Doanh nghiệp (Inhouse)

Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về các khóa học xuất nhập khẩu ở TPHCM, Hà Nội và học online: 0904.84.8855

Ngoài các khóa học xuất nhập khẩu - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội, TPHCM và học online chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ SỐ 1 VIỆT NAM