Quy trình xuất khẩu lô hàng bằng đường biển

Vận tải quốc tế bằng đường biển là hình thức vận chuyển hàng hóa có từ lâu đời và được sử dụng rất phổ biến hiện nay. Vì vậy ở nước ta việc xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển thường được lựa chọn làm phương phức vận chuyển cho lô hàng xuất - nhập khẩu. Vậy vận tải quốc tế bằng đường biển có đặc điểm gì và quy trình xuất khẩu lô hàng Sea như thế nào? Hãy cùng XNK Lê Ánh khám phá qua bài viết dưới đây.

>>>>> Xem thêm: Hiệp định TPP và lợi ích với ngành Xuất nhập khẩu

1.Hiểu như thế nào về vận tải quốc tế bằng đường biển.

Đại dương chiếm ¾ diện tích trái đấy vì vậy không vô lí khi nói rằng vận tải quốc tế đường biển giữ vị trí đặc biệt quan trọng trong việc chuyên trở hàng hóa trên thị trường thế giới. Hầu hết các quốc gia phát triển nhất trên thế giới  đều là  những quốc gia có bờ biển dài, hệ thống cảng biển sầm uất, hiện đại. So với các phương thức vận chuyển hàng hóa khác thì khối lượng hàng hóa vận chuyển bằng đường biển  chiếm  gần  80% tổng khối lượng hàng hóa vận chuyển trên toàn thế giới.

Dịch vụ vận tải quốc tế bằng đường biển là loại hình vận tải quốc tế mà phương tiện vận tải chỉ di chuyển trên mặt biển nhằm chuyên trở hàng hóa từ quốc gia này đến quốc gia khác.

Đặc điểm của vận tải quốc tế bằng đường biển

Phương tiện vận chuyển chủ yếu là tàu biển công suất lớn.

Quãng đường vận chuyển ở trên mặt biển (mặt nước).

Tuyến vận tải thường đi qua nhiều cảng biển.

Phân loại hàng hóa đường biển

Hàng thông thường

Hàng nguy hiểm: phải kiểm tra MSDS / mục 14

Các hãng tàu biển trên thế giới: Mearsk, CMA-CGM, APL, PIL, NYK, K’LINE, OOCL, COSCO, Evergreen, Yangming, Hamburg Sud, UASC, WANHAI, TS LINE, SITC……….

Các cảng biển lớn trên thế giới

Châu Âu: Hamburg, Rotterdam, Antwerp, Genoa, Piraeus, Southampton…..

Châu Á: Singapore, Hongkong, Bangkok, Port Kelang, Taichung, Busan, Hochiminh, Jebel Ali, Nhava sheva, Osaka, Tokyo, Shanghai, Shenzhen…….

Châu Mỹ: Longbeach, New York, Valparaiso, Buenos Aires……

Châu Phi: Johanesburg, Durban

Châu Đại Dương: Sydney, Brisbane, Melburne, Auckland

Quy trình xuất khẩu lô hàng bằng đường biển

2.Ưu, nhược điểm của vận tải quốc tế bằng đường biển.

Ưu điểm.

Năng lực chuyên trở của vận tải đường biển rất lớn.

Chi phí vận tải đường biển thường thấp hơn chi phí các phương thức vận tải khác khá nhiều.

Chuyên trở được hàng cồng kềnh, đa dạng (đây là ưu điểm khiến vận tải đường biển được sử dụng phổ biến trên thế giới từ trước tới nay).

Nhược điểm.

Thời gian chuyên trở hàng hóa khá dài so với các hình thức vận tải khác.

Vận tải đường biển đòi hỏi kỹ thuật cao về bảo quản chất lượng hàng hóa trên tàu.

Rủi ro trong quá trình vận tải bằng đường biển là khá cao và nguy hiểm.

3.Quy trình và bộ chứng từ về vận tải quốc tế bằng đường biển

Quy trình làm lô hàng xuất khẩu đường biển

Bước 1: Xin giấy phép ( if any) => giấy phép.

TH1: Không phải xin giấy phép xuất khẩu đối với những hàng hóa hoặc dịch vụ.

Khi cơ quan hoặc doanh nghiệp bạn kinh doanh những mặt hàng thông thường được sự cho phép của cơ quan chủ quản hoặc các bộ chuyên ngành.

TH2: Bắt buộc phải xin giấy phép xuất khẩu.

Đối với những hàng hóa thuộc diện quản lý đặc biệt của chính phủ.

Những hàng hóa cần cấp phép xuất khẩu là những mặt hàng bị hạn chế hay xuất khẩu có điều kiện, khi kinh doanh những mặt hàng này đòi hỏi phải xin giấy phép từ các cơ quan có thẩm quyền.

Bộ hồ sơ xin giấp phép xuất khẩu bao gồm:

+ Đơn xin cấp phép

+ Hợp đồng xuất khẩu

+ Báo cáo tình hình thực hiện

Bước 2: Xác nhận thanh toán.

Hồ sơ pháp nhân của công ty (Giấy đăng ký kinh doanh, mã số thuế, mã  số XNK).

Một trong những nôi dung quan trọng trong xuất khẩu hàng hóa là vấn đề thanh toán.Những vướng mắc trong vấn đề thanh toán thường mang lại rủi ro cao cho nhà xuất khẩu.Nội dung của điều khoản thanh toán dù đã được đề cập rất rõ trong hợp đồng nhưng cũng chưa đảm bảo cࡴắc chắn rằng rủi ro thanh toán sẽ không xảy ra.Nghiệp vụ kiểm tra xác nhận thanh  toán là  một trong những  nghiệp vụ rất quan trọng khi tổ chức thực hiện hợp đồng ngoại thương theo những điều khoản trong hợp đồng.

Căn cứ vào hình thức thanh toán có thể tóm lược nghiệp vụ kiểm tra xác nhận thanh toán của các bạn hàng như sau:

TH1: Thanh toán bằng tiền mặt.

Khi thanh toán bằng tiền mặt đòi hỏi nhà xuất khẩu phải hoàn tất các thủ tục thanh toán để làm chứng từ kế toán.

Chứng từ quan trọng nhất để thanh toán bằng tiền mặt là hóa đơn kiêm phiếu thu tiền.

Hóa đơn thương mại hay phiếu thu tiền kiêm hóa đơn bán hàng đều là những chứng từ ghi nhận các nội dung về hàng hóa, số lượng đơn giá  và số tiền thanh toán.

Lưu ý quan trọng nhất khi thanh toán bằng tiền mặt là nhà xuất khẩu hàng hóa phải kiểm tra được chất lượng tiền và số lượng tiền.

(Ví dụ : Hóa đơn kiêm phiếu thu tiền)

TH2: Thanh toán bằng phương thức nhờ thu.

Trong trường hợp thanh toán bằng phương thức nhờ thu thì nhà xuất khẩu phải cẩn trọng hơn vì phương thức này thường không an toàn cho nhà xuất khẩu.

Khi thanh toán bằng phương thức nhờ thu nhà xuất khẩu cần phải xem xét uy tín và tiềm lực tài chính của đối tác qua các nghiệp vụ thẩm tra quốc tế, thông thường quá trình thẩm tra được tiến hành trước khi có quyết định ký hợp đồng ngoại thương với điều khoản thanh toán nhờ thu.

Chú ý: Lưu ý quan trọng nhất khi thanh  toán bằng phương thức  nhờ thu là  nhà xuất khẩu phải thẩm định được khả năng thanh toán của nhà nhập khẩu bằng cách gửi các chứng từ liên quan như: Đơn bảo lãnh của ngân hàng, Cam kết thanh toán, Báo cáo tài chính thường niên 2 năm có kiểm toán.

TH3: Thanh toán bằng điện chuyển tiền(T.T, TTR.).

Trong trường hợp thanh toán bằng điện chuyển tiền nhà xuất khẩu thường quan tâm tới thời điểm thanh toán.

Nếu được thanh toán trước thì các nhà xuất khẩu chỉ cần kiểm  tra bản fax, điện chuyển tiền của đối tác để đối chiếu với tài khoản ngoại tệ ở ngân hàng.

Trên thực tế khi nhận được giấy báo có của ngân hàng thì nhà xuất khẩu mới thực sự an tâm xuất hàng hóa và đảm bảo thanh toán được tiền hàng.

Chú ý: Để đảm báo chắc chắn nhà xuất khẩu nhận được tiền từ đối tác thì nhà xuất khẩu phải làm 2 nghiệp vụ sau:

+ Phải yêu cầu nhà nhập khẩu có bản sao lệnh chuyển tiền.

+ Liên hệ trực tiếp với ngân hàng xem tiền có thực sự nổi trên tài khoản ngoại tệ của mình hay không.

TH4: Thanh toán bằng thư tín dụng chứng từ (L/C).

Đầu tiên nhà xuất khẩu phải xem xét kỹ các nội dung của thư tín dụng.

Phương thức thanh toán của thư tín dụng là trả chậm, ngay,dần.

Hình thức của thư tín dụng.

Kiểm tra nội dung của thư tín dụng như: Ngày, ngân hàng phát hành, nơi và địa điểm hết hạn tín dụng, loại tiền và tổng giá trị của lô hàng.

Kiểm tra các điều kiện và nội dung của hàng hóa theo tinh thần hợp đồng như: Tên người hưởng lợi, tên ngân hàng, tên tài khoản.

Kiểm tra yêu cầu thanh toán khi xuất trình.

Kiểm tra yêu cầu các bộ chứng từ cần thanh toán.

Kiểm tra quan hệ đại lý giữa các ngân hàng và các điều kiện khác của L/C.

Chú ý: Chú ý để rủi ro mà nhà xuất khẩu phải chịu là thấp nhất thì trong hợp đồng ngoại thương nhà nhập khẩu lên  đàm phán để có được phương thức thanh  toán bằng L/C không hủy ngang và có xác nhận.

Bước 3: Chuẩn bị hàng xuất.

Sau khi kiểm tra xác nhận thanh toán của khách hàng thì nhà xuất khẩu cần tập trung vào chuẩn bị hàng hóa cho xuất khẩu.Trên thực tế nhà xuất khẩu có thể là nhà sản xuất hoặc thương nhân nên nghiệp vụ chuẩn bị hàng xuất khẩu cũng rất đa dạng.

TH1: Hình thức thu mua để xuất khẩu.

Các bước cần làm để có được hàng hóa là:

Tổ chức mạng lưới thu mua.

Tổ chức tuyển chọn và lưu giữ.

Vận chuyển bảo quản nhập kho và xuất khẩu.

TH2: Gia công chế biến xuất khẩu.

Các bước cần làm là:

Rà soát các khâu, quá trình sản xuất và bố trí trang thiết bị và nhân sự.

Ký hợp đồng thu mua nguyên vật liệu hoặc nhận vật tư.

Tổ chức sản xuất hoặc gia công.

Kiểm tra hàng nhập kho để chờ xuất khẩu.

TH3: Liên doanh liên kết để xuất khẩu.

Các bước chuẩn bị hàng xuất là:

Ký kết hợp đồng đặt hàng hoặc ký kết hợp đồng xuất khẩu.

Tổ chức theo dõi giám sát quá trình thực hiện.

Tổ chức thanh, quyết toán.

Chú ý: Trong bước này nhà nhập khẩu thường yêu cầu trong hợp đồng giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O), Invoice.

Bước 4: Kiểm tra hàng xuất.

Hàng hóa xuất khẩu thường có tiêu chuẩn cao theo  các tiêu  chí quốc tế nên khi hàng hóa được sản xuất hay chế biến xong cần phải có sự kiểm tra đánh giá để có các chứng thư chứng nhận về chất lượng và số lượng hàng hóa.Mặt khác giấy chứng nhận về chất lượng và số lượng về lô  hàng xuất  khẩu thường được quy định là một trong các chứng từ thanh toán cần xuất trình cho ngân hàng thanh toán.

=>Do đó các nhà xuất khẩu sẽ phải thực hiện nhiệm vụ kiểm tra hàng hóa xuất khẩu để phát hành chứng thư.

Tùy theo quy định về người ký phát chứng thư về chất lượng và số lượng của lô hàng xuất khẩu mà các nhà xuất khẩu sẽ tổ chức nghiệp vụ này theo 2 cách sau:

TH1: Nhà xuất khẩu tự kiểm tra và phát hành chứng thư.

Các bước cần thực hiện là:

Ra quyết định thành lập hội đồng chứng thư:PGĐ kinh doanh, trưởng phòng xuất nhập khẩu, trưởng phòng tài chính.

Tổ chức tiến hành kiểm tra hàng mẫu theo các phương pháp.

Lập biên bản đánh giá với đầy đủ chữ ký của hội đồng.

Soạn thảo và trình ký chứng  thư.

TH2: Chứng thư do cơ quan thuê ngoài cấp.

Các bước cần làm để có được chứng thư:

Liên hệ với các công ty giám định như: SGS, VINACONTROL,...để lấy lịch trình và bảng báo giá.

Thỏa thuận giá cả và lên hợp đồng.

Tổ chức tiếp đón đại diện cơ quan giám định.

Tổ chức phối hợp kiểm tra hàng xuất khẩu.

Lập biên bản giám định.

Thanh toán cước phí và lấy chứng thư, thanh lý hợp đồng.

Chú ý: Trong bước chuẩn bị hàng xuất hiện giấy chứng nhận về số lượng,chất lượng.

Bước 5: Thuê tàu (if any).

Nghiệp vụ này thường do các điều kiện và cơ sở giao hàng quyết định nghĩa vụ, chi phí và chuyển rủi ro hàng hóa.Nghĩa vụ thuê tàu đối với nhà xuất khẩu thuộc về các điều kiện thuộc nhóm C, D trong Incoterm 2000.

Về cơ bản thực hiện việc thuê vận chuyển chặng chính sẽ phải thực hiện những bước sau:

Liên hệ với đại lý vận chuyển để lấy thông tin về lịch trình và giá cước.

Lựa chọn hãng vận chuyển, chuyến vận chuyển và đăng ký chuyển hàng, thuê dịch vụ cần thiết như vỏ công bốc xếp.

Tổ chức giao hàng cho hãng vận chuyển, người chuyên chở ký biên bản giao hàng.

Cung cấp thông tin bổ sung cho hãng vận chuyển chuẩn bị vận đơn.

Đổi biên lai hay biên bản lấy vận đơn và thanh toán cước phí.

Chú ý: Trong bước này sẽ xuất hiện vận đơn đường biển Sea way bilL

Bước 6: Mua bảo hiểm (if any).

Việc mua bảo hiểm cũng không phải là bắt buộc đối với nhà nhập khẩu.Trong các điều kiện mua bán theo các điều kiện CIF,CIP nhà xuất khẩu mới thực hiện nghiệp vụ mua bảo hiểm.

Để mua được bảo hiểm nhà xuất khẩu phải có hợp đồng ngoại thương và các chưng từ liên quan đến việc giao hàng theo hợp đồng đó.

Vì vậy cần xem xét kỹ hợp đồng và thư tín dụng để thực hiện các nghiệp vụ sau:

 Liên hệ với các công ty bảo hiểm lấy danh sách cước phí chọn mua bảo hiểm theo hợp đồng xuất khẩu và thư tín dụng quy định(Điều kiện A,B,C)

Đàm phán và ký kết hợp đồng.

Cung cấp các chứng từ cần thiết liên quan.

Thanh toán cước phí và nhận giấy chứng nhận bảo hiểm.

Chú ý:

+ Trong bước mua bảo hiểm này sẽ xuất hiện giấy chứng nhận bảo hiểm IP/IC.

+ Nếu trong hợp đồng không có quy định mức mua bảo hiểm thì mua ở mức bảo hiểm thấp nhất.

Bước 7: Làm thủ tục hải quan.

Trước khi giao hàng lên phương tiện vận tải người xuất  khẩu cần phải khai  báo hải quan cho các điều kiện cơ sở giao hàng nhóm F,C,D.Thực hiện việc thông quan hàng hóa theo quy định của quốc gia sở tại.

Đối với Việt Nam việc thông quan hàng hóa cần phải xuất trình các chứng từ hải quan bao gồm:

+ Tờ khai hải quan.

+ Hợp đồng xuất khẩu.

+ Phiếu đóng gói.

+ Giấy chứng nhận số lượng, chất lượng.

+ Hồ sơ pháp nhân doanh nghiệp.

+ Giấy phép xuất khẩu nếu có.

Quy trình và nghiệp vụ khai báo và thông quan hàng hóa bao gồm:

(1): Mua tờ khai và khai báo theo mẫu quy định(không dùng bản sao hay tẩy xóa).

(2): Nộp tờ khai và đang ký đợi kiểm hóa.

(3): Nhận thông báo kiểm hóa vận chuyển hàng đến địa điểm kiểm hóa.

(4): Ký xác nhận chủ hàng vào tờ khai, để hải quan kẹp chì, xin xác nhận hàng đã kiểm của hải quan và nhận thông báo thuế nếu có.

Chú ý:

+ Thông quan điện tử không phải doanh nghiệp nào cũng được thông quan mà phải dựa vào uy tín của doanh nghiệp và loại hàng mà doanh nghiệp thông quan.

+ Trên tờ khai tờ khai bao giờ cũng có mã số mã vạch.

+ Kê khai vào tờ khai hải quan và phụ lục tờ khai sẽ xác định được loại hình kinh doanh.

+ Trong bước này xuất hiện một loại chứng từ mới là tờ khai hải quan.

Bước 8: Giao hàng.

Nghiệp vụ vận chuyển chặng chính sẽ liên quan đến cách giao hàng của nhà xuất khẩu.Căn cứ vào việc lưu kho, lưu bãi sẽ có hai cách giao hàng xuất khẩu như sau:

TH1: Đối với hàng phải lưu kho, lưu bãi nhà xuất khẩu giao hàng cho chủ kho hay chủ cảng và sau đó chủ kho hay chủ cảng chủ động giao hàng lên  tàu. Các nghiệp vụ này bao gồm:

Giao danh mục hàng xuất khẩu (Cargo list) và đăng ký với phòng điều độ bố trí kho bãi và lập phương án xếp dỡ.

Lấy lệnh nhập hàng vào kho hàng.

Giao hàng vào kho bãi.

TH2: Đối với hàng xuất khẩu không cần lưu kho lưu bãi hãy giao trực tiếp cho hãng tàu vận chuyển các nghiệp vụ này bao gồm:

Kiểm dịch hay kiểm nghiệm (nếu có).

Thông báo ngày giữa phương tiện dự kiến đến cảng cho cảng biển, chấp nhận thông báo sẵn sàng.

Giao cho các danh mục hàng xuất khẩu phối hợp với thuyền phó lên phương án sơ đồ xếp hàng (Cargo plan).

Thuê đội tàu xếp dỡ của cảng biển, lấy lệnh xếp hàng ấn định máng xếp hàng, xe và đội bốc xếp hay người áp tải hàng.

Tổ chức giao hàng lên phương tiện vận chuyển.

Lấy biên lai thuyền phó (Mate’s receipt) để đổi lấy vận đơn đồng thời lập bảng tổng kết hàng với đầy đủ xác nhận của các bên.

Căn cứ vào việc gửi hàng theo phương thức đóng công cũng có hai phương thức là gửi hàng nguyên công và gửi hàng lẻ.

TH1: Nhà xuất khẩu gửi hàng nguyên công sẽ thực hiện những nghiệp vụ sau:

Liên hệ với hãng vận chuyển hay đại lý để lấy đăng ký gửi hàng kèm danh mục hàng xuất.

Thuê hay mượn vỏ công bằng cách lấy lệnh cấp vỏ từ hãng kèm phiếu đóng gói và kẹp chì hãng tàu.

Đóng hàng vào công kẹp chì hàng tài vận chuyển đến cảng biển.

Lấy biên bản giao nhận để làm căn cứ giao hàng lên tàu và đổi lấy vận đơn.

TH2: Nhà xuất khẩu gửi hàng lẻ cũng thực hiện các bước như đóng hàng nguyên công nhưng cần bỏ sung cách giao hàng không dùng nguyên vỏ công.

Hàng hóa sẽ giao cho người chuyên chở để gom hàng đống công tại địa điểm của hãng vận chuyển hay đại lý ấn định.

Người chuyên chở xếp công lên tầu và ký phát vận đơn cho người gửi hàng.

Bước 9: Làm thủ tục thanh toán.

TH1: Thanh toán bằng tiền mặt hay chuyển tiền.

Trong trường hợp thanh toán bằng tiền mặt hay chuyển tiền sau khi giao hàng thì nghiệp vụ làm thủ tục thanh toán thực hiện tương tự như khi kiểm tra xác nhận thanh toán.

TH2: Thanh toán bằng phương thức nhờ thu.

Trong trường hợp thanh toán bằng phương thức nhờ thu cần chú ý đến các nghiệp vụ yêu cầu thanh toán từ phía nhà xuất khẩu.Để đảm bảo được thanh toán tiền hàng, nhà xuất khẩu thường phải thực hiện các nhiệm vụ như: Phát thư theo yêu cầu thanh toán, chuyển chứng từ, ký phát hối phiếu đòi tiền....

Chú ý: Phương thức này thường mang lại rủi ro cho nhà xuất khẩu nên các nhà xuất khẩu phải thận trọng khi áp dụng phương thức này.

TH3: Thanh toán bằng thư tín dụng (L/C) trả ngay không hủy ngang.

Việc thanh toán bằng phương thức này thì việc  thanh  toán tiền  hàng  xuất khẩu sẽ dựa vào việc xuất  trình  chứng từ thanh  toán hợp lệ  với ngân  hàng.Bộ chứng từ thanh toán hợp lệ với ngân hàng được quy định chi tiết trong thư tín dụng với những yêu cầu chung như sau:

+ Tất cả chứng từ phải hợp lệ, không thừa không thiếu chứng từ.

+ Bộ chứng từ phải không có sai sót về mặt hình thức, chữ viết, ký tự hay nội dung.

+ Số lượng chứng từ về bản sao và bản chính phải đầy đủ.

+ Xuất trình trong thời hạn hiệu lực của thư tín dụng và của hợp đồng.

Bước 10: Xử lý khiếu nại.

Nghiệp vụ giải quyết khiếu nại chỉ xảy ra khi có sự khiếu lại từ phía khách hàng.Thông thường, khi có các khiếu nại của khách hàng về hàng hóa thì nhà xuất khẩu sẽ giải quyết theo tinh thần của hợp đồng.

Tóm tắt quy trình xuất khẩu hàng hóa đường biển

Bước 1: Xin giấy phép

Bước 2: Xác nhận thanh toán.

Bước 3: Chuẩn bị hàng xuất.

Bước 4: Kiểm tra hàng xuất.

Bước 5: Thuê tàu (if any).

Bước 6: Mua bảo hiểm (if any).

Bước 7: Làm thủ tục hải quan.

Bước 8: Giao hàng.

Bước 9: Làm thủ tục thanh toán.

Bước 10: Xử lý khiếu nại.

Đó là 10 bước cơ bản để xuất khẩu lô hàng đường biển, tuy nhiên trong quá trình làm việc thực tế, chắc chắn sẽ còn rất nhiều vấn đề phát sinh. Vậy mới nói, là một nhân viên xuất nhập khẩu không phải là điều dễ dàng, bạn phải thực sự có bản lĩnh và kinh nghiệm vững vàng thì mới có thể xử lí được những rủi ro không ngừng trong quá trình làm hàng. 

Để nhận được những chia sẻ, sự tư vấn về xuất nhập khẩu của các chuyên gia hàng đầu tại XNK Lê Ánh, bạn hãy để lại thông tin bên dưới hoặc tham gia các khóa học xuất nhập khẩu thực tế tại Lê Ánh.

Xuất nhập khẩu Lê Ánh – Nơi đào tạo xuất nhập khẩu thực tế số 1 Việt Nam. Chúng tôi đã tổ chức thành công các khóa học nghiệp vụ xuất nhập khẩu thực tế và hỗ trợ việc làm cho hàng nghìn học viên trên cả nước, mang đến cơ hội làm việc trong ngành logistics và xuất nhập khẩu đến với đông đảo học viên.

Bình luận

Đánh giá của bạn

ĐĂNG KÝ KHÓA HỌC

Đăng ký khóa học ngay hôm nay để nhận được nhiều phần quà hấp dẫn

Hotline: 0904.84.8855

dao-tao-xuat-khau-khau
Đăng ký
khoa-hoc-xuat-nhap-khau-tphcm 0904.84.8855 - 0966.199.878