Lộ Trình Học Purchasing (Mua Hàng Quốc Tế): Cơ Bản - Nâng Cao

Trong lĩnh vực mua hàng quốc tế, kiến thức và kỹ năng chuyên sâu là điều cần thiết. Với mong muốn giúp các cá nhân và doanh nghiệp hiểu rõ hơn về lĩnh vực Purchasing và phát triển năng lực trong quản lý mua hàng quốc tế, bài viết này Xuất Nhập Khẩu Lê Ánh sẽ chi sẻ Lộ trình học Purchasing (mua hàng quốc tế) hiệu quả, đi từ những kiến thức cơ bản đến những kỹ năng nâng cao trong lĩnh vực này. Cùng theo dõi nhé!

1. Purchasing là gì?

Purchasing là hoạt động mua hàng nhằm đáp ứng nhu cầu nguyên vật liệu, hàng hóa, máy móc, linh kiện, dịch vụ hoặc sản phẩm phục vụ hoạt động sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp.

Với mua hàng quốc tế, nhân viên Purchasing không đơn thuần tìm nhà cung cấp và đặt hàng. Công việc thường bao gồm: tiếp nhận yêu cầu mua hàng, tìm supplier, gửi RFQ, so sánh báo giá, đàm phán điều kiện thương mại, lập Purchase Order, theo dõi sản xuất, kiểm tra chứng từ, phối hợp logistics, thanh toán quốc tế, xử lý khiếu nại và đánh giá hiệu quả nhà cung cấp.

Một nhân viên Purchasing giỏi cần hiểu cả mua hàng, xuất nhập khẩu, logistics, Incoterms, thanh toán quốc tế, hợp đồng ngoại thương và quản trị nhà cung cấp.

2. Vì sao nên học Purchasing mua hàng quốc tế?

Mua hàng quốc tế là vị trí quan trọng tại các doanh nghiệp sản xuất, thương mại, xuất nhập khẩu, FDI và chuỗi cung ứng. Doanh nghiệp muốn tối ưu chi phí, chủ động nguồn hàng, giảm rủi ro giao hàng và nâng cao năng lực cạnh tranh đều cần đội ngũ Purchasing có chuyên môn.

Người làm Purchasing tốt có thể ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn, chất lượng hàng hóa, tiến độ sản xuất, dòng tiền và lợi nhuận của doanh nghiệp. Chỉ một sai sót nhỏ về điều kiện giao hàng, thanh toán, hợp đồng hoặc chứng từ cũng có thể làm phát sinh chi phí lớn.

Vì vậy, học Purchasing bài bản là bước quan trọng nếu bạn muốn theo nghề mua hàng quốc tế lâu dài, đặc biệt khi chưa có nền tảng về xuất nhập khẩu và logistics.

3. Ai nên học Purchasing mua hàng quốc tế?

Lộ trình học Purchasing phù hợp với các nhóm sau:

Sinh viên: Muốn chuẩn bị kiến thức thực tế để ứng tuyển vị trí mua hàng, xuất nhập khẩu, logistics hoặc supply chain.

Người mới đi làm: Muốn hiểu quy trình mua hàng quốc tế để bắt đầu nghề Buyer, Purchasing hoặc Procurement.

Nhân viên mua hàng nội địa: Muốn mở rộng sang mua hàng quốc tế, làm việc với supplier nước ngoài và chứng từ ngoại thương.

Nhân sự xuất nhập khẩu – logistics: Muốn hiểu thêm đầu mua hàng để phối hợp tốt hơn với bộ phận Purchasing.

Chủ doanh nghiệp, quản lý: Muốn kiểm soát chi phí mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp và hạn chế rủi ro khi nhập khẩu hàng hóa.

Người trái ngành: Muốn chuyển sang lĩnh vực mua hàng quốc tế nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu.

4. Vì sao cần có lộ trình học mua hàng quốc tế bài bản?

Xem thêm: Purchasing là gì?

Có một lộ trình học tập bài bản trong mua hàng quốc tế là vô cùng quan trọng và dưới đây là một số lý do:

- Mua hàng quốc tế yêu cầu hiểu biết sâu rộng về các thị trường, pháp luật, và văn hóa khác nhau. Một lộ trình học tập bài bản giúp nhà mua hàng phát triển kiến thức và kỹ năng cần thiết để đối phó với các vấn đề phức tạp trong môi trường quốc tế.

- Các giao dịch quốc tế đi kèm với rủi ro cao hơn. Một lộ trình học tập cụ thể sẽ trang bị cho những người làm trong ngành những công cụ và phương pháp cần thiết để giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tuân thủ các quy định quốc tế.

- Hiểu biết về cách thức và chiến lược mua hàng quốc tế có thể giúp các tổ chức tối ưu hóa chi phí, đạt được giá cả tốt hơn và cải thiện điều kiện thanh toán, từ đó tăng lợi nhuận tổng thể.

- Các nhân viên mua hàng có kỹ năng và kiến thức bài bản thường có nhiều cơ hội thăng tiến hơn trong sự nghiệp của họ. Việc tham gia các khóa học chuyên môn và chứng chỉ trong lĩnh vực này là một bước đi quan trọng để tăng cơ hội thăng tiến trong nghề.

5. Lộ trình học Purchasing cho người mới bắt đầu

Bước 1: Hiểu tổng quan nghề Purchasing

Người mới cần hiểu rõ Purchasing là gì, vai trò của bộ phận mua hàng trong doanh nghiệp, sự khác nhau giữa mua hàng nội địa và mua hàng quốc tế, mối liên hệ giữa Purchasing, Logistics, Xuất nhập khẩu và Supply Chain.

Ở bước này, người học nên nắm được:

• Nhân viên Purchasing làm gì?
• Quy trình mua hàng gồm những bước nào?
• Purchasing phối hợp với những bộ phận nào?
• Các vị trí nghề nghiệp trong mua hàng quốc tế
• Các thuật ngữ tiếng Anh thường gặp trong Purchasing

Bước 2: Nắm quy trình mua hàng quốc tế

Quy trình mua hàng quốc tế thường bắt đầu từ nhu cầu mua hàng và kết thúc khi hàng được nhập kho, thanh toán, lưu hồ sơ và đánh giá nhà cung cấp.

Một quy trình cơ bản gồm:

• Nhận yêu cầu mua hàng từ bộ phận có nhu cầu
• Xác định tiêu chuẩn hàng hóa, số lượng, thời gian cần hàng
• Tìm kiếm và sàng lọc nhà cung cấp
• Gửi RFQ để lấy báo giá
• So sánh giá, MOQ, lead time, điều kiện thanh toán
• Đàm phán với nhà cung cấp
• Lập Purchase Order hoặc ký hợp đồng ngoại thương
• Theo dõi sản xuất, đóng gói, giao hàng
• Phối hợp logistics, chứng từ, hải quan
• Nhận hàng, nhập kho, thanh toán và đánh giá supplier

Người học cần hiểu toàn bộ quy trình trước khi đi sâu vào từng nghiệp vụ.

Bước 3: Học cách tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp

Tìm supplier là kỹ năng quan trọng của nhân viên Purchasing. Nhà cung cấp tốt ảnh hưởng trực tiếp đến giá mua, chất lượng hàng, tiến độ giao hàng và rủi ro của doanh nghiệp.

Người học cần biết:

• Tìm nhà cung cấp qua Alibaba, Global Sources, hội chợ, website, hiệp hội ngành hàng
• Kiểm tra thông tin pháp lý và năng lực supplier
• Đọc hồ sơ công ty, catalogue, chứng nhận chất lượng
• Đánh giá MOQ, lead time, năng lực sản xuất
• Phân biệt nhà sản xuất, công ty thương mại và đại lý
• Xây dựng danh sách nhà cung cấp tiềm năng

Ngoài giá, người làm Purchasing cần đánh giá cả chất lượng, thời gian giao hàng, năng lực phản hồi, điều kiện thanh toán và lịch sử hợp tác.

Bước 4: Học RFQ, báo giá và so sánh chi phí

RFQ là yêu cầu báo giá gửi đến nhà cung cấp. Một RFQ rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp nhận được báo giá chính xác, hạn chế hiểu sai về quy cách, số lượng, điều kiện giao hàng và thanh toán.

Người học cần biết cách lập RFQ gồm:

• Tên hàng, mã hàng, thông số kỹ thuật
• Số lượng đặt hàng
• Yêu cầu đóng gói, nhãn mác
• Điều kiện giao hàng theo Incoterms
• Thời gian giao hàng
• Điều kiện thanh toán
• Chứng từ cần cung cấp
• Tiêu chuẩn chất lượng
• Thời hạn phản hồi báo giá

Sau khi nhận báo giá, nhân viên Purchasing cần lập bảng so sánh để đánh giá giá mua, freight, insurance, thuế nhập khẩu, phí logistics, thời gian giao hàng và tổng chi phí landed cost.

Bước 5: Học Incoterms và điều kiện giao hàng

Incoterms là nội dung bắt buộc với mua hàng quốc tế. Người làm Purchasing cần hiểu trách nhiệm, chi phí và rủi ro giữa người bán và người mua theo từng điều kiện giao hàng.

Các điều kiện thường gặp gồm: EXW, FOB, CIF, CFR, FCA, DAP, DDP

Ví dụ, nếu mua theo FOB, người mua thường chịu trách nhiệm thuê tàu, mua bảo hiểm nếu cần, làm thủ tục nhập khẩu và nhận hàng tại cảng đến. Nếu mua theo CIF, người bán chịu chi phí vận tải và bảo hiểm đến cảng đích, nhưng người mua vẫn cần hiểu điểm chuyển giao rủi ro để tránh nhầm lẫn khi xảy ra tổn thất.

Hiểu sai Incoterms có thể làm tăng chi phí logistics hoặc phát sinh tranh chấp với nhà cung cấp.

Bước 6: Học đàm phán với nhà cung cấp

Đàm phán trong Purchasing không chỉ là ép giá. Một nhân viên mua hàng chuyên nghiệp cần đàm phán tổng thể nhiều yếu tố:

• Giá mua
• MOQ
• Lead time
• Điều kiện thanh toán
• Điều kiện giao hàng
• Tiêu chuẩn chất lượng
• Chính sách đổi trả
• Bảo hành
• Chứng từ
• Chiết khấu theo sản lượng
• Điều khoản phạt chậm giao hàng

Mục tiêu của đàm phán là đạt được tổng lợi ích tối ưu, không chỉ giá thấp. Giá rẻ nhưng hàng kém chất lượng, giao chậm hoặc chứng từ sai có thể gây thiệt hại lớn hơn nhiều so với phần tiết kiệm ban đầu.

Bước 7: Học hợp đồng ngoại thương và Purchase Order

Người làm Purchasing cần biết lập, đọc và kiểm tra hợp đồng ngoại thương hoặc Purchase Order.

Các nội dung cần chú ý gồm:

• Tên hàng, quy cách, chất lượng
• Số lượng, đơn giá, tổng giá trị
• Điều kiện giao hàng
• Thời gian giao hàng
• Cảng đi, cảng đến
• Phương thức thanh toán
• Chứng từ yêu cầu
• Điều khoản bảo hành, khiếu nại
• Phạt vi phạm
• Luật áp dụng và giải quyết tranh chấp

Hợp đồng là căn cứ quan trọng để xử lý khi phát sinh sai lệch về hàng hóa, chứng từ, giao hàng hoặc thanh toán.

Bước 8: Học thanh toán quốc tế

Purchasing quốc tế thường liên quan đến các phương thức thanh toán như T/T, L/C, D/P, D/A. Người học cần hiểu ưu điểm, rủi ro và cách áp dụng từng phương thức.

Với người mới, cần nắm:

• Khi nào dùng T/T trước, T/T sau?
• L/C phù hợp trường hợp nào?
• Rủi ro khi thanh toán đặt cọc cao
• Cách kiểm tra thông tin người thụ hưởng
• Chứng từ nào liên quan đến thanh toán?
• Phối hợp giữa Purchasing, kế toán và ngân hàng ra sao?

Nếu không hiểu thanh toán quốc tế, nhân viên mua hàng dễ gặp rủi ro khi đặt cọc, thanh toán sai thông tin hoặc không kiểm soát được chứng từ.

Bước 9: Học logistics, chứng từ và hải quan cơ bản

Purchasing không nhất thiết phải làm toàn bộ nghiệp vụ logistics, nhưng cần hiểu đủ để phối hợp hiệu quả.

Người học cần biết:

• Booking
• Bill of Lading
• Air Waybill
• Commercial Invoice
• Packing List
• C/O
• HS Code
• Thuế nhập khẩu
• Tờ khai hải quan
• Phí local charges
• Lưu container, lưu bãi
• Thời gian vận chuyển quốc tế

Nếu bộ phận Purchasing không kiểm soát chứng từ ngay từ đầu, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro khi thông quan, xin C/O, tính thuế hoặc nhận hàng.

Bước 10: Học quản trị nhà cung cấp và KPI Purchasing

Sau khi hoàn thành đơn hàng, nhân viên Purchasing cần đánh giá nhà cung cấp để phục vụ các lần mua tiếp theo.

Các tiêu chí thường dùng:

• Giá cả
• Chất lượng hàng hóa
• Tỷ lệ giao hàng đúng hạn
• Tốc độ phản hồi
• Năng lực xử lý phát sinh
• Điều kiện thanh toán
• Mức độ ổn định
• Khả năng cung ứng lâu dài

Một số KPI Purchasing thường gặp gồm cost saving, on-time delivery, supplier defect rate, purchase order cycle time, tỷ lệ đơn hàng đúng chất lượng và mức độ tuân thủ hợp đồng.

Tham khảo thêm:

• Đàm phán về chất lượng sản phẩm trong hợp đồng ngoại thương
• Đàm phán về điều kiện và thời gian giao hàng trong hợp đồng ngoại thương
• Đàm phán thông tin công ty, thông tin sản phẩm, nhà máy trong hợp đồng ngoại thương
• Đàm phán về Thời hạn thanh toán (Time of payment) trong hợp đồng ngoại thương
• Đàm phán về quy cách đóng gói trong hợp đồng ngoại thương
• Đàm phán về phương thức thanh toán trong Hợp đồng ngoại thương
• Những lưu ý khi đàm phán giá trong hợp đồng ngoại thương

2.2 Quy trình mua hàng cơ bản

Tham khảo các bước chính trong quy trình mua hàng tiêu chuẩn:

Bước 1: Xác định nhu cầu mua hàng: Xác định và phân tích nhu cầu mua hàng của tổ chức. Các bộ phận trong công ty sẽ đề xuất nhu cầu mua hàng dựa trên các yêu cầu về sản phẩm hoặc dịch vụ cần thiết cho hoạt động kinh doanh

Bước 2: Tìm kiếm nhà cung cấp: Lựa chọn nhà cung cấp thích hợp thông qua nghiên cứu thị trường, lấy báo giá, và đánh giá nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí như giá cả, chất lượng sản phẩm, độ tin cậy, và khả năng giao hàng.

Bước 3: Đàm phán điều khoản: Thảo luận và đàm phán với nhà cung cấp về các điều khoản của hợp đồng, bao gồm giá cả, điều kiện thanh toán, thời gian giao hàng, và các điều khoản bảo hành hoặc hỗ trợ kỹ thuật. Mục đích là để đạt được thỏa thuận tốt nhất cho cả hai bên, giảm thiểu rủi ro và tăng hiệu quả chi phí.

Bước 4: Lập đơn đặt hàng (Purchase Order - PO): Sau khi thỏa thuận được các điều khoản, đơn đặt hàng chính thức được tạo ra và gửi đến nhà cung cấp. Đơn này bao gồm chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ, số lượng, giá cả, và thời gian giao hàng. Mục đích của bước này là để tạo ra tài liệu chính thức và ràng buộc pháp lý để nhà cung cấp giao hàng theo đúng yêu cầu.

Bước 5: Quản lý đơn hàng và nhận hàng: Theo dõi tiến độ đơn hàng và đảm bảo rằng hàng hóa hoặc dịch vụ được giao đúng hạn và đúng chất lượng. Khi hàng được nhận, tiến hành kiểm tra chất lượng và số lượng để đảm bảo phù hợp với các điều khoản trong PO.

Bước 6: Thanh toán và đóng gói: Sau khi xác nhận nhận hàng thành công và đúng điều khoản, tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp theo thỏa thuận. Lưu trữ các chứng từ liên quan cho mục đích kế toán và kiểm toán.

Ở giai đoạn này bạn có thể tham gia các khóa học cơ bản như:

• Khóa học xuất nhập khẩu thực tế cho người mới bắt đầu
• Khóa học logistics cơ bản

Xuất nhập khẩu Lê Ánh cung cấp các hình thức học để đáp ứng nhu cầu của tất cả các đối tượng học viên. Cụ thể, chúng tôi cung cấp các khóa học xuất nhập khẩu online và offline, bao gồm các khóa học xuất nhập khẩu TPHCM và Hà Nội.

2.3 Phát triển kỹ năng đàm phán và quản lý nhà cung cấp

Trong lĩnh vực mua hàng, đặc biệt là mua hàng quốc tế, kỹ năng đàm phán đóng vai trò quan trọng để đảm bảo các điều khoản tốt nhất cho công ty. Để phát triển kỹ năng này, bạn có thể tiếp cận như sau:

- Tìm hiểu các nguyên tắc cơ bản và chiến lược đàm phán (Có thể qua sách, khóa học, các bài giảng từ chuyên gia.

Tham khảo: Nghệ Thuật Đàm Phán Win Win Trong Hợp Đồng Ngoại Thương

- Thực hành các tình huống đàm phán giả định với đồng nghiệp hoặc qua các lớp học. Kinh nghiệm thực tiễn sẽ giúp bạn áp dụng các lý thuyết vào thực tế một cách hiệu quả hơn.

- Nghiên cứu các trường hợp đàm phán thành công và thất bại trong ngành để hiểu rõ hơn về những gì hoạt động tốt và những gì không.

- Khi làm việc với các nhà cung cấp từ các nền văn hóa khác nhau, việc hiểu biết về văn hóa địa phương và kinh doanh quốc tế là rất quan trọng. 

- Duy trì giao tiếp thường xuyên với các nhà cung cấp. 

- Tham gia các khóa học và hội thảo liên quan để cập nhật các kỹ năng và phương pháp mới nhất.

2.4 Học thực tế và kinh nghiệm

Để phát triển kỹ năng và nắm bắt kinh nghiệm thực tế trong bất kỳ lĩnh vực nào, đặc biệt là trong các ngành như xuất nhập khẩu hoặc mua hàng quốc tế, việc tham gia vào các hoạt động thực tiễn là rất quan trọng. Dưới đây là một số cách để học hỏi từ kinh nghiệm thực tế:

- Tìm kiếm cơ hội thực tập: Các vị trí thực tập cung cấp một cơ hội tuyệt vời để học hỏi từ những người có kinh nghiệm trong ngành. Bạn có thể làm việc trong một môi trường chuyên nghiệp, nơi bạn có thể áp dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn, đồng thời hiểu biết sâu sắc hơn về cách thức hoạt động của ngành.

- Tham dự hội thảo và hội nghị: Các sự kiện này không chỉ cung cấp thông tin về các xu hướng ngành nghề mới nhất mà còn là nơi để gặp gỡ và học hỏi từ những người có kinh nghiệm và chuyên môn cao.

- Đọc sách và tài liệu chuyên ngành: Đọc sách, báo cáo ngành, và các tài liệu nghiên cứu để hiểu sâu hơn về các thách thức và cơ hội trong lĩnh vực bạn quan tâm.

- Nhận phản hồi: Luôn tìm kiếm phản hồi từ đồng nghiệp và cấp trên để hiểu rõ hơn về điểm mạnh và điểm cần cải thiện của bản thân.

- Tự đánh giá: Dành thời gian để suy ngẫm và đánh giá bản thân mình sau mỗi dự án hoặc nhiệm vụ, xem xét những gì đã làm tốt và những gì có thể làm tốt hơn.

Tham khảo thêm:

• Lộ trình học xuất nhập khẩu cho người mới bắt đầu
• Lộ trình học khai báo hải quan điện tử
• Lộ trình học thanh toán quốc tế
• Lộ trình học sale xuất khẩu

3. Lợi ích của việc tham gia khóa học Purchasing tại Xuất nhập khẩu Lê Ánh

Khóa học Purchasing Mua hàng Quốc tế tại Xuất nhập khẩu Lê Ánh là khóa học tập trung vào nghiệp vụ mua hàng thực tế giúp học viên nhanh chóng thành thạo kỹ năng mua hàng quốc tế (International Purchasing).

Việc học Purchasing (mua hàng) mang lại nhiều lợi ích như:

- Học Purchasing giúp bạn hiểu rõ về quy trình mua hàng từ việc tìm kiếm nhà cung cấp, đàm phán hợp đồng, đến quản lý tài chính và quản lý rủi ro. Điều này giúp cải thiện kỹ năng và hiểu biết về lĩnh vực mua hàng.

- Mua hàng đòi hỏi kỹ năng đàm phán tốt để đạt được điều kiện mua hàng tốt nhất. Việc học Purchasing giúp bạn phát triển kỹ năng đàm phán, thuyết phục và thương lượng hiệu quả.

- Bằng cách hiểu rõ về thị trường, giá cả và cách quản lý chi phí, người học Purchasing có thể tối ưu hóa chi phí mua hàng, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tăng cường lợi nhuận.

- Việc học Purchasing giúp bạn hiểu rõ về cách quản lý rủi ro trong quá trình mua hàng, từ việc đánh giá rủi ro đến phòng ngừa và xử lý khi có sự cố xảy ra.

- Mua hàng không chỉ đơn thuần là giao dịch mua bán mà còn là xây dựng mối quan hệ đối tác lâu dài với nhà cung cấp. Việc học Purchasing giúp bạn có thể hiểu rõ về cách xây dựng và duy trì mối quan hệ đối tác hiệu quả.

- Kỹ năng và hiểu biết về Purchasing là một yếu tố quan trọng giúp bạn nâng cao cơ hội nghề nghiệp trong lĩnh vực quản lý chuỗi cung ứng, mua hàng và vận chuyển.

Hình ảnh khóa học và phản hồi học viên sau khóa học mua hàng quốc tế tại Xuất nhập khẩu Lê Ánh

Tham khảo thêm: Mô Tả Công Việc Của Nhân Viên Mua Hàng Xuất Nhập Khẩu

Xuất nhập khẩu Lê Ánh không chỉ là đơn vị đào tạo khóa học xuất nhập khẩu ở Hà Nội và Khóa học xuất nhập khẩu tại TPHCM, Khóa học xuất nhập khẩu online, khóa học logistics thực tế cho người mới bắt đầu, trung tâm tập trung đào tạo chuyên sâu giúp học viên nâng cao chuyên môn ở từng vị trí công việc cụ thể thông qua các khóa học XNK chuyên sâu như: 

• Khóa học Khai báo Hải quan
• Khóa Học Báo cáo Quyết toán Hải quan
• Khóa học Chứng nhận Xuất xứ Hàng hóa (Khóa học C/O)
• Khóa học Thanh toán Quốc tế
• Khóa học Mua hàng Thực chiến
• Khóa Học Sale Xuất khẩu- Nghệ thuật Bán hàng Quốc tế
• Khóa học Chứng từ Xuất nhập khẩu & Logistics
• Khóa học Khởi nghiệp Kinh doanh Xuất nhập khẩu
• Khóa học Tra mã HS
• Khóa học Sale Logistics
• Khóa Học Ôn thi Chứng chỉ CDCS
• Khóa học Xuất nhập khẩu Thực tế dành cho Doanh nghiệp (Inhouse)

Hotline: 0904.84.8855

Ngoài các khóa học xnk - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội, TPHCM và học online chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ SỐ 1 VIỆT NAM