Top 5 Sai Lầm Lớn Sale Xuất Khẩu Cần Tránh

Top 5 Sai Lầm Lớn Sale Xuất Khẩu Cần Tránh – bạn có chắc mình đang đi đúng hướng trong công việc xuất khẩu? Nhiều nhân viên sale bỏ qua những sai sót tưởng nhỏ nhưng lại khiến đơn hàng thất bại, khách hàng mất hứng và doanh nghiệp chịu lỗ. Cùng Xuất nhập khẩu Lê Ánh khám phá những lỗi phổ biến nhất và cách phòng tránh để nâng cao hiệu quả kinh doanh xuất khẩu qua bài viết sau đây.

Trong thế giới phẳng, mỗi container hàng rời cảng không chỉ chở theo sản phẩm mà còn là niềm tự hào, uy tín của một thương hiệu và cả một quốc gia. Nhân viên sale xuất khẩu chính là những "đại sứ" ở tiền tuyến. Họ không chỉ là người bán hàng, mà còn là nhà đàm phán, nhà ngoại giao, người kết nối những cây cầu giao thương đưa sản phẩm Việt Nam vươn ra biển lớn.

Một quyết định nhỏ, như báo giá chưa chuẩn hay chọn khách hàng chưa phù hợp, cũng có thể khiến đơn hàng thất bại, doanh thu sụt giảm hoặc uy tín công ty bị ảnh hưởng.

Theo khảo sát thực tế, nhiều doanh nghiệp xuất khẩu đã bỏ lỡ cơ hội lớn chỉ vì những lỗi tưởng chừng đơn giản trong quá trình chào giá, đàm phán hợp đồng hay phân tích thị trường. Cùng tìm hiểu 5 sai lầm lớn mà sale xuất khẩu cần tránh.

1. Sai lầm thứ nhất của sale xuất khẩu: Chào giá thiếu chuẩn xác

Đây là lỗi kinh điển, là "cửa ải" đầu tiên mà rất nhiều sale xuất khẩu vấp phải. Một báo giá sai không chỉ làm mất đơn hàng mà còn làm sụp đổ uy tín của cả công ty.

♦ Nguyên nhân: Chủ quan và tính toán cảm tính

- Chỉ thấy phần nổi: Sale chỉ tính Giá vốn + Lợi nhuận, bỏ qua vô số chi phí chìm như phí chứng từ, THC, bảo hiểm, phụ phí vận tải... khiến lợi nhuận bốc hơi, thậm chí thành lỗ.

- Thiếu quy trình chuẩn: Mỗi lần báo giá lại tính toán một kiểu, không có một file mẫu (template) chuẩn để kiểm tra chéo (checklist). Việc này dẫn đến "lúc nhớ lúc quên", bỏ sót chi phí là điều khó tránh khỏi.

- Mù mờ thị trường: Chỉ biết giá của mình mà không biết giá đối thủ hay mức chi trả của thị trường, khiến báo giá trở nên thiếu cạnh tranh.

Hệ quả là bạn sẽ mất nhiều hơn một đơn hàng. Một báo giá sai sẽ đẩy bạn vào một trong hai kịch bản:

√ Chào giá quá cao: Báo giá của bạn sẽ bị xóa đi không thương tiếc. Bạn tự loại mình "ngay từ vòng gửi xe".

√ Chào giá quá thấp: Đây là kịch bản nguy hiểm nhất. Bạn thắng đơn hàng nhưng phải bù lỗ, hoặc phải đàm phán lại giá một cách thiếu chuyên nghiệp.

Cả hai đều dẫn đến mất tiền, mất thời gian, và mất uy tín hãy khắc phục ngay cho việc báo giá qua các nguyên tắc:

- Xây dựng Bảng tính chi phí xuất khẩu chuẩn (Export Costing Sheet):

Đây là vũ khí tối quan trọng. Hãy tạo một file Excel chi tiết, bao gồm TẤT CẢ các hạng mục chi phí có thể phát sinh như một checklist không thể bỏ sót:

+ Giá vốn (COGS)

+ Chi phí đóng gói, bao bì

+ Vận tải nội địa & Local charges tại cảng

+ Cước vận tải quốc tế & Bảo hiểm

+ Thuế, phí, hoa hồng (nếu có)

+ Chi phí dự phòng rủi ro (bắt buộc 3-5%)

+ Biên lợi nhuận mong muốn.

- Nghiên cứu thị trường và đối thủ:

Đừng báo giá "mù". Hãy chủ động tìm hiểu khung giá thị trường và đối thủ qua các kênh: nền tảng B2B (Alibaba, etc.), mạng lưới forwarder, hoặc tìm hiểu nhà cung cấp hiện tại của khách. Việc này giúp bạn biết "giá trần" mà họ sẵn sàng chi trả.

- Tra cứu và xác thực thông tin thuế/phí:

Thông tin luôn thay đổi. Hãy dùng đúng mã HS sản phẩm và tham vấn trực tiếp các công ty logistics hoặc dịch vụ hải quan để có số liệu mới nhất. Đừng để một thông tin cũ phá hỏng cả đơn hàng của bạn.

Luôn dành thời gian rà soát và cập nhật bảng giá định kỳ. Một báo giá chính xác không chỉ giúp chốt đơn hàng mà còn xây dựng uy tín lâu dài với khách hàng.

>> Xem thêm: Sale Xuất Nhập Khẩu Là Gì? Kinh Nghiệm Sale Xuất Nhập Khẩu

2. Sai lầm thứ 2: Không nghiên cứu thị trường và khách hàng

Nếu chào giá sai là “chết” ở vòng một, thì không hiểu thị trường và khách hàng giống như ra trận mà không biết kẻ thù là ai. Đây là cách nhanh nhất để lãng phí thời gian, công sức và cơ hội kinh doanh.

√ Nguyên nhân:

- Nhiều sale xuất khẩu nhận email hỏi hàng là lao vào báo giá ngay, mà không hề biết khách hàng thuộc loại nào, quy mô ra sao, hay phân khúc họ đang bán. Việc này biến bán hàng thành trò may rủi và tăng nguy cơ thất bại ngay từ bước đầu.

- Tư duy “One-size-fits-all”: Áp dụng cùng một mẫu chào hàng, cách thuyết phục cho mọi khách từ Nhật Bản, Mỹ, Dubai… mà không cân nhắc thói quen tiêu dùng và văn hóa kinh doanh riêng. Hậu quả là thông điệp của bạn có thể bị bỏ qua hoặc hiểu sai.

- Lười nghiên cứu: Nhiều bạn sale xuất khẩu thường cho rằng tìm hiểu thị trường mất thời gian và không phải nhiệm vụ chính. Họ chỉ tập trung nói chuyện và chốt đơn, bỏ qua việc hiểu rõ nhu cầu thực tế của khách hàng.

√ Dẫn đến hệ quả tất yếu:

- Tiếp cận sai đối tượng: Tốn nhiều tuần thuyết phục một nhà nhập khẩu không phù hợp, trong khi bỏ lỡ cơ hội với khách hàng tiềm năng thật sự. Đây là một sai lầm “giết chết” hiệu quả kinh doanh ngay từ khâu đầu.

- Sản phẩm không phù hợp: Ví dụ thực tế: xuất đồ nội thất gỗ tối màu, chạm trổ phức tạp sang Bắc Âu – nơi ưa chuộng phong cách tối giản, màu sắc tươi sáng. Kết quả là lô hàng bị trả lại hoặc không bán được, dẫn đến lãng phí nguồn lực và uy tín doanh nghiệp.

- Thất bại trong đàm phán: Không hiểu văn hóa kinh doanh khiến các cuộc thương lượng đổ vỡ. Một cách xử lý quá thẳng thắn với khách Nhật hay vòng vo với khách Đức đều có thể làm mất hợp đồng.

√ Cách khắc phục:

- Dành 80% thời gian nghiên cứu, 20% để tiếp cận.

- Xây dựng hồ sơ khách hàng 360°: Họ là ai? Họ bán cho ai? Đối thủ hiện tại? Họ cần gì?

- Phác thảo nhanh thị trường mục tiêu: Văn hóa, pháp lý, sức mua, nhu cầu giá – chất lượng.

- Tận dụng mạng lưới: Hỏi hiệp hội ngành hàng, forwarder, tham tán thương mại để có thông tin thực tế.

Nghiên cứu kỹ lưỡng không phải tốn thời gian, mà là khoản đầu tư thông minh giúp mọi nỗ lực bán hàng của nhân viên sale xuất khẩu đặt đúng chỗ và hiệu quả cao nhất.

>> Tham khảo: Khóa học sale xuất khẩu chuyên sâu - Nghệ thuật bán hàng quốc tế

3. Sai lầm 3 của sale xuất khẩu: Phân tích sản phẩm không đủ sâu

Nhiều nhân viên sale chưa hiểu rõ đặc tính, ứng dụng, nhóm HS Code và ưu nhược điểm của sản phẩm. Việc thiếu kiến thức này khiến họ khó tư vấn chính xác và đưa ra báo giá đúng với chi phí và thị trường.

Dẫn đến khách hàng khó bị thuyết phục, báo giá có thể sai lệch, dẫn đến rủi ro hợp đồng, tranh chấp hoặc mất cơ hội hợp tác. Sản phẩm không được trình bày đúng giá trị, dễ bị từ chối ngay từ vòng đầu.

√ Cách khắc phục:

- Mỗi nhân viên sale xuất khẩu cần nắm vững đặc tính sản phẩm, các tiêu chuẩn xuất khẩu, chứng nhận cần thiết cho từng thị trường.

- Tham khảo tài liệu chuyên môn, case study thực tế, hướng dẫn tra HS Code để hiểu sâu về sản phẩm.

- Liên kết đặc tính sản phẩm với nhu cầu và ưu tiên của khách hàng, đảm bảo chào hàng đúng trọng tâm và tăng cơ hội ký hợp đồng.

>> Xem thêm: 10+ Câu Hỏi Phỏng Vấn Nhân Viên Sale Xuất Khẩu, Cách Trả Lời Ấn Tượng

4. Sai lầm 4: Thiếu kỹ năng đàm phán và xử lý hợp đồng

Rất nhiều sale xuất khẩu giỏi chào hàng nhưng lại yếu ở khâu chốt hạ, biến một thương vụ tiềm năng thành một hợp đồng bất lợi.

√ Nguyên nhân có thể do:

• Tâm lý sợ mất lòng khách: Sợ bị từ chối hoặc làm phật lòng đối tác nên không dám kiên định với mức giá và các điều khoản của công ty. Họ quá dễ dàng chấp nhận yêu cầu giảm giá của khách hàng.

• Không có sự chuẩn bị: Bước vào đàm phán mà không xác định trước "lằn ranh đỏ" – đâu là mức giá tối thiểu, đâu là điều khoản có thể nhân nhượng, đâu là điểm bắt buộc phải giữ.

• Xem nhẹ hợp đồng: Coi hợp đồng chỉ là "giấy tờ thủ tục", không đọc kỹ các điều khoản nhỏ, không nắm rõ các điều khoản đặc biệt là về thanh toán (Incoterms, L/C), phạt, và giải quyết tranh chấp.

Thiếu những kỹ năng này khiến họ khó thương lượng giá, điều kiện giao hàng, và bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp.

Dễ xảy ra tranh chấp, mất khách hàng hoặc phải chấp nhận các điều kiện bất lợi. Hợp đồng không rõ ràng còn dẫn đến rủi ro về vận chuyển, thanh toán, hoặc vi phạm luật xuất nhập khẩu của nước sở tại.

√ Sale xuất khẩu cần làm gì?

Không bao giờ đàm phán một cách cảm tính. Trước mỗi cuộc gọi, hãy viết ra giấy: Giá tối thiểu, những điều khoản nào có thể linh hoạt, nới lỏng trong phạm vi nào?...

√ Bắt buộc phải hiểu rõ:

• Incoterms (FOB, CIF, DDP...): Trách nhiệm của bạn và khách hàng kết thúc ở đâu? Ai là người chịu rủi ro trên đường vận chuyển?

• Phương thức thanh toán quốc tế (T/T, L/C, D/P...): Phương thức nào an toàn cho mình? Rủi ro của từng loại là gì? Đặc biệt với L/C, phải biết những điểm nào có thể gây ra bất hợp lệ.

• Thực hành kỹ năng đàm phán, xử lý tình huống, đọc hiểu hợp đồng trước khi ký.

• Luôn tham khảo ý kiến chuyên gia pháp lý hoặc trưởng phòng xuất nhập khẩu khi gặp hợp đồng phức tạp.

>> Xem thêm: Lộ Trình Học Sales Xuất Khẩu Chuyên Nghiệp Hiệu Quả

5. Sai lầm 5: Không quản trị rủi ro xuất khẩu

Nhiều nhân viên sale xuất khẩu tập trung vào chốt đơn, bỏ qua việc đánh giá rủi ro liên quan đến khách hàng, thị trường, vận chuyển, hoặc thay đổi chính sách thuế và hải quan. Thiếu chiến lược quản trị rủi ro khiến doanh nghiệp dễ bị tổn thất khi xảy ra sự cố.

Dẫn tới hệ quả là hàng hóa bị giữ tại cảng, thanh toán chậm hoặc mất, khách hàng hủy hợp đồng, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến doanh thu và uy tín doanh nghiệp. Những rủi ro này nếu không kiểm soát từ đầu có thể dẫn đến chi phí phát sinh lớn hoặc thậm chí lỗ nặng.

√ Cách khắc phục:

- Lập checklist rủi ro trước khi xuất hàng, từ vận chuyển, thuế, chứng từ đến uy tín khách hàng.

- Theo dõi chính sách hải quan, thuế, và thị trường xuất khẩu định kỳ.

- Sử dụng hợp đồng chuẩn, bảo hiểm vận chuyển, và đánh giá năng lực khách hàng trước khi ký kết.

Sale xuất khẩu thành công không chỉ dựa vào may mắn mà dựa trên quy trình bài bản, kiến thức thị trường và kỹ năng quản trị rủi ro. Tránh được 5 sai lầm lớn kể trên, bạn sẽ nâng cao cơ hội chốt đơn, giảm thất thoát và xây dựng uy tín với khách hàng quốc tế.

→ Để thực sự làm chủ nghiệp vụ, bạn có thể tham gia khóa học Sale Xuất Khẩu chuyên sâu của Lê Ánh là bước đi thông minh. Khóa học trang bị cho bạn:

• Kiến thức, kỹ năng tìm kiếm khách hàng, phân tích sản phẩm, và chào giá chuẩn xác.

• Kỹ năng nghiên cứu thị trường, đánh giá khách hàng và quản trị rủi ro.

• Thực hành thực tế, các case study giúp áp dụng ngay vào công việc.

Học viên sau khóa học tự tin triển khai chiến lược xuất khẩu hiệu quả, giảm sai sót, và tối đa hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Hy vọng bài viết trên đây đã giúp bạn tránh được 5 sai lầm lớn mà sale xuất khẩu thường gặp, giúp bạn tự tin trên hành trình làm sale xuất khẩu.

Xuất nhập khẩu Lê Ánh – Địa chỉ đào tạo xuất nhập khẩu thực tế số 1 Việt Nam. Chúng tôi đã tổ chức thành công các khóa học xuất nhập khẩu tại TPHCM & Hà Nội, khóa học logistics cơ bản - chuyên sâu, khóa học thanh toán quốc tế, khóa học khai báo hải quan điện tử chuyên sâu, Khóa học mua hàng, khóa học sales xuất khẩu chuyên sâu, khóa học chứng nhận xuất xứ hàng hóa CO hay khóa học báo cáo quyết toán hải quan, Khóa Học Khởi Nghiệp Kinh Doanh Xuất Nhập Khẩu... và hỗ trợ việc làm cho hàng nghìn học viên, mang đến cơ hội làm việc trong ngành logistics và xuất nhập khẩu đến với đông đảo học viên trên cả nước.

Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về các khóa học xuất nhập khẩu online/ offline: 0904.84.8855

Ngoài các khóa học xuất nhập khẩu - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ SỐ 1 VIỆT NAM