Cách Tra Soát Số Liệu Báo Cáo Quyết Toán Hải Quan

Trong quá trình lập báo cáo quyết toán hải quan, việc sai lệch số liệu dù chỉ một con số nhỏ cũng có thể khiến doanh nghiệp bị ấn định thuế, truy thu thuế nhập khẩu, thuế GTGT, thậm chí bị đánh giá là không tuân thủ quy định pháp luật.

Tuy nhiên, phần lớn sai lệch này lại đến từ việc tra soát số liệu báo cáo quyết toán hải quan không kỹ, dữ liệu không khớp giữa các bộ phận kế toán – kho – xuất nhập khẩu – sản xuất.

Thực tế cho thấy, rất nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung “lập báo cáo để nộp” mà chưa có quy trình kiểm tra nội bộ chặt chẽ, khiến việc giải trình với cơ quan hải quan gặp nhiều rủi ro.

Bài viết này, Xuất nhập khẩu Lê Ánh sẽ hướng dẫn chi tiết cách tra soát số liệu báo cáo quyết toán một cách đúng quy định, sát thực tế, dễ áp dụng, giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót và đảm bảo tuân thủ trong các kỳ kiểm tra sau thông quan.

I. Báo Cáo Quyết Toán Hải Quan Là Gì Và Vì Sao Cần Tra Soát Số Liệu?

Báo cáo quyết toán là loại báo cáo định kỳ mà doanh nghiệp phải lập và gửi cho cơ quan Hải quan để tổng hợp tình hình sử dụng nguyên phụ liệu, vật tư nhập khẩu và sản phẩm xuất khẩu theo từng năm tài chính.

Tại sao việc tra soát lại đặc biệt quan trọng?

• Vì các số liệu BCQT phải khớp với hồ sơ hải quan, sổ sách kế toán, hệ thống ERP nếu có.
• Sai lệch nhỏ có thể khiến doanh nghiệp bị ấn định thuế, xử phạt vi phạm hành chính hoặc thậm chí bị đánh giá là doanh nghiệp không tuân thủ pháp luật.
• Việc kiểm tra này cũng giúp phát hiện sai sót nội bộ, tránh thất thoát nguyên liệu hoặc gian lận nội bộ.

Tra soát số liệu không đơn thuần là việc “đối chiếu”, mà là một quy trình gồm nhiều bước chi tiết và phức tạp, yêu cầu sự phối hợp giữa bộ phận kế toán, xuất nhập khẩu, sản xuất và kho.

>>>>> Học Cách Lập Báo Cáo Quyết Toán Hải Quan chính xác cùng chuyên gia tại: Khóa Học Báo Cáo Quyết Toán Hải Quan Online

II. Các Nhóm Số Liệu Cần Kiểm Tra Trước Khi Lập Báo Cáo Quyết Toán

Không phải tất cả số liệu liên quan đến hàng hóa đều cần tra soát. Trên thực tế, các doanh nghiệp thường tập trung vào 4 nhóm chính:

1. Nhóm nguyên phụ liệu nhập khẩu

Gồm các mã nguyên liệu theo từng tờ khai nhập khẩu, thời gian nhập, số lượng – khối lượng – đơn giá – định mức tiêu hao dự kiến. Nguồn số liệu cần kiểm tra bao gồm:

• Hệ thống VNACCS/VCIS – dữ liệu tờ khai
• Báo cáo tồn kho
• Hệ thống phần mềm kế toán/ERP
• Biên bản giao nhận kho và phiếu nhập kho thực tế

2. Nhóm thành phẩm xuất khẩu

Đối với doanh nghiệp sản xuất xuất khẩu hoặc gia công, phải tra từng mã thành phẩm tương ứng với hợp đồng/xuất khẩu. Cần kiểm tra:

• Tờ khai xuất khẩu
• Phiếu xuất kho, phiếu giao hàng
• Biên bản bàn giao giữa bộ phận sản xuất và kho
• Hồ sơ lô hàng (invoice, packing list, hợp đồng...)

3. Tồn kho thực tế

Sự chênh lệch giữa tồn kho sổ sách và tồn kho thực tế là rủi ro phổ biến nhất trong các kỳ thanh kiểm tra sau thông quan. Do đó, cần kiểm tra:

• Tồn kho đầu kỳ (kế thừa từ BCQT năm trước)
• Tồn kho cuối kỳ (kết quả kiểm kê thực tế)
• Tỷ lệ hao hụt, hao hụt hợp lý đã đăng ký với Hải quan (nếu có)

4. Định mức tiêu hao

Với DN sản xuất, định mức là căn cứ để xác định mức tiêu hao nguyên liệu. Phải đảm bảo:

• Định mức đăng ký với Hải quan = định mức sử dụng trong thực tế sản xuất
• Trường hợp định mức thay đổi phải đăng ký điều chỉnh

III. Quy Trình Tra Soát Số Liệu Báo Cáo Quyết Toán: Từng Bước Chi Tiết

Bước 1: Truy xuất dữ liệu từ hệ thống hải quan

Sử dụng mã số doanh nghiệp để tải các dữ liệu tờ khai nhập – xuất trên hệ thống VNACCS hoặc Cổng thông tin hải quan điện tử. Nên đối chiếu với hệ thống khai báo hải quan nội bộ để tránh thiếu sót.

Bước 2: Kiểm tra tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ

Lấy số liệu tồn đầu kỳ từ BCQT năm trước (đã được cơ quan Hải quan chấp nhận).

Kiểm kê kho thực tế cuối kỳ để xác định số lượng, loại nguyên phụ liệu còn tồn.

Đối chiếu với sổ sách kế toán: nếu sai lệch lớn cần kiểm tra lại quy trình nhập – xuất kho.

Bước 3: Kiểm tra dòng nguyên vật liệu

Mỗi mã nguyên vật liệu cần theo dõi đầy đủ:

• Số lượng nhập
• Số lượng xuất cho sản xuất
• Số lượng tồn
• Tỷ lệ hao hụt (nếu có)

Việc này thường phải sử dụng bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn theo mã nguyên liệu, có thể tạo từ Excel hoặc hệ thống phần mềm ERP.

Bước 4: Kiểm tra số lượng thành phẩm và liên kết định mức

Đối với mỗi mã thành phẩm xuất khẩu, cần kiểm tra định mức nguyên vật liệu đã sử dụng, để từ đó quy đổi ngược số lượng nguyên liệu tiêu hao.

Trường hợp DN có nhiều mẫu sản phẩm, định mức khác nhau, cần phân tách rõ theo từng hợp đồng/đơn hàng.

Bước 5: Đối chiếu toàn bộ dữ liệu

Đối chiếu số lượng nguyên liệu thực nhập, nguyên liệu đã sử dụng, sản phẩm đã xuất, và tồn kho còn lại.

Kiểm tra tỷ lệ chênh lệch. Nếu vượt quá mức hợp lý, cần điều chỉnh định mức hoặc lập giải trình.

Từ dữ liệu đã tra soát, mới tiến hành lập BCQT trên phần mềm.

IV. Những Lỗi Phổ Biến Khi Không Tra Soát Kỹ BCQT

1. Nhập thừa nhưng không cập nhật sổ sách kho

Nhiều doanh nghiệp nhập nguyên liệu về kho nhưng do sai sót trong quy trình kiểm nhập, phần mềm kế toán không ghi nhận đủ số lượng. Kết quả: số lượng nguyên liệu trong BCQT thấp hơn thực tế – dễ bị nghi ngờ tiêu hao bất hợp lý.

2. Định mức không thực tế

Khi lập BCQT, hệ thống sử dụng định mức đăng ký cũ, nhưng thực tế đã có điều chỉnh (do thay đổi công nghệ, vật tư thay thế...). Không cập nhật khiến tỷ lệ hao hụt sai, vượt mức cho phép.

3. Tồn kho âm hoặc “vênh” giữa các bộ phận

Tồn kho theo bộ phận kế toán khác với bộ phận kho. Nguyên nhân do không đồng bộ dữ liệu hoặc có phiếu xuất kho chưa ghi nhận. Đây là lỗi nghiêm trọng nếu không tra soát kỹ.

4. Sử dụng nhầm mã hàng

Khi xuất – nhập kho, nếu dùng nhầm mã nguyên liệu (ví dụ: mã vải A dùng thay cho mã vải B), việc đối chiếu BCQT sẽ hoàn toàn sai lệch. Đây là lỗi “ngầm” rất khó phát hiện nếu không có hệ thống kiểm tra rõ ràng.

>>>>> Xem thêm:

• Hướng Dẫn Lập Mẫu Báo Cáo Quyết Toán 16/ĐMTT/GSQL
• Định Mức Báo Cáo Quyết Toán Hải Quan
• Tổng Hợp Mẫu Báo Cáo Quyết Toán Hải Quan Theo Thông Tư 39
• Hướng Dẫn Sử Dụng Phần Mềm Báo Cáo Quyết Toán Hải Quan
• Báo Cáo Quyết Toán Hải Quan Là Gì? - Những Vấn Đề Cần Quan Tâm

V. Kinh Nghiệm Tổ Chức Dữ Liệu Và Phối Hợp Bộ Phận

Để tra soát báo cáo quyết toán hải quan hiệu quả, doanh nghiệp cần tổ chức hệ thống dữ liệu theo hướng liên kết – minh bạch – dễ kiểm tra chéo. Một số kinh nghiệm thực tế:

• Sử dụng bảng Excel tổng hợp theo từng mã nguyên liệu, mã thành phẩm.
• Liên kết dữ liệu giữa bộ phận kho – kế toán – sản xuất – XNK, tránh “ngắt mạch thông tin”.
• Tổ chức kiểm kê kho định kỳ, đặc biệt trước kỳ báo cáo quyết toán.
• Lưu trữ hồ sơ chứng từ đúng trình tự, phục vụ tra soát và giải trình (phiếu nhập/xuất kho, biên bản giao nhận, định mức đăng ký...).

VI. Cơ Sở Pháp Lý Và Mốc Thời Gian Cần Ghi Nhớ

Một số văn bản pháp lý quan trọng điều chỉnh việc lập và kiểm tra báo cáo quyết toán hải quan:

• Thông tư 39/2018/TT-BTC, hướng dẫn cụ thể về báo cáo quyết toán.
• Thông tư 38/2015/TT-BTC và Thông tư 62/2019/TT-BTC (sửa đổi).
• Quyết định 1503/QĐ-TCHQ về biểu mẫu báo cáo BCQT.

Hệ thống VNACCS cập nhật dữ liệu từ năm 2015, doanh nghiệp cần truy xuất đúng năm tài chính.

Thời hạn nộp BCQT: chậm nhất là ngày 31/3 năm sau, đối với năm tài chính kết thúc 31/12. Nộp trễ có thể bị xử phạt theo Nghị định 128/2020/NĐ-CP.

Việc tra soát số liệu báo cáo quyết toán hải quan không chỉ là một bước kiểm tra trước khi nộp hồ sơ cho Hải quan, mà còn là một phần của quản trị rủi ro nội bộ doanh nghiệp. Những doanh nghiệp có quy trình tra soát chặt chẽ thường ít bị truy thu, ít sai phạm và dễ dàng vượt qua kiểm tra sau thông quan.

Thay vì xem đây là “thủ tục hành chính rườm rà”, doanh nghiệp nên xây dựng tư duy chủ động, đầu tư vào nền tảng dữ liệu và hệ thống phối hợp liên phòng ban, từ đó không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn nâng cao hiệu quả sản xuất – kinh doanh.

Nếu bạn cần thêm mẫu bảng Excel tra soát, hệ thống báo cáo, hoặc tư vấn đào tạo nhân sự chuyên trách lập BCQT, bạn có thể tham khảo khóa học báo cáo quyết toán hải quan tại Lê Ánh để được hướng dẫn chi tiết và nhận tài liệu mẫu từ các chuyên gia nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hải quan – xuất nhập khẩu.

Hy vọng qua bài viết trên Xuất nhập khẩu Lê Ánh đã giúp bạn hiểu rõ về Mẫu Báo Cáo Quyết Toán Hải Quan - mẫu 16/ĐMTT/GSQL, áp dụng phù hợp, hữu ích cho công việc của mình.

Xuất nhập khẩu Lê Ánh – Địa chỉ đào tạo xuất nhập khẩu thực tế số 1 Việt Nam. Chúng tôi đã tổ chức thành công các khóa học xuất nhập khẩu tại TPHCM & Hà Nội, khóa học logistics cơ bản - chuyên sâu, khóa học thanh toán quốc tế, khóa học khai báo hải quan điện tử, Khóa học purchasing, khóa học sales xuất khẩu hay khóa học báo cáo quyết toán hải quan, khóa Học Chứng Nhận Xuất Xứ Hàng Hóa (C/O) chuyên sâu... hướng dẫn thực hành và hỗ trợ cho hàng nghìn học viên, mang đến kiến thức và cơ hội làm việc trong ngành logistics và xuất nhập khẩu đến với đông đảo học viên trên cả nước.

Hotline: 0904.84.8855/098.697.0077

Ngoài các khóa học xuất nhập khẩu - logistics chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán tổng hợp online - offline, khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội, TPHCM và online chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ SỐ 1 VIỆT NAM