Nhân Viên Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu Làm Gì? Yêu Cầu và Mức Lương của vị trí này?

Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là vị trí quan trọng của các công ty, doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh v Xuất nhập khẩu - Logistics. Vậy, Nhân viên chứng từ là gì? Công việc của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là gì? Yêu cầu công việc của vị trí này như thế nào? Mức thu nhập là bao nhiêu? Bài viết hôm nay của Trung tâm Lê Ánh sẽ giúp bạn giải đáp những câu hỏi này.

Nội dung bài viết:

1. Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là gì?
2. Công việc của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu
3. Mức lương của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu
- 3.1. Yếu tố ảnh hưởng đến mức lương
- 3.2. Mức lương trung bình của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu
4. Triển vọng nghề nghiệp của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu
5. CV nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu
6. Phỏng vấn nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu
7. Review nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu - Chia sẻ kinh nghiệm tìm và làm việc

1. Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là gì?

“Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu (Docs-Cus) là người chịu trách nhiệm hoàn toàn về tất cả những chứng từ, hồ sơ liên quan trong việc xuất nhập khẩu của các doanh nghiệp chuyên về xuất nhập khẩu. Vị trí này đảm nhận công việc giám sát quá trình chuẩn bị các giấy tờ, tài liệu liên quan đến thương mại, xử lý và hoàn tất các chứng từ đó để đảm bảo thanh toán đúng thời gian cho các bên liên quan.”

Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu được chia ra làm nhiều mảng. Với mỗi mảng tương ứng thì mô tả công việc của vị trí này sẽ có sự khác biệt nhất định. Cụ thể có một số mảng chính sau:

- Chứng từ hàng sea xuất - nhập

- Chứng từ hàng air xuất - nhập

- Chứng từ khai báo, thủ tục hải quan giấy phép

- Chứng từ thanh toán quốc tế

- Chứng từ cước - logistics

Tại sao nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu quan trọng?

Đi kèm với một đơn hàng xuất - nhập khẩu thành công là một bộ chứng từ hoàn hảo. Vì vậy mà việc chuẩn bị, xử lý và hoàn tất các loại giấy tờ trong bộ chứng từ một cách chính xác, đúng quy định và đúng tiến độ là vô cùng quan trọng. Đây chính là lý do mà người chịu trách nhiệm trực tiếp về bộ chứng từ xuất nhập khẩu - vị trí nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là vô cùng quan trọng trong doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Cụ thể:

Bộ chứng từ gồm các giấy tờ liên quan đến việc hoàn tất thanh toán đơn hàng nên chỉ cần một sai sót nhỏ của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu trong khâu làm nội dung các loại giấy tờ đó cũng sẽ khiến cho doanh nghiệp chịu tổn thất rất lớn về tiền.

Ngoài ra, việc hoàn thành và gửi từng loại chứng từ trong bộ chứng từ không đúng tiến độ cũng sẽ khiến đơn hàng chậm trễ trong vận chuyển và thanh toán.

2. Công việc của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu

2.1. Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu làm những gì?

- Soạn thảo văn bản: hợp đồng ngoại thương (contract), hóa đơn thương mại (invoice), đơn đặt hàng (PO), bảng kê chi tiết hàng hóa (Packing list), lệnh giao hàng (D/O), v.v.

- Liên hệ với nhà cung cấp, khách hàng, hãng tàu để đặt lịch vận chuyển, cập nhật giá cả và kết hợp với các phòng ban khác để sắp xếp cho hàng hóa được vận chuyển đúng tiến độ.

- Chuẩn bị chứng từ, bộ hồ sơ liên quan đến hàng hóa như làm giấy chứng nhận xuất xứ nguồn gốc hàng hóa (C/O), lấy mẫu kiểm định từ các cơ quan chức năng với nhóm hàng hóa đặc biệt.

- Làm các hợp đồng khác như thuê container, bãi, kiểm soát các loại phí như phí lưu container tại cảng hoặc tại kho riêng của khách (DEM/DET), phí vệ sinh, vận chuyển container, v.v. Trong các trường hợp cần thiết nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu sẽ làm House Bill hoặc Telex Release

- Chuẩn bị các chứng từ theo hình thức thanh toán quốc tế đã ký trong hợp đồng:Letter of Credit - L/C, Telegraphic transfer - T/T, D/A, D/P, v.v.

- Sắp xếp và lưu trữ các bộ chứng từ, văn bản liên quan đến vấn đề xuất nhập khẩu một cách khoa học.

- Kiểm soát và nắm bắt lịch chuyển hàng và giao nhận hàng, thông quan thuê xe vận tải, kho bãi thường xuyên để có thể kịp thời xử lý giải quyết khi có vấn đề phát sinh.

>>>Xem thêm: Chứng Từ Trong Thanh Toán Quốc Tế

2.2. Yêu cầu kiến thức ở vị trí nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu

- Nắm rõ quy trình xuất nhập khẩu, các chính sách về hàng hóa/dịch vụ: kiến thức về danh sách hàng hóa được xuất/ nhập, quy trình làm một lô hàng xuất - hàng nhập, tính chất làm việc của các bên liên quan

- Có kiến thức về các phương tiện vận tải và các chi phí liên quan: loại phương tiện vận tải phù hợp với lô hàng, chi phí giá cả vận chuyển và các phi phí khác trong toàn bộ quá trình làm hàng xuất nhập khẩu

- Hiểu rõ về các phương thức thanh toán quốc tế thông dụng: cách làm bộ chứng từ thanh toán, rủi ro, sai sót dễ gặp phải khi làm các giấy tờ chứng từ.

- Có kiến thức về các thủ tục khai báo hải quan, thông quan, nhận hàng và vận chuyển hàng

2.3. Những kỹ năng cần thiết để trở thành nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu

- Kỹ năng tin học văn phòng

Với mô tả công việc của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là soạn thảo hợp đồng, chứng từ và lưu trữ, sử dụng các dữ liệu xuất nhập thì sử dụng thành thạo các công cụ tin học văn phòng là kỹ năng bắt buộc với một nhân sự làm ở vị trí này

- Kỹ năng ngoại ngữ

Xuất nhập khẩu là hoạt động phải giao dịch với các bên trong và ngoài nước, các chứng từ giấy tờ đều sẽ thể hiện bằng ngoại ngữ, đặc biệt là tiếng Anh. Vì vậy, bạn phải có một vốn tiếng Anh nhất định để có thể đọc được các giấy tờ chứng từ liên quan. Nếu bạn làm việc trong doanh nghiệp có khách hàng nước ngoài khác thì biết các ngoại ngữ tương ứng sẽ giúp bạn có nhiều cơ hội phát triển hơn trong nghề này.

- Kỹ năng giao tiếp, đàm phán

Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu sẽ phải làm việc với rất nhiều các bên liên quan để có thể vận chuyển và làm một lô hàng xuất - nhập thành công. Vì vậy, kỹ năng giao tiếp sẽ giúp bạn làm việc một cách thuận lợi hơn.

- Ngoài ra, tính cách tỉ mỉ, cẩn thận và chăm chỉ dù không thuộc về kỹ năng nhưng lại là yếu tố cần có của một nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu. Bởi độ chính xác trong khâu làm giá, báo giá hay làm và kiểm tra chứng từ sẽ quyết định hoàn toàn đến việc thanh toán thành công một đơn hàng xuất nhập khẩu. Mọi sai sót của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu có thể sẽ khiến doanh nghiệp phải chịu thiệt hại rất lớn về tiền.

Tham khảo video về định hướng công việc của nhân viên chứng từ do giảng viên khóa học xuất nhập khẩu TPHCM tại Lê Ánh chia sẻ dưới đây:

>>>Xem thêm: Quy Trình Nhập Khẩu Hàng Hóa

3. Mức lương của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu

3.1. Yếu tố ảnh hưởng đến mức lương

Các yếu tố có thể ảnh hưởng đến mức lương của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu đó chính là:

- Số năm kinh nghiệm làm việc tại vị trí nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu

Số năm làm việc của bạn càng nhiều thì chứng tỏ mức độ xử lý công việc của bạn càng nhanh và phần trăm sai sót nghiệp vụ của bạn càng thấp. Với tính chất công việc đòi hỏi sự chính xác như nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu thì yếu tố số năm kinh nghiệm ảnh hưởng rất nhiều đến mức lương cho vị trí này

- Quy mô và ngành công ty

Quy mô công ty càng lớn thì quỹ lương dành cho nhân viên càng cao. Ngành hàng mà công ty đang xuất hoặc nhập mang lợi nhuận nhiều hay ít cũng sẽ ảnh hưởng đến mức lương mà nhân viên công ty đó được nhận

- Trình độ học vấn, chuyên môn

Tính chất của vị trí nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là có kiến thức chuyên sâu và bao quát được toàn bộ quy trình làm hàng xuất nhập khẩu, cũng như các chính sách, quy định pháp luật của các cơ quan ban ngành liên quan mà trình độ học vấn chuyên môn trong việc làm và xử lý chứng từ là một yếu tố tác động đến mức lương được nhận ở vị trí này

3.2. Mức lương trung bình của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu

Mức lương của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu thường sẽ phụ thuộc vào địa điểm làm việc (Hà Nội, TP Hồ Chí Minh và các tỉnh thành khác) và các yếu tố vừa nêu trên. Cụ thể:

- Mức lương cho người đang học việc: Từ 4.000.000 - 7.000.000 đồng/tháng

- Mức lương cho người có kinh nghiệm từ 1 – 3 năm: Từ 7.000.000 - 10.000.000 đồng/tháng

- Mức lương cho cấp chuyên viên, trên 3 năm kinh nghiệm: Từ 10.000.000 - 20.000.000 đồng/tháng

- Mức lương cho cấp quản lý hoặc giám đốc: Trên 20.000.000 đồng/tháng

4. Triển vọng nghề nghiệp của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu

Ngành xuất nhập khẩu hiện đang được đánh giá là một ngành có tỷ lệ tăng trưởng cao trong cơ cấu nền kinh tế Việt Nam. Đặc biệt, nhờ lợi thế sở hữu thị trường rộng lớn và nằm tại vị trí trung tâm của khu vực Đông Nam Á mà Việt Nam có rất nhiều cơ hội để mở rộng và phát triển lĩnh vực Xuất nhập khẩu - Logistics trong những năm tới. Từ đó, tạo ra nhiều cơ hội nghề nghiệp cho các bạn trẻ. Đây cũng là một ngành nghề có tiềm năng phát triển lớn, với mức lương ổn định.

Thực tế, theo thống kê số lượng nhân sự chất lượng cao ngành xuất nhập khẩu - logistics mới đáp ứng được hơn 20% nhu cầu thị trường lao động Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh. Cùng với tình hình tuyển sinh và mở rộng số lượng sinh viên học các ngành liên quan cũng là dấu hiệu cho thấy tiềm năng triển vọng phát triển nghề nghiệp lĩnh vực xuất nhập khẩu là rất lớn.

Đặc biệt, với vị trí quan trọng không thể thiếu trong doanh nghiệp là nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu thì cơ hội tìm việc làm và phát triển sự nghiệp của vị trí này là rất rộng mở nếu bạn đáp ứng được các yêu cầu và kỹ năng đã nhắc ở phía trên.

5. CV nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu

CV nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu nên được trình bày gọn gàng, chỉn chu. Bởi vì đây cũng là một yêu cầu mà nhà tuyển dụng đặt ra cho nhân sự đảm nhiệm công việc liên quan đến giấy tờ, thủ tục, chứng từ,...

6. Phỏng vấn nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu

Khi tham gia phỏng vấn vị trí Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu, bạn có thể sẽ phải trả lời những câu hỏi sau:

- Trình bày quy trình xuất - nhập khẩu một lô hàng gần nhất mà em phụ trách

- Tại công ty cũ, em đã làm những công việc gì?

- Vì sao bạn chọn công việc Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu?

Ngoài ra, nhà tuyển dụng sẽ hỏi thêm các câu hỏi về nghiệp vụ:

- Nêu quy trình nhập khẩu một lô hàng về Việt Nam (gốc độ doanh nghiệp nhập khẩu)

- Các chi phí phát sinh trong một lô hàng nhập khẩu về kho của doanh nghiệp. Phí nào tính theo lô hàng, phí nào theo khối lượng hàng?

- Các chú ý và quản lý khi nhập khẩu một lô hàng về Việt Nam.

- Liệt kê các loại chứng từ trong lĩnh vực XNK mà bạn biết. Với mỗi mặt hàng bộ chứng từ sẽ gồm những loại nào?

- Nội dụng và chú ý, yêu cầu với một số chứng từ cụ thể: PO, Sales Contract, CQ…

- Nội dụng của vận đơn đường biển (B/L) và vận đơn hàng không (AWB). Phân biệt BL vs AWB? Chức năng của BL và AWB? Số bản của 1 bộ? Cần chú ý gì với vận đơn tàu chuyến (charter BL)

- Phân biệt MBL và HBL? Trường hợp nào nên lấy MBL hoặc HBL? Mất phí gì khi sử dụng 2 loại BL này.

- Phân biệt bill gốc, surrender bill và sea waybill. 3 loại này giải phóng hàng theo phương pháp nào.

- Thế nào là back date, BL nào back date được? Mục đích back date để làm gì, rủi ro?

- Quy trình cấp BL/AWB, Sửa đổi BL có mất phí hay không. Xử lý thế nào khi mất BL của lô hàng?

- Thế nào là BL theo lệnh và ký hậu vận đơn? Các cách ký hậu vận đơn.

- Trường hợp nào phải làm chứng thư bảo hiểm? Phải mua bảo hiểm theo điều kiện nào?

- C/O là gi? Mục đích xin C/O là gì? Các loại form C/O mà bạn biết? Mỗi form có bao nhiêu bản? Xin cấp các form CO đó tại cơ quan nào?

- Có phải mọi hàng hóa xuất đi từ Việt Nam sẽ được cấp C/O Việt Nam? C/O nhượng quyền có được hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu không?

- Bộ hồ sơ xin cấp C/O gồm những chứng từ gì? Xin C/O lần đầu cần chú ý gì?

- Các chú ý trên C/O, các trường hợp xin cấp lại C/O và những trường hợp bị từ chối C/O/
Manifest là gì? Xử lý ra sao nếu khai sai/Chậm manifest.

- Pre-alert là gì? 1 bộ pre-alert gồm các chứng từ nào? Chú ý?

- Quy trình xin cấp chứng thư Hun trùng và Kiểm dịch thực vật.

7. Review nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu - Chia sẻ kinh nghiệm tìm và làm việc

Khi bước vào một lĩnh vực mới, ngành nghề mới, ai trong chúng ta cũng ít nhiều cảm thấy tò mò về những cơ hội sẽ có được cũng như những thách thức sẽ gặp phải trong quá trình làm nghề. Bạn sẽ có cái nhìn tổng quan và thực tế hơn về vị trí Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu qua một vài chia sẻ dưới đây của những người đang hoạt động trực tiếp trong ngành.

- Bạn Trang học viên cũ của Trung tâm Xuất nhập khẩu Lê Ánh, đã làm việc tại vị trí Nhân viên chứng từ tại một công ty Logistics được hơn 1 năm chia sẻ: “Công việc chứng từ không quá khó, chỉ cần qua một khóa học nghiệp vụ xuất nhập khẩu - logistics là có thể nắm bắt được. Tuy nhiên, tính chất công việc lặp đi lặp lại hằng ngày đòi hỏi mình phải có tính kiên nhẫn cao, chịu được áp lực và phải vô cùng cẩn thận. Dù áp lực là vậy nhưng một năm làm việc cũng giúp mình đã có nhiều cơ hội phát triển kỹ năng bản thân, kiến thức nghiệp vụ và mở rộng thu nhập. Vì vậy, những ai còn đang phân vân thì cứ mạnh dạn thử sức với ngành xuất nhập khẩu, đặc biệt là vị trí nhân viên chứng từ.”

- Chị Tuyết là nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu cho công ty dịch vụ forwarder có chia sẻ ngắn gọn: “những tháng cuối năm lượng công việc rất nhiều, mình phải OT liên tục và thường xuyên về muộn, công việc áp lực lắm. Nhưng thu nhập cũng tăng nên mình vẫn theo nghề đến giờ.”

Hy vọng bài viết trên đây đã cung cấp cho bạn đủ các thông tin về vị trí Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu và giúp bạn có cái nhìn tổng quát hơn cho vị trí này. Từ đó, truyền thêm động lực cho các bạn mới bước chân vào nghề hoặc các bạn muốn chuyển ngành về cơ hội của mình trong ngành xuất nhập khẩu - logistics.

Xuất nhập khẩu Lê Ánh – Địa chỉ đào tạo xuất nhập khẩu thực tế số 1 Việt Nam. Chúng tôi đã tổ chức thành công các khóa học xuất nhập khẩu tại TPHCM & Hà Nội, khóa học logistics cơ bản - chuyên sâu, khóa học thanh toán quốc tế, khóa học khai báo hải quan chuyên sâu, khóa học purchasing, khóa học sale xuất khẩu chuyên sâu hay khóa học báo cáo quyết toán hải quan...và hỗ trợ việc làm cho hàng nghìn học viên, mang đến cơ hội làm việc trong ngành logistics và xuất nhập khẩu đến với đông đảo học viên trên cả nước